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Ritmo de DH
Ephesoft
A Ephesoft fornece uma solução de captura inteligente para tecnologias Microsoft. O Ephesoft Transact amplia documentos de e-mail, sistemas de conteúdo legados, scanners e muito mais. Seus mapas de inteligência de classificação e extração de dados documentam dados no SharePoint, e os serviços web de inteligência podem ser usados pelo Flow para interpretar e usar dados de documentos em fluxos de trabalho.
Saber maisResumo
A DH Pace é uma empresa nacional que fornece produtos e serviços relacionados a portas, docas e portas para proprietários de residências e empresas desde 1926. Eles têm mais de 2.200 funcionários em 45 locais com uma frota de mais de 1.200 veículos e estão disponíveis para ajudar os clientes instalam, mantêm e prestam serviços de manutenção a todos os tipos de sistemas de portas, docas e controle de acesso. A DH Pace recorreu à Zia Consulting e à Ephesoft para ajudá-los a simplificar seu processo de contas a pagar e utilizar melhor sua plataforma SharePoint existente.
Desafio
Todos os meses, a DH Pace processava milhares de faturas de centenas de fornecedores, cada uma com formatos variados. Isso exigia uma laboriosa entrada de dados por parte dos funcionários da DH Pace. Além disso, eles classificavam e indexavam manualmente documentos sujeitos a erros humanos. Eles precisavam de uma forma de simplificar seus processos, melhorar a qualidade, melhorar a satisfação do cliente e aumentar a eficiência.
Estratégia
Como cliente da Zia Consulting, parceira nível platina da Ephesoft, a DH Pace recebeu ajuda com automação para criar um processo de contas a pagar mais eficiente. Após uma reunião de descoberta, a Zia Consulting recomendou que implementassem a plataforma Ephesoft Smart Capture® para automatizar o processamento de faturas. O sistema inteligente de captura de documentos da Ephesoft é alimentado por tecnologia supervisionada de aprendizado de máquina que ingere, classifica, extrai, valida e exporta metadados. A DH Pace integrou a Ephesoft com sua plataforma Microsoft SharePoint existente para processamento direto, passando dados diretamente para seu sistema de gerenciamento de conteúdo.
“O SharePoint nos ajudou a acelerar os processos de fluxo de trabalho interno de diversas maneiras, incluindo gerenciamento de documentos, aprovação de contratos e manutenção de edifícios/sistemas. Com o SharePoint como nosso sistema de gerenciamento de conteúdo, podemos atribuir facilmente tarefas individuais aos usuários, projetar níveis de aprovação em torno dos tipos de documentos e gerar facilmente relatórios sobre os detalhes de cada um. O SharePoint ajudou a tornar nossa organização mais eficiente”, afirmou Robbie Carlson, analista de negócios da DH Pace.
Com o SharePoint como nosso sistema de gerenciamento de conteúdo, podemos atribuir facilmente tarefas individuais aos usuários, projetar níveis de aprovação em torno dos tipos de documentos e gerar facilmente relatórios sobre os detalhes de cada um. O SharePoint ajudou a tornar nossa organização mais eficiente.
Robbie Carlson (analista de negócios, DH Pace)
Resultados
A solução total reduziu erros e agilizou o tempo de processamento. A Zia Consulting está atualmente em processo de automatização de dois departamentos adicionais dentro de contas a pagar. Essas novas classes de lote processarão 1.000 faturas adicionais por mês. A Zia levará apenas 11 semanas para implementar o projeto.
Kevin Dunn, diretor assistente de melhoria de processos, comentou: “A Ephesoft e a Zia forneceram uma solução completa a um preço único e nos deram a flexibilidade que precisávamos... sem nos preocupar com custos extras”.
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