As escolas do condado de Fulton usam SharePoint e Power BI para gerenciar e rastrear melhor parcerias com empresas locais, com a ajuda de soluções BPA

Resumo

Escolas do condado de Fulton (FCS) é o quarto maior sistema escolar da Geórgia, com mais de 14.000 alunos completos– e funcionários de meio período, incluindo mais de 7.500 professores e outro pessoal certificado, abrangendo 106 escola, administrativo, e edifícios de apoio. 

Procurando uma maneira de rastrear com eficiência parcerias e atividades entre diversas entidades, FCS recorreu à BPA Solutions. Com BPA CRM e a flexibilidade do BPA No-Code Solution Builder, soluções baseadas em SharePoint, A FCS foi capaz de construir um poderoso sistema para gerenciare relacionamentos, doações, programas, e eventos. Usando Poder BI, eles agora podem identificar quais escolas precisar ajuda estabelecering parcerias com empresas locais.  

Desafio

To rastrear parcerias e atividades entre local negócios, aprendizado comunidades, e escolas, As escolas do condado de Fulton contaram com um Excel grande pasta de trabalho. Esse dificultou para funcionários do FCS para descobrir rapidamente quais escolas faltou parcerias e qual organização parceiraé participaram variando atéou programaé. 

Uma pequena equipe de 5 pessoas no Departamento de Comunicações do FCS gerenciado ta pasta de trabalho, referida como tele Excel Relacionamento com Parceiros Rastreador. Para cada grupo de partes interessadasé, a equipe manteve um Excel separado tab (escolas, parceiros comunitários, banco de dados religioso, etc.). Para as parcerias, O time manteve um coluna intitulado “Parceiros.”  

Eles também adicionaram Excel tabs para cada novo evento ou programa. A equipe copiou e colou informações sobre partners presentes no evento na nova aba. O processo manual de copiar e colar informações de uma aba para outra tornou preunindo relatórios demorado e ineficiente.  

Geral, tele processa faltou a funcionalidade FCS necessário. Para complicar ainda mais as coisas, outros departamentos poderiamnão acessar facilmente as informações porque uma pequena equipe em o Departamento de Comunicações propriedade e manteve o rastreador.

Estratégia

Já tendo se mudado para Escritório 365 e sendo adepto de SharePoint 2013, FCS decidiu para substitua oeir Excel ParceiroR Rerelacionamento Rastreador com uma solução baseada em SharePoint Online.  

CRM BPA deu FCS um ótimo ponto de partida para rastrear parte interessada detalhes e seus relacionados ccontatos. O BPA Soluções e FCS a equipe desenvolveu em seguida um local para monitorar atividades e atribuir ccontatos para ccampanhas (eaberturas/pprogramas). 

A equipe de soluções BPA e os desenvolvedores do FCS passaram a maior parte do tempo de desenvolvimento projetando as relações muitos-para-muitos entre escolas e parceiros. Com a arquitetura inicial construída usando listas e visualizações SharePoint, a equipe estendeu o Interface CRM BPA e suas páginas de detalhes prontas para uso usando o Construtor de soluções sem código BPA para permitir que os usuários vejam o afiliações entre escolas e parceiros. Agora vamosgalinha vendo um Página de detalhes da escola, um usuário pode Clique em a nome do parceiro e ser redirecionado para a página de detalhes do parceiro mostrando quais escolas eles apoiam e em quais eventos e programas eles têm participou. Nesta página, um usuário pode selecione um evento ou programa e veja imediatamente o queeu parceiros participaram. 

Com a adição de poder BI, os usuários podem agora abra um mapa do condado de Fulton e veja quais escolas têm parceria com cor diferente bolhas de geolocalização com base no número de parcerias.  

Os usuários também podem revisar o Painel de doações ver doações recebidas, bem como aquelas em andamento. Além disso, eles podem verificar o Ccampanha Dcinzeiro ver o número de eventos realizados e o número de participantes em cada evento. 

A equipe está atualmente trabalhando em um Conceder Submissão Aplicativo, usando Nintex Workflow e Nintex Forms. Uma vez a conceder é financiado, ele será adicionado ao BPA CRM e aparecerá em as Escolas adicionando um novo aba “Subsídios.”Uma nova entrada no menu permitirá Usuários para encontrar rapidamente Concessões e gerenciar suas datas de vencimento e acompanhar os cronogramas de pagamento. A equipe também construirá um Painel de concessão com poder BI ilustrar o indústrias que fornecem subsídios, financiamento ao longo da vida do subsídio, e 5 anos projeções de financiamento de subvenções. 

Resultados

Com CRM BPA e poder BI, as escolas do condado de Fulton conseguiram aproveitar sua infraestrutura SharePoint existente para criar um Comunidade Sistema de Gestão de Relacionamento que atende às necessidades das escolas, o Relacionamento Comunitário tequipe, os parceiros e, em última análise, os alunos que dependem o parceiros comunitários para apoiar seu aprendizado.  

A natureza flexível do produto BPA habilita a personalização necessária para atender às necessidades exclusivas do distrito. O processo agora é mais eficiente e menos trabalhoso porque o sistema automaticamente gerenciaré relacionamentos, doações, programas, e eventos. Providenciando os principais usuários acessam o sistema em modo de autoatendimento, FCS funcionários agora mais espere que a pequena equipe do Departamento de Comunicações do FCS extrair relatórios manualmente e comunicar resultados. O sistema baseado em nuvem elimina redundância, permite que usuários que não estão no Ccomunicações Ddepartamento tenha visibilidade dos relacionamentos e permite acesso mais amplo aos contatos dos parceiros. Os painéis fornecem informações sobre o cenário geral de relacionamento da comunidade e promovem melhor colaboração e comunicação.  

A FCS está ansiosa por uma maior expansão do BPA CRM e Microsoft 365, e estão considerando vários novos casos de uso.