Resumo
Dakota Financial, LLC, é uma fonte de financiamento direto baseada em ativos com foco no financiamento de caminhões, reboques, equipamentos de construção e agricultura e máquinas-ferramentas. Os programas nacionais da Dakota Financial são projetados especificamente para fornecer soluções de financiamento para clientes que tenham falências anteriores, ônus fiscais, julgamentos, reintegrações de posse ou pagamentos lentos. A organização financia arrendamentos tradicionais, sale-leasebacks, vendas privadas, start-ups e proprietários/operadores com empréstimos de $10.000 até $400.000.
Procurando um sistema eficiente de digitalização e gerenciamento de arquivos, a Dakota Financial recorreu à SkyLite Systems para implementar uma solução personalizada construída em Microsoft SharePoint, usando PowerApps e Flow.
Desafio
Para garantir que tenham informações adequadas para auditar e pagar os seus empréstimos, a Dakota Financial precisa digitalizar e armazenar entre 20 e 40 documentos para cada empréstimo que financia. Variando de uma a cinquenta páginas, os documentos digitalizados contêm uma abundância de informações que requerem gerenciamento de longo prazo.
Como muitas outras empresas do setor financeiro, a Dakota dependia de um sistema caro e proprietário de digitalização e gerenciamento de arquivos para gerenciar todos os arquivos digitalizados associados aos seus arrendamentos. O sistema era muito rígido e difícil de personalizar. O presidente de Dakota, Michael Green, sabia que deveria haver uma solução melhor e mais econômica. Depois que Dakota migrou para o Office 365, Michael viu o potencial do SharePoint e sabia que poderia aproveitar seu investimento no Office 365 e substituir sua dispendiosa solução legada de digitalização e gerenciamento por uma solução moderna e econômica baseada em nuvem, construída em torno do Office 365.
Estratégia
Michael Green percebeu que o Office 365 poderia formar o núcleo de uma solução capaz de armazenar centenas de milhares de documentos digitalizados. Ele contatou algumas empresas e logo encontrou um parceiro confiável da Microsoft Silver, SkyLite Systems, e pediu-lhes ideias e maneiras de viabilizar sua visão. A SkyLite Systems trabalhou em estreita colaboração com a Dakota para construir uma solução usando um aplicativo SharePoint integrado com scanners e software da Aleris/Kodak. Embora a SkyLite inicialmente tenha imaginado uma solução baseada apenas em SharePoint, eles trabalharam com Dakota e fizeram a transição para uma solução personalizada usando SharePoint Online, PowerApps e Flow.
<h3Using PowerApps, Flow, and SharePoint within the new app
O aplicativo usa uma combinação de PowerApps, Flow, SharePoint e software de digitalização da Alaris/Kodak.
- SharePoint: Dakota usa uma combinação de listas SharePoint e uma biblioteca de documentos para armazenar informações de arrendamento, arquivos digitalizados e outros arquivos relevantes para os arrendamentos que gerenciam. Como todos os dados são gerenciados no SharePoint, os funcionários podem pesquisar os documentos relacionados a um empréstimo por meio do mecanismo de busca no SharePoint. Isso permite a pesquisa de todos os arquivos digitalizados salvos como um PDF pesquisável e de todos os arquivos que possuem um conector de dados.
- PowerApps: Skylite criou um formulário PowerApp incorporado na lista de concessões SharePoint. Ele permite que os usuários acessem facilmente informações sobre um arrendamento, além de todos os arquivos relacionados a um arrendamento, por meio de uma galeria no formulário incorporado.
- Microsoft Flow: A solução usa o Flow para configurar pastas na biblioteca de documentos e limpar os dados conforme necessário todos os dias.
- Utilitário de upload de digitalização da SkyLite Systems: Os funcionários da Dakota usam esse utilitário de upload para revisar, marcar e fazer upload de arquivos digitalizados para a biblioteca de documentos da solução.
- Software de digitalização Kodak/Alaris – A solução usa o software de digitalização Kodak/Alaris para controlar os scanners, formatar os arquivos digitalizados e salvá-los em um local especificado para carregá-los no novo aplicativo.
Adoramos o novo aplicativo. É fácil para nós manter e a transição foi suave e perfeita. Ainda aproveitamos nossa assinatura do Office 365 e agora estamos começando a investigar um componente móvel que não era possível antes.
Michael Green (CEO, Dakota Financial)
Resultados
A nova solução de digitalização e gerenciamento de arquivos da Dakota Financial (construída em torno de SharePoint, PowerApps e Flow) oferece melhorias significativas em relação à solução proprietária anterior. Sem nenhuma habilidade profunda de codificação, a equipe pode facilmente modificar a solução usando PowerApps, Flow ou SharePoint. Como a solução usa listas SharePoint, a Dakota Financial pode aproveitar os recursos do SharePoint com mais confiabilidade e capacidade de fazer backup facilmente das informações armazenadas. O melhor de tudo é que a organização pode acessar facilmente todos os arquivos digitalizados a partir do seu dispositivo móvel.
O futuro
Dakota continua a crescer rapidamente e planeja trabalhar em estreita colaboração com a SkyLite Systems para melhorar a solução. Seu aplicativo atual tem mais de 35 usuários e mais de 1 milhão de páginas digitalizadas gerenciadas na biblioteca de documentos SharePoint associada aos arrendamentos. Embora o desempenho seja rápido e confiável hoje, SkyLite e Dakota sabem que podem facilmente migrar o aplicativo para um Common Data Service (CDS) para que os aplicativos armazenem e gerenciem dados quando decidirem que é hora de aumentar drasticamente para uma escalabilidade quase ilimitada e ainda maior desempenho do CDS. O CEO da Dakota Financial, Michael Green, diz: “Nossa empresa depende muito deste aplicativo. Durmo melhor à noite sabendo que a nova solução está funcionando perfeitamente hoje e tenho a opção de aumentar rapidamente o armazenamento para CDS à medida que continuamos a crescer e atender nossos clientes. Os benefícios adicionais de uma opção móvel e armazenamento massivo de dados são incomparáveis na indústria e reforçam o nosso compromisso com o Office 365 e a Microsoft como plataforma para as nossas necessidades de negócios.”
