Resumo
Esta organização de arquivo governamental é um arquivo e editor oficial de seu governo. Eles detêm registros oficiais e são guardiões de documentos de importância nacional. O seu papel é recolher e garantir o futuro dos registos governamentais, tanto digitais como físicos, preservá-los para as gerações vindouras e torná-los tão acessíveis e disponíveis quanto possível ao público.
Houve uma preferência dentro da organização em usar o licenciamento de contrato empresarial existente da Microsoft e converter para licenças do Office 365. A organização também decidiu que gostaria de utilizar o RecordPoint Records365 para ampliar os recursos do Office 365 e atender aos seus requisitos avançados de gerenciamento de registros.
Desafio
Em todo o setor público, as organizações procuram melhorar a forma como colaboram em equipas e em toda a empresa. Eles também questionam o valor das implementações existentes de EDRM e exploram novas maneiras de melhorar o controle, a produtividade e a economia de custos.
Quatro requisitos principais foram identificados para a solução:
- Migração compatível de Objective para SharePoint
- Conformidade com a Legislação de Gestão de Registros
- Implantação baseada em nuvem de acordo com as melhores práticas de Serviços Digitais Governamentais (GDS) e a Estratégia de TI da organização
- Experiência aprimorada do usuário final, garantindo a adoção do usuário e a eficiência da produtividade
Modernização foi uma consideração essencial para a organização de arquivos do governo.
Também era importante fazer isso a um preço que não ultrapassasse o custo de manutenção de 3 anos da sua solução EDRMS legada.
“A RecordPoint foi o único fornecedor que atendeu a todos os nossos critérios. É ótimo trabalhar com um fornecedor que pode fornecer uma migração lift-and-shift compatível e, depois disso, economizar 60% anualmente para uma solução EDRMS moderna” - Patrocinador do projeto
Estratégia
Migração compatível de Objective para SharePoint
A primeira etapa da entrega envolveu a migração do Objective para o SharePoint Online por meio do RecordPoint fornecido com migração compatível como serviço (CMaaS). Como a organização de arquivos do governo fez um excelente trabalho na manutenção de seu plano de arquivos existente, a migração para SharePoint aproveitará o trabalho existente realizado em seu ambiente Objective. Como valor agregado, à medida que a organização amadurece com o uso do Office 365, o Records365 será capaz de gerenciar centralmente cargas de trabalho adicionais, como Microsoft Teams, Grupos, Exchange e muito mais.
O SharePoint fornece à organização a capacidade de criar sites estruturados para capturar, gerenciar e exibir informações corporativas. Records365 então gerencia o conteúdo sem ser intrusivo para o usuário final e aplicando controle de registros em segundo plano.
Conformidade com a Legislação de Gestão de Registros
O Records365 é a solução perfeita para a organização de arquivo governamental para seu desejo de estar rigorosamente em conformidade com a legislação de gerenciamento de registros. Projetado para estar em conformidade com os padrões europeus, ISO15489, ISO16175 e muito mais, o Records365 oferece a plataforma ideal para organizações do setor público enfrentarem seus desafios de modernização e legado em uma única plataforma. A implantação do Records365 permite que a organização seja compatível e econômica.
Implantação baseada em nuvem alinhada às melhores práticas de GDS e à estratégia de TI da organização
O mecanismo de regras e os recursos de automação do Records365 são essenciais para as estratégias de conformidade e TI da organização de arquivo governamental. Esse mecanismo de regras entende o contexto do registro desde a origem e, em seguida, combina os dados com as políticas de conformidade para automatizar a classificação dos registros.
Controles refinados de gerenciamento de registros são apresentados por meio de um conjunto de painéis visuais de gerenciamento de registros e recursos avançados de pesquisa garantem a conformidade com as políticas de gerenciamento de registros e os resultados de negócios desejados.
Experiência aprimorada do usuário final, garantindo a adoção do usuário e economia de produtividade
A interface de usuário moderna do Records365 facilita o uso e a adoção pela equipe da organização. O Records365 amplia os recursos nativos do SharePoint, com recursos que controlam e automatizam perfeitamente o ciclo de vida do gerenciamento de registros.
Este processo de automação torna mais fácil para os usuários finais serem mais eficientes, capacitando a equipe da organização de arquivo governamental para ser mais colaborativa e produtiva, garantindo ao mesmo tempo a precisão e a integridade de seus dados.
Estamos entusiasmados por iniciar esta jornada de transformação digital e modernização possibilitada pelo Office 365 e pelo Records365.
Patrocinador do projeto (, )
Resultados
Economia projetada de até 60% anualmente para uma solução EDRMS moderna.
- A melhor solução de migração compatível para SharePoint
- Produto fácil de usar que melhora a produtividade e capacita os usuários finais a usar e adotar
- Mecanismo de regras dinâmicas que entende o contexto dos registros torna o conteúdo compatível e automatiza a classificação dos registros
A RecordPoint orgulha-se de fornecer uma solução para a organização de arquivos governamentais que lhes permitirá migrar para um local de trabalho moderno, substituir sistemas legados existentes e desbloquear a capacidade da nuvem. Com a abordagem fácil, moderna e confiável da RecordPoint para gerenciamento de informações e registros, a oferta hospedada na nuvem da RecordPoint e o serviço de migração compatível agilizarão a jornada da organização para a nuvem.
