Resumo
Após a fusão de uma empresa líder de jogos na Austrália com outra organização, eles precisaram integrar rapidamente equipes, informações e sistemas. O financiamento e uma nova abordagem permitiram-lhes mergulhar de cabeça no Microsoft 365, começando pela intranet, gestão de documentos e colaboração em equipe.
Com a intenção original de construir uma intranet Classic SharePoint, a empresa de jogos trabalhou com a Circle T para migrar para o Modern SharePoint devido a seus atributos mais ágeis e focados no futuro, enquanto solucionava as deficiências atuais.
Este player é um dos poucos na Austrália a usar a versão moderna do SharePoint para uma intranet extensa.
Desafio
Operando em apostas, mídia e loterias, a empresa de jogos enfrentou um desafio multifacetado ao fundir duas intranets: uma no SharePoint Classic e a outra no front-end do Mango Apps com espaços de trabalho SharePoint atrás dele. Os usuários tinham acesso a uma intranet ou outra, e nenhuma das plataformas estava disponível por meio de dispositivos móveis – um problema mais prevalente para muitos funcionários em trânsito.
A intranet existente de 'aplicativos Mango' era bastante social, com a comunicação bidirecional mais parte da cultura do que a plataforma SharePoint existente. Reunir todos como uma equipe significava manter e até mesmo aumentar o potencial dessas fortes qualidades de engajamento. A empresa queria garantir uma transição tranquila para a nova intranet, ao mesmo tempo que criava mais oportunidades para os membros da equipe se conectarem e interagirem em uma empresa maior e mais diversificada.
A nova solução precisava ser um balcão único para todos os funcionários, independentemente da função. Era necessária alguma personalização para que os funcionários pudessem manter links com sistemas legados, ao mesmo tempo que proporcionavam unidade geral. A mobilidade em primeiro lugar e a preparação para o futuro também foram considerações cruciais para permitir um ambiente e uma força de trabalho em rápida mudança.
Outro desafio que a organização enfrentou foi integrar o maior número possível de sistemas e processos após a fusão. O Microsoft 365 faz isso naturalmente, mas a nova intranet precisava criar espaço para que determinados aplicativos desenvolvessem todo o seu potencial.
Estratégia
A empresa de jogos trabalhou com a Circle T para avaliar suas opções e implantar uma nova solução de intranet. A equipe discutiu o SharePoint Clássico e Moderno e mapeou os benefícios de cada solução. Em última análise, a empresa decidiu “atualizar-se” como um investimento no futuro, apoiando os claros benefícios atuais, como o mobile first e webparts simples e prontos para uso, ao mesmo tempo em que aposta em recursos e melhorias futuras.
A Circle T incentivou uma solução que minimizasse a personalização – recorrendo a ela apenas quando houvesse uma necessidade funcional e quando não pudesse ser resolvida pelas opções prontas para uso no curto e médio prazo.
Exemplos disso incluem uma mensagem individual de boas-vindas, com cabeçalho Circle T incluindo um megamenu.
A equipe projetou e construiu a intranet usando componentes 'intranet in a box' pré-construídos do Circle T Kasama - mas com suporte focado para componentes específicos baseados em necessidades, como design para garantir alguma continuidade para usuários existentes e otimizar a integração com Microsoft 365 e pesquisa .
O Circle T liderou a parte da arquitetura da informação, incluindo o gerenciamento de documentos – com documentos localizados de acordo com seu tipo, sensibilidade e à prova de futuro para permitir permissões, fluxos, conformidade e necessidades de auditoria relevantes em diferentes tipos de documentos, mas apresentando ao usuário final a partir de um única interface à qual estavam acostumados. A filtragem extensiva ajudou os usuários a identificar uma única fonte de verdade para os principais documentos de todo o grupo, ao mesmo tempo em que puderam pesquisar em todo o ambiente.
Uma aparência limpa e contemporânea foi crucial para refletir uma nova marca e um novo negócio em toda a empresa. Portanto, a equipe modificou as webparts do Círculo T para acomodar os requisitos gerais.
Resultados
O cliente conseguiu lançar com sucesso uma plataforma unificada e contemporânea, disponível a qualquer hora, em qualquer lugar e em qualquer dispositivo. As várias semanas de teste resolveram quaisquer pequenas correções e os funcionários foram recebidos no lançamento não apenas com seus nomes e documentos do Office 365, mas também com links rápidos para seus sistemas e ferramentas mais usados. No dia do lançamento o site foi visitado mais vezes do que o número de funcionários na empresa, mostrando um forte tráfego de repetição e bons sinais para o futuro.
