A organização de conservação leva o trabalho com informações a um novo nível com o Office 365 e a Information Leadership

Resumo

A Forest & Bird é a principal organização independente de conservação da Nova Zelândia – protegendo a vida selvagem e os locais selvagens, em terra e no mar. Durante quase um século, eles têm sido a voz da natureza nas comunidades, cidades, conselhos, governo central e tribunais da Nova Zelândia. Eles são uma instituição de caridade registrada, com uma equipe diversificada e um grande número de voluntários.

Juntos, com a Information Leadership, eles implantaram um portal econômico de informações e colaboração do Office 365 chamado 'The Nest'. Esta solução tem como objetivo aumentar a consistência, a visibilidade e a segurança do conteúdo, ao mesmo tempo que disponibiliza informações em toda a Nova Zelândia, onde quer que os funcionários estejam trabalhando.

Desafio

Como instituição de caridade registrada, a Forest & Bird prioriza gastos que beneficiem diretamente o trabalho de conservação. Isto significa que não têm acesso a um grande orçamento para projectos de transformação interna.

A Forest & Bird não tinha uma abordagem claramente definida para armazenar informações e sua equipe usava diversas plataformas e unidades diferentes para armazenar documentos. Esta disparidade fez com que os trabalhadores tivessem dificuldade em encontrar as informações de que necessitavam, bem como as versões mais atualizadas dos documentos.
Tentativas anteriores de alterar os sistemas utilizados para armazenamento de informações foram interrompidas porque os funcionários não perceberam um impacto positivo imediato no seu trabalho. Este projecto precisava de envolver o pessoal da Forest & Bird, para que aceitassem os benefícios de uma abordagem consistente, o que exigia formação adicional.

Como a equipe da Forest & Bird trabalha em muitas áreas remotas da Nova Zelândia, eles precisam poder acessar informações de qualquer lugar e, ao mesmo tempo, garantir formas fáceis e seguras de sincronização offline devido à falta de cobertura de serviço em locais remotos.

Estratégia

A Forest & Bird trabalhou com a Information Leadership para criar uma abordagem definida para armazenar informações e desenvolver um portal de informações e colaboração do Office 365 chamado 'The Nest'. Ao usar o Office 365, a organização aproveita o desconto no licenciamento que a Microsoft oferece a organizações de caridade.

Para ganhar confiança e aceitação, a Forest & Bird lançou o 'The Nest' em diversas fases com o objetivo de maximizar o envolvimento da equipe. A equipe concluiu os primeiros espaços de trabalho digitais para as equipes de recursos humanos, marketing e comunicação. Eles também forneceram treinamento prático e assistência para apoiar a equipe na transição de fluxos de trabalho ad hoc ao lidar com informações.

A equipe projetou os espaços de trabalho 'The Nest' para serem simples, fáceis de usar e sustentáveis, com base em estruturas de informação consistentes e intuitivas. Um dos principais benefícios do sistema de relatórios do Office 365 é que as tendências de adesão e colaboração são mensuráveis. O resultado é que a Forest & Bird pode aprimorar e desenvolver esses espaços de trabalho ainda mais ao longo do tempo, com base nas tendências de uso e nas melhorias de negócios que conseguem identificar.

O uso de aplicativos de local de trabalho baseados em Azure permite a classificação automatizada de metadados. Esta capacidade significa que, em muitas circunstâncias, o pessoal não precisa de introduzir metadados, ao mesmo tempo que obtém o benefício de facilitar a localização e o acesso à informação. Outro aplicativo de local de trabalho, o Smart Case Files, simplifica o gerenciamento de conteúdo e dá à equipe administrativa acesso a funcionalidades granulares de permissão de segurança, sem ter direitos de administrador do sistema. Estas funcionalidades são particularmente úteis para gerir os riscos associados a uma grande base de voluntários e à vasta gama de iniciativas em curso na Forest & Bird.

Além disso, a equipe está usando tecnologias de streaming da Microsoft para disponibilizar vídeos e outros arquivos grandes.

Resultados

As equipes que já mudaram para seus novos locais de trabalho 'Nest' estão percebendo os benefícios e ajudando na implementação para outras equipes. Esses funcionários estão começando a criar uma cultura de serem capazes de encontrar o que precisam on-line – confiança e controle, e sem apegos!

A implementação do 'The Nest' em toda a organização ainda está em andamento, permitindo um programa flexível de atualizações e adições. Numa parceria contínua, a Information Leadership reage às necessidades e disponibilidade de cada equipa.

Além disso, para aquelas pessoas que trabalham frequentemente em partes da Nova Zelândia que não têm acesso à Internet, os recursos offline e de sincronização do Office 365 são uma virada de jogo. Os membros da equipe remota se sentem mais confiantes de que possuem os arquivos mais recentes e que suas alterações serão sincronizadas sempre que tiverem acesso à Internet.

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