A nova intranet do Conselho Distrital de Gisborne melhora a comunicação com o Office 365 e a Information Leadership

Resumo

O Conselho Distrital de Gisborne (GDC) é uma autoridade governamental local com sede na Ilha Norte da Nova Zelândia. A Information Leadership fez parceria com a GDC para fornecer uma intranet na plataforma existente do Office 365. Isso os prepara para aproveitar as vantagens do conjunto de ferramentas do Office 365 e incorporar aprimoramentos de tecnologia de nuvem conforme necessário. O objetivo do projeto era melhorar a comunicação e aproximar os funcionários.

Desafio

A antiga plataforma de intranet da GDC era feita sob medida, altamente customizada e não tinha mais suporte. O conteúdo estava desatualizado porque apenas um pequeno grupo de funcionários conseguia concluir as atualizações devido à interface de gerenciamento difícil de usar.

A equipe do conselho usava diversas tecnologias para se comunicar e não havia um “lugar único” para trazê-las. Eles dependiam muito de e-mails para enviar notícias para toda a organização. Além disso, o Chefe do Executivo e a gestão não conseguiam comunicar facilmente notícias de toda a organização ao pessoal.

Estratégia

A GDC estava interessada em aproveitar ao máximo seu licenciamento do Office 365 – uma intranet construída sobre SharePoint era consistente com essa abordagem. Eles tinham confiança na longevidade da plataforma Microsoft e no potencial suporte de múltiplos parceiros, apesar de estarem localizados longe dos principais centros da Nova Zelândia.

O conselho já fazia bom uso de ferramentas Microsoft, como Skype for Business e Yammer. A equipe do projeto aproveitou o desenvolvimento da intranet como uma oportunidade para testar o Microsoft Teams para colaboração interna e externa. Eles se beneficiaram de recursos como videochamadas, conversas, espaços de trabalho de documentos compartilhados, OneNote para rastrear o conteúdo das reuniões e Planner para rastrear tarefas do projeto.

Os workshops de design realizados como parte do início do projeto ajudaram a educar a equipe do projeto sobre o que era possível usar a plataforma SharePoint; e chegar a acordo sobre a funcionalidade e a arquitetura da informação. Os workshops incluíram o exame das necessidades do público, como inventariar conteúdo novo e existente, modelos de wireframe e discussões sobre navegação. As principais considerações ao longo deste processo foram fornecer gerenciamento de conteúdo fácil de usar e funcionalidades que apresentassem aos usuários muitas oportunidades de interagir com o conteúdo.

Outros resultados subsequentes ao workshop incluíram o desenvolvimento de um resumo criativo e maquetes de design para garantir que a aparência da nova intranet refletisse com precisão a identidade cultural da organização.

A Liderança da Informação conduziu workshops de gestão de mudanças e governança para transmitir abordagens experimentadas e testadas para gerenciar mudanças, comunicações e definição de funções para garantir o sucesso contínuo do projeto após a entrada em operação.

Para garantir a auto-suficiência, foi lançado um programa de “formação de formadores” para garantir que a responsabilidade pela gestão de conteúdos fosse descentralizada e que a intranet fosse mantida actualizada e relevante para o pessoal.

Resultados

'Naumai' - significado 'Bem-vindo' em Maori foi escolhido como o nome da nova intranet da GDC. Com mais de 50% da população de Gisborne de ascendência Maori, este nome reforça a identidade cultural única de sua intranet e a relevância na organização.

O Chefe do Executivo publica regularmente blogs para se conectar com os funcionários e informá-los sobre o que é “mais importante”. A intranet é o centro social para os funcionários, onde os funcionários “gritam” elogios aos seus colegas e publicam fotografias para construir uma comunidade através do “post-a-pic”. A construção de um senso de comunidade é aprimorada por recursos prontos para uso no SharePoint que permitem aos usuários “curtir” e “comentar” o conteúdo que veem, semelhante às plataformas populares de mídia social.

A intranet é utilizada por todos os setores do conselho, em particular Recursos Humanos e Finanças. O conteúdo empresarial, que atualmente reside em um sistema eletrônico diferente, pode ser exibido em um só lugar para que os usuários possam encontrar rapidamente as informações necessárias para realizar seu trabalho.

O processo de manter o conteúdo atualizado é descentralizado para a equipe de cada unidade de negócios. Chamados de 'Contribuidores de Conteúdo', esses usuários estão se beneficiando do uso da moderna interface de listas SharePoint para criar grande parte de seu conteúdo (que é então exibido automaticamente nas páginas). Eles estão criando páginas usando layouts personalizados que garantem que o processo de criação de conteúdo seja o mais intuitivo e simples possível. Isso inclui o uso do painel de edição no modo de edição de página para fornecer um processo de uma etapa para criação de conteúdo na página.

“Os superusuários gerenciam a administração e o back-end, mas não são funcionários de TI devido à interface de administração relativamente intuitiva.”
– Jason Derr, líder de equipe de soluções de negócios

Para monitorar o uso, o Azure 'Application Insights' é usado para medir o tráfego. A equipe de comunicação definiu KPIs para melhoria contínua da adoção dos usuários. Se as páginas não estiverem indo bem, eles trabalham com as unidades de negócios para melhorar a experiência do usuário com esse conteúdo, fornecendo sugestões de melhoria e feedback do usuário, quando disponível.

A equipe está descobrindo outras ferramentas úteis no pacote Office 365, como o Planner e o One Note, e o impulso está crescendo à medida que a equipe vê como as ferramentas os ajudam em seu trabalho.

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