Empresa líder de energia holandesa melhora o acesso a espaços de trabalho colaborativos e aumenta a produtividade com aplicativo fácil de usar

Publicado em 2 de outubro de 2018

Resumo

Mais do que uma sede corporativa, o Eneco World reflete uma filosofia de reunir pessoas para colaborar e inovar. Para melhorar a produtividade e a eficiência, o fornecedor de energia holandês Eneco recorreu à Macaw – um Microsoft Gold Partner de confiança – para obter ajuda no desenvolvimento de uma aplicação que proporcionaria uma forma fácil para quase 3.000 funcionários encontrarem o espaço de que precisavam para se reunirem e trabalharem juntos. A Eneco superou esse desafio com os serviços baseados em nuvem do Microsoft Office 365, usando PowerApps, Flow e Power BI para desenvolver o aplicativo RoomFinder que agora conecta pessoas e ideias.

A Eneco fornece energia a 2,2 milhões de famílias e empresas nos Países Baixos. Para manter as luzes acesas nas casas e escritórios das pessoas, a organização precisa funcionar de forma eficiente. Até recentemente, porém, os 3.000 funcionários que trabalham na sede da Eneco em Roterdão competiam constantemente por salas de reuniões e espaços de trabalho privados.

“Somos uma das maiores empresas de energia da região”, afirma Tom van der Burg, Gerente de Gestão de Locais de Trabalho e Documentos da Eneco. “Crescer em recursos renováveis, fornecimento de energia e serviços inovadores é a coisa mais importante que fazemos. Aconselhamos as pessoas sobre como podem reduzir as suas faturas de energia de uma forma verde e renovável, por isso garantir que as nossas equipas têm o que precisam para se manterem inovadoras - e para lhes dar o espaço de que necessitam para colaborar - é essencial para o nosso negócio e para os nossos clientes .”

Uma filosofia de trabalho

Detida parcialmente pelo Estado, a Eneco está gradualmente a avançar para a privatização, o que criou a necessidade de um espaço de trabalho mais moderno. O prédio da sede foi projetado em 2012 para proporcionar aos colaboradores um ambiente dinâmico e sustentável. Reuniu trabalhadores de seis localidades, reduzindo as viagens entre os escritórios e a pegada de carbono da empresa. A planta aberta oferece aos funcionários um espaço flexível para maximizar a criatividade e incentivar o pensamento inovador e a colaboração.

“Chamamos o edifício de Eneco World”, diz Tom van der Burg, Gerente de Gestão de Locais de Trabalho e Documentos da Eneco. “Existem outras localidades da Eneco, mas estamos principalmente juntos em um prédio – um grande espaço de trabalho aberto.” Quando a Eneco mudou para o novo prédio, também migrou para a nuvem, implantando o Microsoft Office 365. “Depois que nos mudamos, não queríamos mais ter arquivos em papel ou documentos físicos”, continua van der Burg. “Foi então que migramos para o Office 365 e SharePoint Online para agilizar fluxos de trabalho e consolidar arquivos.”

Desafio

Embora os funcionários da Eneco tenham beneficiado de ter todos no mesmo escritório, rapidamente se tornou difícil encontrar salas de conferências e espaços de trabalho silenciosos disponíveis. Os funcionários da Eneco usavam a funcionalidade padrão de reserva de salas no Microsoft Exchange para reservar as salas de reuniões oficiais no edifício sede, mas também havia aproximadamente 200 salas menores às quais os funcionários precisavam acessar diariamente. Isso inclui salas de concentração para um ou dois funcionários usarem para trabalho ou colaboração silenciosa, pequenas reuniões e salas de scrum para equipes de projeto.

Até recentemente, os funcionários vasculhavam os 14 andares em busca de salas de reuniões abertas e colocavam seus nomes em folhas de papel para reservá-las. “É um edifício grande”, afirma Ferry Bouwman, líder técnico do Office 365 na Eneco. “Se estou no segundo andar, não sei se tem quarto disponível no décimo terceiro andar, por exemplo.” Outro desafio foi que apenas as salas dos três andares, que a empresa chama de Eneco Village, poderiam ser reservadas para reuniões com colegas de fora da Eneco. Salas dos demais andares foram reservadas para reuniões internas, mas não puderam ser reservadas.

“Em 2017, um departamento realizou um Dia do Desafio para incentivar a competição para criar um aplicativo que pudesse fornecer uma solução, mas que se tornou uma proposta cara”, diz van der Burg. “Então, eles se voltaram para nós e disseram: 'Você tem o PowerApps. Talvez você possa fazer algo funcionar.'”

