Governo municipal usa intranet inteligente baseada em SharePoint para manter as pessoas trabalhando durante uma pandemia

Situada no extremo sul da Ilha de Vancouver fica Victoria, capital da Colúmbia Britânica e uma joia na costa do Pacífico do Canadá. Milhões de pessoas visitam a extraordinária combinação de vistas para o mar, arquitetura histórica e clima temperado da cidade todos os anos. Servindo a população residente da cidade de 94.000 habitantes, o governo municipal da cidade de Victoria é composto por 1.000 funcionários, desde profissionais de TI e bombeiros até especialistas em comunicações e engenheiros florestais urbanos.

Para compartilhar informações entre seus funcionários, em 2014 a prefeitura lançou uma intranet construída em WordPress. Desde o momento em que o site foi lançado, o grupo de TI da cidade de Victoria sabia que seria um

apenas medida provisória: um site construído em Microsoft SharePoint era o objetivo. Ao contrário do site WordPress estático, o grupo queria uma intranet que:

• Promova o envolvimento com os funcionários.
• Permita que os administradores da intranet da cidade enviem notificações e lembretes.
• Fornece controle de acesso sobre o conteúdo que os funcionários da cidade veem.
• Servir como repositório de documentos da cidade.

“O WordPress preencheu uma lacuna no tempo, mas sabíamos que iríamos para algo mais poderoso no futuro”, diz Mike Palmer, CIO da cidade de Victoria. Esse futuro era a iniciativa governamental Modern Workplace, lançada em 2017. A intranet da cidade de Victoria estava prestes a sofrer uma mudança monumental.

Construindo uma intranet dinâmica baseada em SharePoint

Palmer contratou a consultoria Regroove Solutions, com sede em Victoria, para ajudar na implementação do Modern Workplace. A equipe começou a planejar a migração da intranet para SharePoint, mas não havia como migrar programaticamente o conteúdo existente para páginas modernas na época. Depois, uma mudança nas prioridades da cidade interrompeu o desenvolvimento da intranet. Quando o projeto recomeçou, tudo mudou. “Na primeira vez, publicamos páginas dentro do SharePoint, mas definimos como clássico”, diz Matt Longpre, designer e desenvolvedor da Regroove. “Quando o projeto recomeçou, conseguimos usar uma interface de programação de aplicativos (API) para trazer o conteúdo para páginas modernas. Essa pausa nos serviu muito bem.

A intranet da cidade de Victoria consiste em cinco sites centrais:

• Centro da cidade. A página de destino da intranet
• Centro de recursos. A maior parte do conteúdo da intranet anterior, incluindo formulários governamentais
• Últimas notícias. Notícias do governo municipal, editadas pelos administradores do site
• Centro Social. Notícias e informações que qualquer funcionário pode postar e que os administradores podem distribuir para o City Hub
• Parabéns. Um centro onde qualquer funcionário pode postar as conquistas e realizações dos colegas

Na época em que a Regroove estava desenvolvendo a intranet inteligente da cidade de Victoria, a Microsoft ainda não havia introduzido o megamenu. Em vez disso, Regroove usou uma extensão SharePoint Framework do personalizador de aplicativos para construir uma barra de navegação global. A barra é composta por listas SharePoint que os administradores do site podem editar para gerenciar os itens nos menus suspensos. O código no personalizador usa então a API SharePoint para extrair as listas. Diz Longpre: “Onde quer que os usuários estejam, sempre que abrem uma página SharePoint, eles têm uma barra de navegação global para todo o locatário com as cores e o tema da cidade de Victoria”.

A facilidade de uso do SharePoint cria um campeão de intranet

Com a estrutura estabelecida, a propriedade da nova intranet inteligente passou para a Conselheira de Melhoria Contínua, Heather Follis. Follis não tinha experiência em TI ou habilidades de codificação – ela era uma pessoa de comunicação – mas com o apoio de Palmer e do pessoal da Regroove, ela logo adquiriu as habilidades necessárias não apenas para administrar a intranet, mas também para projetar e publicar novas páginas. . Sean Wallbridge, Chief Troublemaker da Regroove Solutions, afirma: “Uma grande parte do nosso papel com a intranet era treinar para que os grupos de TI e comunicações pudessem assumi-la”.

