DLF reduz custos de licenciamento com Office 365 e Proventeq

Resumo

A DLF é a maior incorporadora imobiliária comercial da Índia, especializada no desenvolvimento de propriedades comerciais, de varejo e residenciais em todo o país. A DLF continua a registar um crescimento excepcional num mercado em expansão altamente competitivo.

A DLF decidiu migrar de uma instância IBM FileNet P8 para SharePoint Online para obter gerenciamento granular de seu conteúdo e informações, fornecer à equipe e às partes interessadas externas a flexibilidade de uma solução centralizada de serviços de conteúdo e reduzir o custo geral de propriedade de sua infraestrutura.

Desafio

Com mais de 2,4 milhões de itens de conteúdo mantidos em uma instância antiga do IBM FileNet P8, a equipe da DLF estava replicando esforços no armazenamento e gerenciamento de documentos e rich media em plataformas locais desconectadas, incluindo vários armazenamentos de objetos e pastas com conteúdo que não foi arquivado corretamente ou relacionado.

Com funcionários espalhados por departamentos corporativos e subsidiárias, a DLF precisava de uma plataforma de serviços de conteúdo que fornecesse distribuição, gerenciamento e colaboração flexíveis.

Estratégia

Para melhorar o gerenciamento de conteúdo em toda a organização, a DLF decidiu aproveitar o investimento existente no Office 365 e migrar do IBM FileNet P8 para o SharePoint Online. Eles escolheram o software Migration Accelerator da Proventeq para descobrir, analisar, aprimorar, classificar e migrar seu portfólio de conteúdo – tudo isso minimizando o tempo de inatividade dos negócios durante o processo de migração.

Para ajudar a DLF a avançar com uma plataforma flexível de serviços de conteúdo centralizados, a Proventeq desenvolveu uma solução estratégica de migração e suporte em seis etapas com base nos desafios específicos enfrentados pela DLF e na experiência da Proventeq na migração de conteúdo do IBM FileNet P8 para SharePoint.

1. Descoberta e análise. A Proventeq usou os relatórios de descoberta e análise pré-migração do Migration Accelerator para ajudar a identificar os seguintes possíveis problemas de migração:
   • Documentos compostos e documentos com vários conteúdos no FileNet
   • Caracteres inválidos em nomes de pastas e arquivos que não são permitidos em SharePoint
   • Nomes de itens duplicados, nomes de itens longos e nomes de itens sem extensões
   • Diferentes tipos de Mime nas versões do documento, por exemplo, .docx e .pdf
   • Documentos não arquivados e muitos itens secundários no contêiner ou na pasta
   • Tipos de arquivo inválidos e arquivos com check-out.
2. Otimização da arquitetura da informação. A Proventeq organizou um workshop para obter uma compreensão completa da estrutura organizacional da DLF para tomar decisões sobre a estrutura da arquitetura e o modelo de segurança. Após o workshop, a equipe fez o seguinte:
   • Propôs uma estrutura de informação alvo para corresponder à estrutura organizacional e função do DLF
   • Criou grupos SharePoint com base em diferentes entidades de usuários DLF para proteger o conteúdo desta nova estrutura de informações de destino, permitindo que as permissões sejam aplicadas em um nível granular
   • Configurei e implantei uma ferramenta de provisionamento automatizada para uma implantação mais rápida e precisa
3. Projeto e configuração de migração. O recurso de classificação de conteúdo personalizado e mapeamento de estrutura de destino do Migration Accelerator atendeu ao requisito de classificar o conteúdo com precisão e migrar documentos relacionados juntos para conjuntos de sites e bibliotecas de documentos no SharePoint Online, resultando em uma migração mais rápida.
4. Migração piloto. Para demonstrar como a migração de produção funcionaria e para testar os dados existentes na produção, a equipe realizou um exercício piloto de migração mapeando o conteúdo de um dos armazenamentos de objetos do IBM FileNet e aplicando a estrutura de informações de destino, classificação e regras de metadados necessárias e, em seguida, migrando para conjuntos de sites, bibliotecas de documentos e pastas específicos no SharePoint Online.
5. Migração incremental ao vivo. Após a migração piloto bem-sucedida, a equipe usou os recursos de imigração incremental do Migration Accelerator para preparar o processo de migração de produção. Eles também realizaram as seguintes ações:
   • Usando extensões do PowerShell, a equipe configurou regras de migração adicionais para consolidar e classificar o grande volume de tipos de conteúdo de origem
   • A equipe transformou valores de metadados para cumprir as restrições SharePoint com base em regras de metadados para lidar com caracteres e URLs inválidos
   • As regras integradas do Migration Accelerator tratavam nomes de itens duplicados e incompatibilidades de tipo MIME
   • A equipe gerou relatórios personalizados para garantir a migração bem-sucedida de todos os portfólios de conteúdo dos respectivos departamentos corporativos, empresas subsidiárias e funções do PRISM
6. Suporte pós-migração. Para garantir que os usuários pudessem encontrar o conteúdo recentemente restrito e migrado na plataforma SharePoint, a Proventeq forneceu 90 dias de suporte pós-migração.

Resultados

Ao utilizar o investimento existente na plataforma Office 365 da Microsoft, a DLF obteve uma redução de 35% nos custos de licenciamento e eliminou a necessidade de atualização e upgrade do FileNet P8 ao descomissionar o sistema IBM.

A adoção de uma migração piloto e a implementação de um processo incremental de migração de produção ajudou a DLF a evitar problemas técnicos dispendiosos e demorados e garantiu que o conteúdo pudesse ser acessado em toda a organização durante o projeto e após a migração. Seguindo isso com um longo período de suporte à adoção, a Proventeq facilitou a transição para o SharePoint, ajudou a identificar e solucionar quaisquer problemas de gerenciamento de informações centrados no usuário e garantiu que todas as metas iniciais e de longo prazo do DLF ao adotar o SharePoint fossem alcançadas.

Embora o controle abrangente sobre permissões granulares complexas tenha se mostrado problemático no FileNet P8, a adoção da proteção de informações Azure da Microsoft permite que o DLF atinja o objetivo principal de obter controle granular de permissões de visualização, leitura e impressão em conteúdo compartilhado externamente. O SharePoint Online e o Migration Accelerator da Proventeq deram à DLF a capacidade de aplicar segurança AIP ao conteúdo; permitindo que a organização enfrente os desafios de segurança do gerenciamento de grandes volumes de conteúdo entre usuários internos e externos.

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