A Intelology ajuda a Devro a transformar as operações financeiras com SharePoint e Power Automate

Resumo

Com presença global, a Devro é um dos principais fornecedores mundiais de tripas de colágeno utilizadas na produção de uma ampla variedade de salsichas e outros produtos cárneos. A Devro emprega mais de 2.000 pessoas, com habilidades e conhecimentos que vão desde engenharia química e elétrica até tecnologia de alimentos, ciência da carne e saúde ambiental.

No final de 2018, a Devro iniciou um processo de transição de várias das suas funções financeiras distribuídas globalmente para um modelo de centro de serviços partilhado. Para facilitar parte deste programa, a Intelogy foi selecionada para apoiar a transição técnica do processamento de Contas a Pagar (AP) e gerenciamento de documentos da equipe Devro Finance.

Com uso extensivo do Power Automate para rotear diferentes tipos de conteúdo financeiro através do processo de revisão e aprovação, a solução SharePoint fornecida pela Intelology integra scanners habilitados para reconhecimento óptico de caracteres (OCR) em todo o mundo, ao mesmo tempo que minimiza a classificação manual. A nova solução mudou radicalmente a forma como a equipe opera, permitindo processamento e arquivamento de AP consistentes, confiáveis e centralizados.

Desafio

Com unidades de produção em locais que incluem o Reino Unido, os EUA, os Países Baixos, a China, a República Checa e a Austrália, as operações financeiras foram distribuídas por todo o mundo, operando os seus processos em centros regionais separados. Em 2018, a Devro tomou a decisão estratégica de migrar para um novo Modelo Operacional Alvo para operações financeiras envolvendo o estabelecimento de serviços compartilhados.

Como os documentos financeiros são recebidos localmente em formato electrónico e em papel, era essencial encontrar um método para continuar a receber documentos financeiros no país e, ao mesmo tempo, consolidar o armazenamento e a gestão de todos os documentos relacionados com finanças num repositório central com disponibilidade global. Além disso, determinados documentos financeiros, como faturas e notas de crédito, exigiam um esforço manual considerável para encaminhar, aprovar e processar, o que gerava problemas típicos de produtividade e eficiência do processo.

Com o compromisso de armazenamento electrónico a longo prazo para necessidades de conformidade, uma prioridade fundamental era definir uma solução adequada de arquivamento e recuperação que se integrasse com os sistemas financeiros existentes.

Além disso, a Devro IT fez questão de garantir que qualquer solução implementada fosse consistente com a sua estratégia de transformação digital para adotar, sempre que apropriado, uma arquitetura de solução baseada na nuvem, com preferência para ampliar ainda mais o uso do Microsoft 365 e, em particular, do SharePoint.

Estratégia

A primeira prioridade do projeto era validar que os locais da Devro em todo o mundo pudessem acessar SharePoint de maneira confiável e de alto desempenho e que quaisquer alterações necessárias em sua infraestrutura de rede existente para melhorar e garantir a conectividade fossem identificadas e postas em prática. A Intelogy, trabalhando em estreita colaboração com a Devro IT, executou uma série de testes de desempenho de rede, seguindo as práticas recomendadas pela Microsoft, desde instalações remotas da Devro para analisar e validar a conectividade de rede até a Rede Global da Microsoft, com testes específicos realizados em cargas de trabalho SharePoint e OneDrive.

Outro requisito importante foi determinar uma solução adequada para facilitar a digitalização de documentos em papel recebidos localmente e o trânsito posterior para SharePoint. A Intelology conduziu uma análise das opções comerciais disponíveis e recomendou uma solução baseada na Fujitsu que permitia que os documentos fossem digitalizados em lote com OCR, carregados em bibliotecas de documentos SharePoint predefinidas com etiquetagem automática de documentos no recebimento. Este processo foi desenhado em conjunto com uma solução fornecida pela Harmon.ie que facilitou o upload de documentos eletrónicos recebidos por email, garantindo que todos os documentos financeiros foram encaminhados para SharePoint antes de quaisquer outras atividades serem realizadas.

Uma vez recebidas no SharePoint, um processo foi projetado e implementado usando Power Automate para permitir que os membros da equipe financeira etiquetassem documentos com metadados adicionais e, em seguida, encaminhassem faturas com segurança para aprovação pela equipe em Devro e subsequente processamento de dados de AP no sistema financeiro existente.

Em última análise, todos os documentos financeiros devem ser retidos de forma altamente estruturada, segura e controlada, com suporte para fácil recuperação quando necessário. A Intelology, portanto, implementou uma arquitetura de informações abrangente projetada tendo em mente o crescimento a longo prazo, aproveitando os recursos robustos de armazenamento de documentos, indexação de pesquisa e filtragem do SharePoint.

Resultados

Diante de um cronograma desafiador, as partes interessadas do projeto Intelogy e Devro projetaram, desenvolveram e implementaram uma solução por meio de estreita colaboração. Como resultado, a Devro conseguiu cumprir com sucesso o seu objetivo estratégico de transição das operações financeiras para um modelo de centro de serviços partilhado apoiado por um processo digital ponta a ponta alimentado por Microsoft 365.