Estratégia

A solução foi o resultado de uma colaboração entre o Microsoft Partner Macaw, o Centro de Competência Office 365 da Eneco e os usuários finais. Macaw usou o Microsoft PowerApps no Office 365 para projetar um aplicativo personalizado para Eneco e Microsoft Power BI para oferecer suporte a relatórios e análise preditiva de dados.

“Começamos traçando os requisitos da Eneco em um quadro branco”, diz Erik Bouman, Consultor de Soluções para Office 365 na Macaw. “Ao acessar dados sobre salas disponíveis, construímos funções que forneceriam aos organizadores de reuniões uma lista de salas e horários. Era importante que o aplicativo fosse o mais fácil de usar possível. O PowerApps tornou o processo de desenvolvimento rápido e fácil.”

A equipe usou o Microsoft Flow para automatizar o processo de reserva. “Se você reservar um quarto pelo aplicativo, o agendamento é salvo na lista SharePoint, mas o processo acontece no Flow”, afirma van der Burg. Com base na alteração da lista, o Flow é acionado para enviar lembretes e notificações aos funcionários. Caso o lembrete não seja confirmado, a Flow se encarrega de cancelar a reserva. “É assim que garantimos que os quartos estão sendo utilizados”, continua ele. “Além disso, um painel de informações do Power BI é criado para poder monitorar de perto o uso do aplicativo, bem como o uso real das salas.”

A equipe levou cerca de cinco semanas para desenvolver e implantar o aplicativo, e isso incluiu a adição do design personalizado do Eneco. Após o lançamento do aplicativo, van der Burg publicou um anúncio na intranet baseada em SharePoint e Yammer da empresa. “Depois da primeira semana, as pessoas perceberam que não precisavam mais colocar notas de papel nas portas”, diz ele.

Antigamente, tínhamos que percorrer todo o prédio para verificar se havia quarto disponível. Agora podemos usar nossos dispositivos móveis para reservar um quarto antes mesmo de chegar ao escritório.

Tom van der Burg (gerente, gerenciamento de local de trabalho e documentos, Eneco)

Resultados

A conveniência é um dos maiores benefícios para os funcionários que usam o aplicativo RoomFinder. “Agora, quando estou em casa às 7h da manhã, posso verificar se há quarto disponível para mais tarde e reservá-lo no meu dispositivo móvel”, diz van der Burg.

O botão de feedback era uma função essencial na primeira versão do aplicativo. “Houve muito feedback positivo”, diz van der Burg. “Muitos dos nossos colegas disseram: 'Isso é ótimo. Estou esperando por isso há muito tempo. E outros fizeram sugestões de melhoria.” Na segunda versão, houve reações ainda mais positivas.

Usando o PowerApps, a equipe obteve economias consideráveis nos custos de desenvolvimento. Segundo van der Burg, o custo de desenvolvimento da aplicação com o Macaw foi um terço do que teria sido o custo de a construir com a plataforma OutSystems que a Eneco utilizou no passado para desenvolver aplicações para clientes finais. “O maior custo estaria envolvido em toda a manutenção necessária para continuar desenvolvendo o aplicativo”, diz van der Burg. “É aí que o PowerApps foi um grande benefício. E pudemos usar o Power BI e os benefícios de segurança que acompanham a licença do Office 365 E5.”

Além da economia de tempo com o agendamento de reuniões por meio do aplicativo RoomFinder, a Eneco reduziu os custos gerais das reuniões. “No passado, sabíamos que havia espaço para reuniões disponível, mas não era visível para os nossos funcionários. Então, eles agendaram muitas reuniões externas”, diz van der Burg. “Íamos a outra empresa ou a um hotel e pagávamos para reservar um quarto. Agora, todos podem usar o aplicativo para encontrar vagas disponíveis em nosso próprio prédio.”

Há um maior sentimento de comunidade em toda a organização. “Acho que o Eneco World é mais aberto por causa do aplicativo”, diz van der Burg. “Agora que estamos reservando quartos em outros andares, isso faz com que as pessoas saiam de seus andares e vejam outros colegas. É realmente aumentar a colaboração, o que faz parte da missão da Eneco.”

O aplicativo também está inspirando novas ideias. “Antes, ninguém sabia o que era PowerApps”, diz Ferry Bouwman. “Depois de lançar o RoomFinder, as pessoas estão pensando em outras possibilidades. Eles estão pensando que, se isso funcionar, pode haver outros problemas que também poderemos resolver com o PowerApps.”

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