HELLA aumenta a produtividade com solução moderna de colaboração de documentos para SharePoint com Avanade

Resumo

No atual ambiente de negócios acelerado, ter acesso fácil aos documentos no prazo e em vários locais é fundamental para a tomada de decisões. Tem um efeito tremendo no aumento da eficiência e eficácia dos funcionários, impactando positivamente os resultados financeiros da empresa. A HELLA, um fornecedor automotivo internacional, percebeu que seu sistema não permitia o acesso a todas as informações de que precisavam. Eles decidiram simplificar um sistema de gerenciamento de documentos excessivamente complexo e de alto risco.

Desafio

Sendo um dos principais fornecedores do setor automóvel na Europa, com especialização em iluminação e eletrónica, a força de vendas da HELLA opera em 125 locais em 35 países. E como todas as forças de vendas, a HELLA precisa ser rápida e eficiente. “A HELLA opera globalmente com seus clientes, e todos em nossa equipe de vendas global e unidades de negócios associadas devem não apenas ter acesso pontual aos documentos em todos os locais, mas também trabalhar de forma colaborativa nos documentos para garantir uma tomada de decisão mais rápida”, disse Andreas Geiger, Diretor Global Excelência em Vendas (GSE) na HELLA. Geiger também entendeu que as soluções anteriores de gerenciamento de clientes e documentos dificultavam a vida de sua equipe de vendas global. Informações valiosas dos clientes estavam sendo espalhadas por vários servidores independentes, cada um com sua própria estrutura de pastas e convenções de nomenclatura. A informação também era frequentemente partilhada através de email, pelo que houve necessidade de optimizar todo o processo de gestão e partilha de documentos. Esta situação também tornou o rastreamento de informações bastante desafiador para o pessoal de vendas, que teve que reunir e gerenciar centenas de documentos técnicos e jurídicos sempre que surgia uma oportunidade.

Estratégia

Ficou claro que era necessária uma solução forte de gerenciamento de documentos — que pudesse se integrar perfeitamente ao Salesforce.com, o principal sistema de vendas da HELLA. Como a Avanade tinha experiência íntima com a Salesforce.com e com a plataforma SharePoint da Microsoft, a HELLA selecionou a Avanade como seu parceiro estratégico para projetar e fornecer uma nova solução cloud first. “Estávamos muito confiantes de que a Avanade tinha a experiência necessária para realizar o trabalho. Estávamos extremamente confiantes durante todo o percurso”, disse Nico Götzel, gestor de projeto GSE que trabalhou com a Avanade para esta mudança.

A Avanade projetou um sistema de gerenciamento de documentos ponta a ponta baseado em nuvem que integrou sua instância SharePoint Online com sua ferramenta legada de gerenciamento de clientes Salesforce.com. Com ele, a equipe de vendas da HELLA agora pode criar automaticamente um repositório central para documentos ao iniciar uma nova oportunidade, bem como colaborar com outras pessoas e acessar informações tão necessárias, independentemente da localização geográfica, de forma rápida e irrestrita. “Hoje, todos os dados dos clientes estão em um único espaço, tornando as vendas bastante fáceis e acessíveis”, disse o executivo da HELLA.

Resultados

Ao capacitar os membros da equipe de vendas para criar, editar e rastrear facilmente todos os documentos necessários para suas oportunidades, o novo sistema de gerenciamento de documentos está melhorando a produtividade, reduzindo as dores de cabeça de TI e proporcionando transparência, agindo como uma fonte única de informações verdadeiras para os clientes. A nova solução “se paga” apenas pela economia de tempo, de acordo com a HELLA.

Notavelmente, o chefe de GSE da HELLA disse que a solução já está gerando um retorno positivo sobre o investimento. “Medimos as melhorias na poupança de tempo e este projecto irá poupar centenas de milhares de euros por ano, pelo que se paga a si próprio”, relatou Götzel. Outra grande vitória foram as capacidades modernas e o envolvimento que esta nova solução está trazendo para a força de trabalho digital da HELLA. Os funcionários não precisam mais depender de terceiros para encontrar informações e documentos cruciais dos clientes. “É um grande alívio”, disse ele. “Todos estão felizes por não precisarmos mais depender do sistema antigo. E estamos todos muito satisfeitos com a solução e a cooperação com a Avanade.”

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