Resumo
Esse A organização de saúde sediada nos EUA estava migrando mais de 40 terabytes de conteúdo legado do SharePoint local para o SharePoint Online. Era necessário garantir que toda a privacidade do paciente e informações confidenciais fossem protegidas de acordo com as diretrizes da HIPAA. Embora a migração fosse uma prioridade máxima, a organização reconheceu a importância da conformidade, da governança da informação e da limpeza do conteúdo legado. O objetivo final foi classificar o conteúdo limpo de acordo com a taxonomia MeSH definida pela indústria.
Esta organização escolheu a Microsoft devido à sua capacidade de atender a todos os seus requisitos e fornecer estratégias de gerenciamento de conteúdo de curto e longo prazo.
Desafio
Esta organização de saúde tinha mais de 40 terabytes de conteúdo legado residindo em compartilhamentos de arquivos e estava avaliando opções para migrar para o SharePoint Online e aproveitar as vantagens do OneDrive for Business. Como parte desse processo, havia a necessidade de melhorar a gestão do conhecimento para usuários empresariais, implementar pesquisas baseadas em conceitos e impor iniciativas de governança da informação envolvendo segurança de dados e a proteção e gerenciamento de informações de identificação pessoal (PII), informações pessoais de saúde (PHI). ) e outras informações confidenciais, bem como a conformidade com as diretrizes regulatórias.
O cliente enfrentou os seguintes desafios que o levaram a migrar para o Office 365:
- Incapacidade de determinar o que deve ser excluído, salvo ou arquivado do conteúdo legado
- Incapacidade de identificar privacidade ou informações confidenciais que necessitam de processamento especial
- Requisito para melhorar os resultados da pesquisa, transparência da informação e gestão do conhecimento
- Requisito de uma ferramenta que possa ser usada em toda a organização por especialistas no assunto para gerenciar conteúdo
Estratégia
Para migrar para o Office 365, a organização fez parceria com a Netwrix. Para lidar com conteúdo legado e proteger informações confidenciais de saúde, a Netwrix ajudou a organização a implementar a plataforma conceptClassifier e o conceptClassifier para SharePoint Online. A solução identifica duplicatas, versões, dados redundantes, desatualizados ou triviais (ROT) e vai além da limpeza básica. Ele identifica qualquer privacidade de dados ou informações confidenciais definidas pela organização, registros não declarados ou etiquetados erroneamente ou exceções de não conformidade, permitindo que a organização identifique fontes de risco e reduza significativamente a quantidade de conteúdo a ser migrado.
A solução também protege essas informações em tempo real, à medida que são criadas ou ingeridas. O produto padrão vem com mais de 80 regras para atender aos requisitos de conformidade (regulamentos HIPAA). O conteúdo que contém vulnerabilidades de privacidade é movido automaticamente para um repositório seguro, impedindo o download, e as notificações são enviadas ao pessoal apropriado para eliminação.
Além disso, o uso da solução por especialistas no assunto foi um recurso crítico para esta organização. Eles implementaram conceitoTaxonomiaManager para criar automaticamente um conjunto inicial de pistas de classificação para a taxonomia. Seus administradores ajustaram as pistas de classificação, criaram novas dinamicamente e usaram rapidamente cenários de teste em seu conteúdo ao vivo, antes da implantação. Os nós da taxonomia representam o tipo de conteúdo associado às pistas geradas pelo sistema e àquelas inseridas pelos administradores e podem consistir em uma única palavra ou em uma sequência de palavras, entidades, siglas e sinônimos, bem como palavras-chave. Isso permitiu que os administradores testassem as pistas em tempo real e definissem um limite para classificação, com base na correspondência de pistas e conceitos. Essa funcionalidade foi extremamente importante para a organização, pois forneceu uma ferramenta que poderia ser usada para gerenciar conteúdo em toda a empresa após a migração, usando a ferramenta gerenciadora de taxonomia.
Resultados
Após a migração para o SharePoint Online, os usuários puderam pesquisar frases, conceitos e termos com várias palavras, a fim de recuperar conteúdo altamente preciso. O novo mecanismo de insights da organização identifica conceitos, assuntos e tópicos semelhantes, mesmo que as palavras de pesquisa nunca sejam usadas.