Follis diz que a aparência e a organização da atual intranet da cidade de Victoria são em grande parte o resultado de tentativa e erro. Ela experimentou web parts, colocando blocos de conteúdo, decidindo se gostava deles e depois reorganizando as coisas para maior apelo. Follis já tinha muita experiência no uso do SharePoint como repositório de documentos da cidade, o que ajudou, mas a facilidade com que ela conseguia redesenhar a arquitetura do site e criar novas web parts significava que ela poderia dar um novo começo à intranet. Longpre afirma: “O Page Builder no SharePoint é apenas um sonho. Quando mostramos a Heather como é fácil gerenciar o layout do conteúdo, ela ficou muito satisfeita em saber como isso funcionava.” Follis descreve sua experiência desta forma:

“Ficou evidente em março, quando uma grande parte da nossa força de trabalho começou subitamente a trabalhar a partir de casa sem aviso prévio. Em vez de depender de um terceirizado para nos ajudar a criar uma nova seção do site e redesenhar uma página inicial, isso foi algo que consegui fazer em um dia. Criei um ícone altamente visível na página inicial que as pessoas poderiam selecionar para ver uma seção dinâmica e em evolução da intranet específica para as informações de que precisavam para a continuidade dos negócios e para trabalhar em casa.”

Essa facilidade de publicação de conteúdo em uma intranet inteligente baseada em SharePoint é repetida pela Longpre. “Acho que a experiência de edição das páginas modernas foi realmente reveladora para as pessoas”, diz ele. “Na intranet antiga, você teria que escrever seu conteúdo em um editor, visualizá-lo, voltar e fazer alterações, e assim por diante, até finalmente publicá-lo. No SharePoint, você edita o conteúdo in-line, confirma a alteração e a vê, incluindo links externos, biblioteca de documentos, vídeos, lista de web parts.” Ele acrescenta: “Além disso, as páginas são muito responsivas. Fazer com que as colunas colapsassem para acomodar telas menores foi um sucesso.”

Dinamismo e uma única biblioteca de documentos: duas grandes vitórias

O dinamismo que o SharePoint acrescenta à intranet da cidade de Victoria é um bônus tremendo – e exatamente o que Follis procurava. A falta de envolvimento com a intranet sempre foi um problema. “Agora”, diz Follis, “o SharePoint nos dá o dinamismo que faltava antes. Podemos adicionar galerias de imagens, feeds do Twitter. Não são apenas palavras em uma página.”

Além disso, a intranet inteligente dá a Follis e aos editores da intranet a capacidade de:

• Certifique-se de que os funcionários voltem sempre à intranet para obter notícias, formulários e informações sobre o que está acontecendo na organização.
• Envie notificações e lembretes.
• Garanta o controle de acesso aos formulários e conteúdo.
• Use o logon único para ajudar na segmentação de conteúdo, garantindo que as pessoas que precisam ver o conteúdo o façam e as que não precisam, não o façam.
• Forneça uma única fonte de verdade na forma da biblioteca de documentos da cidade – as alterações feitas em documentos e formulários na biblioteca SharePoint são propagadas por toda a organização, com controle de versão.

Esta capacidade de sincronizar a biblioteca de documentos com a intranet foi outra vantagem. “Incorporar uma web part de biblioteca de documentos em uma página, com PDFs e todos os outros tipos de documentos, simplesmente não era possível na intranet anterior”, diz Longpre. Palmer e sua equipe ainda estão no processo de migração de tudo para SharePoint das unidades de rede e outras fontes de dados da organização, mas a COVID-19 acelerou a necessidade de concluir esse trabalho. No entanto, os funcionários da cidade de Victoria adotaram o trabalho em casa, o que tornou a migração um pouco mais fácil.

