Empresa Fortune 100 passa na auditoria e alcança conformidade com solução de gerenciamento de registros para SharePoint com Collabware

Resumo

Uma empresa Fortune 100 num setor fortemente regulamentado (a “Empresa”) tinha a obrigação de seguir políticas rigorosas de gestão de retenção e estava sujeita a auditorias regulares. Contudo, a Empresa não tinha os controles de registros para atender a esse requisito regulatório. Eles implementaram uma solução de gerenciamento de registros para SharePoint para capturar registros e mostrar processos defensáveis de gerenciamento de registros.

Desafio

Com as auditorias pendentes, a Empresa precisava garantir a conformidade regulatória. A Enterprise tinha um programa maduro de gerenciamento de registros. No entanto, sem sistemas ou processos automatizados de gestão de registos, a Empresa decidiu fazer o seguinte:

• Estabeleça conformidade de gerenciamento de registros no ambiente SharePoint
• Automatize a destruição de documentos com base em requisitos legais
• Reduza os custos de armazenamento adicionando políticas de retenção de documentos com datas de destruição a todas as bibliotecas

Estratégia

A empresa optou por estender a funcionalidade de seu investimento no SharePoint, que estava usando para colaboração e começando a usar para gerenciamento de conteúdo. A empresa decidiu implementar a solução Collabware CLM, que automatizou os processos de gerenciamento de registros, mantendo a conformidade dos documentos. Com o suporte da Collabware, a solução Collabware CLM da Enterprise entrou em operação em menos de cinco meses – incluindo treinamento de gerentes de registros e testes de aceitação de usuários.

Durante todo o processo, a Collabware forneceu treinamento no local, serviços de consultoria remota e um gerente de engajamento do cliente dedicado para apoiar a equipe interna. O Representante Empresarial afirmou: “O treinamento foi completo e eficaz, e a Collabware esteve sempre disponível para ajudar a navegar pelas águas durante a implementação técnica. A equipe da Collabware trabalhou conosco para resolver rapidamente quaisquer problemas que surgissem e, no geral, foi maravilhoso trabalhar com ela!”

Resultados

Uma parte fortemente regulamentada do negócio está agora em total conformidade com os seus reguladores. Devido à capacidade da solução de capturar registros legalmente e mostrar processos defensáveis de gerenciamento de registros, a Empresa passou por uma recente auditoria externa em grande escala – um grande marco e validação de sua implementação.

A implementação inicial do Collabware CLM foi a primeira de muitas a serem implementadas em diferentes divisões da empresa. Os funcionários tornaram-se muito mais conscientes do Programa de Gestão de Registros e a Empresa está prevendo uma grande redução nos custos de armazenamento.