Resumo
Como parte de sua jornada de transformação digital, uma empresa global de tecnologia que desenvolve e fornece um amplo portfólio de sistemas e produtos aerotransportados, terrestres e navais para aplicações de defesa, segurança interna e aviação comercial trabalhou com a Intelogy para identificar seus requisitos de colaboração e comunicação por meio da implementação do Microsoft 365 de maneira altamente segura.
A Intelogy projetou e implementou uma intranet, um sistema de gerenciamento de negócios, um grupo de sites de equipes organizacionais, um portal de gerenciamento de propostas e projetos e uma estrutura básica de gerenciamento de documentos que era reutilizável e atendia aos requisitos de classificação de informações do setor de defesa.
Desafio
Como a organização trabalha em projetos governamentais e de defesa altamente seguros, a necessidade de adesão a uma governação rigorosa e a uma configuração de segurança rigorosa foi de suma importância.
Além disso, a propriedade de múltiplas organizações subsidiárias, todas operando em diferentes ambientes de TI com diferentes níveis de acesso aos produtos e serviços Microsoft 365, criou um desafio em torno da governança e da proteção da informação, uma vez que alguns usuários subsidiários eram obrigados a ter o mesmo nível de acesso que o pessoal interno. .
Finalmente, a solução de colaboração em Licitações e Projetos teve que ser implementada de tal forma que a colaboração externa só fosse possível com indivíduos pré-aprovados e com autorização de segurança. A aprovação da documentação antes do lançamento para clientes externos foi um requisito fundamental no design da solução.
Estratégia
SharePoint foi escolhida como a plataforma principal da solução, pois fornece um back-end seguro que é acessível globalmente em vários dispositivos e atende aos requisitos rigorosos do cliente para garantir que os dados sejam mantidos seguros e criptografados em todos os momentos. Além disso, a capacidade de restringir a partilha externa de dados apenas a utilizadores externos autenticados proporcionou a garantia de que as informações não seriam partilhadas com utilizadores que não deveriam ter acesso. Para a solução Licitações e Projetos, foi necessária uma grande personalização de permissões para garantir que apenas determinados usuários pudessem acessar conteúdo específico no site e com usuários externos sendo convidados a colaborar de forma ad hoc apenas em áreas principais.
Power Automate foi usado para fornecer um processo de aprovação estruturado por meio do qual a documentação seria movida para uma biblioteca de documentos compartilhada externamente somente depois que o arquivo fosse totalmente revisado e aprovado por uma equipe interna sênior.
Para ajudar na auditoria e garantir ainda mais que os dados não sejam compartilhados com usuários que não possuem autorização de segurança, as configurações da política de Prevenção contra Perda de Dados (DLP) foram configuradas para serem executadas com base em tags de metadados personalizadas aplicadas a cada documento em todos os sites. Uma opção de substituição foi então disponibilizada apenas para membros internos da organização. Isso garantiu ainda mais que nenhum dado ficasse visível ou acessível a terceiros, a menos que a substituição fosse aplicada a um arquivo.
Finalmente, a Intelology criou um formulário fácil de usar em Aplicativos avançados que permitiu aos usuários internos solicitar a criação de novos sites de licitações e projetos.
Resultados
Após vários workshops de formação para garantir uma elevada taxa de adoção pelos utilizadores, o lançamento desta solução foi um sucesso.
A capacidade de colaborar com suas organizações subsidiárias sem enviar documentação por e-mail resultou em um processo pragmático de gerenciamento de documentação “uma versão da verdade”. Além disso, a capacidade de coautoria em documentos resultou em um retorno mais rápido nas entregas de projetos a clientes externos.
A implementação da automação de processos agregou valor ao negócio e auxiliou no aproveitamento do tempo gasto na preparação de documentação para liberação para clientes externos. Este aumento de eficiência na forma de trabalhar e nos processos de negócios definidos amadureceu ainda mais a organização para permitir o foco em outras áreas principais.
Finalmente, a capacidade de afirmar com segurança que a organização agora está totalmente compatível com o sistema operacional ajudará na licitação para trabalhos futuros.