Teams e SharePoint são fundamentais para o sucesso do trabalho em casa

A iniciativa Modern Workplace facilitou a transferência de cargas de trabalho dos servidores do data center para a nuvem. Esta mudança para o software como serviço foi particularmente benéfica para a biblioteca de documentos do governo municipal – uma grande parte da iniciativa. Em vez de ter que rastrear cada instância de um documento, verificar a versão e fazer as mesmas alterações potencialmente várias vezes, os proprietários dos documentos editam seus arquivos em um local central e o SharePoint cuida do controle de versão. “Você adiciona conteúdo ao local apropriado na biblioteca de documentos e ele aparece automaticamente em qualquer página que tenha a web part da biblioteca de documentos. É uma grande vitória”, diz Wallbridge.

Igualmente importante é o Teams, que tinha sido fundamental para a iniciativa de Palmer mesmo antes da COVID-19 remodelar a forma como os funcionários da cidade de Victoria trabalhavam. Wallbridge aponta para um exemplo brilhante. Um dos primeiros projetos da Regroove com o grupo de TI foi a criação do centro de operações de emergência (EOC) de Victoria. “Criamos um modelo e personalizações no Teams para que, sempre que ocorrer uma emergência em toda a cidade, eles possam criar uma equipe EOC em 10 minutos e responder”, diz Wallbridge. Essa experiência provou ser inestimável quando a pandemia do coronavírus chegou. Adiciona Palmer:

“O Departamento de Engajamento da cidade de Victoria usa o SharePoint para armazenar e rastrear documentação em segundo plano durante a crise. O grupo de TI usa modelos no Teams para criar um EOC em minutos. Assim que o EOC estiver instalado e funcionando, usaremos o Teams para gerenciar a resposta da cidade e coordenar a comunicação entre os serviços de emergência, os serviços principais da cidade, as agências governamentais provinciais e as organizações voluntárias.”

Microsoft 365 ajuda a força de trabalho moderna a evoluir

Para Palmer e Follis, abraçar o local de trabalho moderno significa um sem fim de possibilidades. “Para mim”, diz Follis, “adoro o potencial que o SharePoint nos oferece – o potencial de possuir nosso conteúdo, o potencial de não ter que voltar a um fornecedor toda vez que quisermos mudar a aparência de uma página. Atingimos apenas a ponta do iceberg em termos do que podemos integrar ao nosso hub em termos de recursos e ferramentas.”

O governo municipal deve ser adaptável para satisfazer as necessidades dos residentes e responder às mudanças a nível provincial e nacional. Como uma solução baseada em nuvem, o Microsoft 365 também está em constante mudança, com a Microsoft lançando novos recursos e ferramentas o tempo todo. Diz Palmer: “Mudar para uma plataforma inteligente como a SharePoint, que não precisamos atualizar continuamente, e que está constantemente atualizada, com a Microsoft adicionando recursos o tempo todo – é fantástico!” Wallbridge concorda com a afirmação de Palmer: “Nos velhos tempos das intranets, você as implantava e depois as substituía a cada quatro anos porque a tecnologia havia mudado. Com o SharePoint, você obtém melhoria contínua ao longo do tempo.”

Uma intranet inteligente é apenas o começo

As equipes e a intranet baseada em SharePoint são essenciais para o funcionamento contínuo da cidade de Victoria durante a pandemia do coronavírus. “Com a COVID-19 impulsionando o trabalho em casa, o uso do Teams cresceu mais de 400%, diz Palmer. A intranet tem sido a fonte central de informações e recursos sobre o trabalho em casa sobre a COVID-19, e as taxas de adoção dos funcionários refletem a importância do site. “Estamos vendo análises que nunca tivemos antes”, diz Palmer.

Os colegas de Follis adotaram a facilidade de publicação de conteúdo que o SharePoint oferece. Diz Follis: “Quando treino os membros da minha equipe para publicar conteúdo em nossa intranet, a primeira coisa que digo a eles é: 'Vocês ficarão surpresos com o quão fácil isso é'”.

A transição da cidade de Victoria para um local de trabalho moderno continua. “Agora que estamos nesta plataforma estratégica, podemos integrar totalmente nossos sistemas back-end por meio do Power Automate e da riqueza do Microsoft 365. Gosto de manter as coisas simples, por isso, assim que conseguir eliminar uma solução pontual de terceiros e duplicar a aposta na nossa plataforma principal, será uma grande vitória”, afirma Palmer.