A cidade de Brampton melhora a conformidade de registos e a governação de conteúdos na nuvem com o Office 365 e SharePoint

Resumo

Sede da nona maior cidade do Canadá, as soluções de gestão de conteúdos e registos da Cidade de Brampton (Ontário) já não atendiam aos crescentes requisitos de conformidade e governação. Os efeitos foram sentidos pelos funcionários da cidade, que tentaram otimizar da melhor forma possível a sua solução desatualizada.

Ficou claro que a cidade precisava passar por uma transformação digital. Embora este seja um cenário comum hoje em dia, as circunstâncias eram tudo menos isso. A cidade administrou dois projetos substanciais em rápida sucessão – um deles sendo uma atualização do SharePoint 2007 para SharePoint Online, o segundo sendo a implementação de um sistema eletrônico de gerenciamento de documentos e registros.

Desafio

Para impulsionar a transformação digital, a cidade precisava de migrar para a nuvem. Além disso, a cidade também precisava de um sistema de gerenciamento de documentos mais substancial que funcionasse com base no ambiente SharePoint. A equipe de gerenciamento de registros da cidade utilizou sua instância SharePoint 2007 para algum gerenciamento, mas acabou confiando em registros físicos para controlar os documentos. A equipe de gestão da informação também se envolveu e se uniu à equipe de gestão de registros para avaliar os processos de governança e conformidade. Tornou-se óbvio que havia lacunas nas suas políticas. Enquanto tudo isso acontecia, a cidade também estava no meio de inúmeras mudanças de pessoal que faziam com que os gerentes entrassem e saíssem em curta sucessão.

Estratégia

Para migrar os arquivos existentes para o SharePoint Online e implementar a solução complementar de gerenciamento de registros, a cidade optou por trabalhar com a Gimmal. Com suas soluções de gestão e governança de registros, a Gimmal foi a melhor escolha para as necessidades de gestão de informações da cidade. A visão da cidade para uma solução abrangente de gerenciamento de registros e governança de conteúdo alinhada estreitamente com as capacidades e experiência de software da Gimmal.

A Gimmal conseguiu atender às necessidades de registros e gerenciamento de informações da cidade com suas soluções de software que funcionam com base no SharePoint. À medida que a City fez a transição para o SharePoint Online, a Gimmal conseguiu implementar seu software de governança de conteúdo para rodar sobre ele. A arquitetura SharePoint serviu como um ótimo local para implementar soluções de governança e gerenciamento de registros. Estas soluções críticas para os negócios tornaram-se a base do sistema ECM personalizado da cidade, denominado BRiMS (Brampton Records and Information Management System). Com a solução implementada, a cidade conseguiu obter mais controle sobre suas informações em todos os departamentos. Gimmal conseguiu apoiar o lançamento do BRiMS, proporcionando treinamento e transferência de conhecimento aos funcionários da cidade.

Resultados

Com o BRiMS arquitetado e implementado para gerenciamento de informações em toda a organização, a cidade recebeu uma solução específica feita exatamente para suas necessidades. Durante a migração, mais de dois milhões de documentos foram movidos com sucesso do SharePoint Server para o SharePoint Online. Isso também incluiu a migração de 3.500 usuários para o Office 365, executado em Azure. Com acessibilidade ao SharePoint Online, as equipes agora podem trabalhar com seus dispositivos móveis. As soluções de gerenciamento e governança de registros da Gimmal tornaram mais fácil para os funcionários da cidade encontrarem o que precisam. Com as soluções Gimmal, os tipos de conteúdo e metadados são atribuídos no momento em que são carregados. Os sites da intranet da equipe também foram criados pela Prefeitura, e a estrutura estabelecida pelo software da Gimmal ajuda a manter os sites organizados e fáceis de encontrar. A adesão dos funcionários foi alta, ajudada pela interface SharePoint familiar e pela forte integração com o Gimmal.

A cidade decidiu concluir estes projetos para preparar as suas operações para o futuro, bem como permitir a inovação através da organização. Após a conclusão dos projetos, a Cidade sentiu-se preparada para prestar o melhor serviço possível à população de Brampton.