A cidade de Bellevue maximiza o gerenciamento de registros com SharePoint e Gimmal

Resumo

A cidade de Bellevue (WA) estava passando por um crescimento descontrolado de informações em toda a sua organização. Como resultado, o seu ambiente de conformidade estava sob pressão indevida. A TI estava lidando com diversas soluções de conteúdo e repositórios já existentes. O número de sistemas desagregados aumentou os custos de TI da cidade na administração e manutenção de infra-estruturas, e o risco de não conseguir encontrar conteúdos e a sua potencial má gestão eram preocupações crescentes.

Desafio

Com o aumento dos requisitos de gestão de registros, a cidade precisava de ajuda para estabelecer uma solução tecnológica que atendesse às suas necessidades de gestão de informações. Eles também precisavam garantir a escalabilidade durante os próximos cinco a dez anos. Para ultrapassar estes obstáculos, a Cidade necessitou de assistência na criação de uma infra-estrutura de governação para todos os seus documentos, conteúdos e registos, a fim de satisfazer as necessidades em constante mudança, garantir a conformidade, reduzir a carga de trabalho de TI e reduzir os custos crescentes.

Estratégia

A cidade utilizou o Gimmal Records Management em combinação com os serviços de implementação do Gimmal para construir uma base SharePoint para criar uma solução completa de gerenciamento de registros compatível com 5015.2 do Departamento de Defesa (DoD). A solução fornece criação e gerenciamento centralizados de políticas de retenção de registros para conteúdo armazenado nos Centros de Registro SharePoint. A cidade também implementou o Gimmal Content Governance para SharePoint para governança e controle proativos. Com os serviços da Gimmal, a cidade pôde aproveitar a implantação e adoção em ritmo acelerado do novo sistema.

Gimmal se concentrou em ajudar a cidade a usar o SharePoint como solução padrão para colaboração e gerenciamento de registros compatíveis. O Gimmal Records Management foi o produto utilizado para garantir a gestão segura da informação mais crítica e valiosa da organização. Redirecionando o alto custo de suporte e manutenção do sistema Oracle Stellent existente para a implementação do gerenciamento de registros no SharePoint, Gimmal ajudou a cidade a reduzir seus custos e forneceu uma solução mais bem alinhada às suas necessidades em gerenciamento de conteúdo e registros. A solução melhorou instantaneamente o acesso e a governança por meio do gerenciamento centralizado de registros no SharePoint da cidade.

Embora a cidade não fosse novata no SharePoint, eles nunca haviam usado o aplicativo de maneira estruturada para conteúdo e colaboração. Portanto, a transferência de conhecimento provou ser crítica para o sucesso da solução. Como parceiro certificado Microsoft Gold com profundo conhecimento em SharePoint, Gimmal garantiu que a cidade entendesse todos os principais conceitos, nomenclatura e considerações de design que compunham a solução.

Resultados

“Gimmal conseguiu reduzir o risco organizacional da cidade por meio de governança centralizada e gerenciamento de registros – tudo a um custo inferior ao pagamento de manutenção do sistema legado de Bellevue”, afirma Kyle Stannert, gerente municipal assistente da cidade de Bellevue. A cidade beneficiou de um aumento na produtividade geral, à medida que os funcionários transitam de sistemas legados e se libertam do incômodo de usar vários sistemas. Todas as fontes de dados dentro da cidade serão conectadas em breve, criando um sistema único de gestão política unificada. O sistema de gerenciamento de registros certificado baseado em SharePoint serve como um substituto bem-sucedido e de baixo custo para os sistemas legados da cidade. O sistema também permite que os funcionários da cidade experimentem pesquisa e acesso aprimorados por meio de tipos de conteúdo gerenciado SharePoint e campos de metadados obrigatórios para conteúdo criado e salvo em um ambiente gerenciado.

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