Papel fundamental do Office 365 e da liderança da informação na transformação e conformidade de negócios no Conselho Distrital de Central Hawke's Bay

Resumo

O Conselho Distrital de Central Hawke's Bay (CHB) é o primeiro Conselho da Nova Zelândia a usar o Office 365 para um Sistema de Gerenciamento de Documentos e Registros Eletrônicos (EDRMS) de grau de conformidade generalizado com a Lei de Registros Públicos.

Esta mudança foi vista pela nova equipa de liderança da CHB como um projecto fundamental para a transformação interna do negócio. Anteriormente, os registros do conselho eram criados e gerenciados como registros em papel e documentos eletrônicos em compartilhamentos de arquivos ad hoc. Isso tornou difícil para a equipe ter uma visão completa da tomada de decisões e do aconselhamento. Também dificultou a racionalização dos processos empresariais para melhorar a eficiência e os níveis de serviço.

Seu novo sistema Office 365 oferece maneiras fáceis e consistentes de arquivar documentos e e-mails e oferece pesquisa poderosa, incluindo pesquisa por propriedade ou cliente. Também está integrado ao seu sistema de classificação e propriedade.

Isto melhorou a capacidade do pessoal de trabalhar em qualquer lugar, colaborar, servir os seus eleitores de forma mais eficiente e constitui a base para o seu local de trabalho do futuro. O CHB está agora a aproveitar ainda mais isto através de iniciativas digitais para trabalhar e servir a comunidade e as partes interessadas.

Desafio

Muitas das informações do CHB foram mantidas em documentos em papel, bem como em arquivos eletrônicos em compartilhamentos de arquivos e por e-mail. As pastas de compartilhamento de arquivos tinham até dez profundidades e estruturas ad-hoc. Isto dificultou a localização de todas as informações sobre um tópico ou propriedade – especialmente para novos funcionários.

Ao abordar estas questões, a CHB pretendia incentivar a partilha de conhecimento e a difusão de informações em toda a organização, bem como impulsionar ganhos de eficiência e aumentar os níveis de serviço.

Para conseguir isso, seriam necessárias mudanças significativas de comportamento e de processo. O plano de implementação precisava incluir a gestão da mudança e a governança. Também era necessária a criação de estruturas consistentes e acordadas sobre a forma como a informação seria arquivada e encontrada.

Estratégia

Os workshops mostraram que cada departamento do CHB tinha necessidades e fluxos de trabalho únicos, mas ainda precisava de aceder aos mesmos documentos. Por isso, unificar vários compartilhamentos de arquivos e fontes de informação era uma prioridade. Em particular, reunir tudo em uma única pesquisa de propriedade.

A facilidade de arquivar informações, bem como a segurança de informações confidenciais, era uma prioridade. Os projetos incluíram o uso de aplicativos iWorkplace baseados em Azure que permitem que os metadados sejam autoclassificados. Outro aplicativo iWorkplace (Smart Case Files) simplifica o gerenciamento de conteúdo e oferece à equipe de administração acesso fácil para definir segurança e permissões refinadas sem direitos de administrador do sistema. Isto é muito útil para gerenciar riscos relacionados à privacidade e à sensibilidade comercial.

As necessidades de conformidade com a Lei de Registros Públicos foram atendidas pela biblioteca de documentos nativa do Office 365 e estruturas de metadados acopladas ao aplicativo iWorkplace Smart Records. Este aplicativo Azure cria um datamart de todos os registros que podem ser usados para relatórios de emendas/dados, bem como para criar regras para retenção e descarte de conteúdo. As regras podem ser automatizadas e incluem processos de avaliação manual e aprovações para descarte, conforme necessário.

O projeto incluiu um profundo envolvimento com a equipe no design dos espaços de trabalho que utilizariam. Houve também um evento de exposição interativo que mostrou visualmente o propósito do projeto, os problemas resolvidos e como outras organizações e conselhos da Nova Zelândia utilizaram o Office 365.

À medida que o projeto avançava, uma nova exposição foi organizada para trabalhar as principais mudanças necessárias para a interação digital externa – com clientes, comunidade e grupos de partes interessadas. Isto ajudou não só a planear o futuro, mas também a aprofundar a adesão e a compreensão de como o Office 365 deveria funcionar para eles.

Resultados

A pesquisa detalhada e personalizável do SharePoint foi uma melhoria imediata para a equipe, que agora pode encontrar documentos – filtrados por: departamento, arquivo de caso ou tipo de documento. As informações são mantidas em espaços de trabalho estruturados de forma consistente que incluem todas as funções e atividades.

Os funcionários encontraram benefícios inesperados, como a possibilidade de trabalhar remotamente nas audiências de submissões. Com o seu EDRMS e estratégia em vigor, a CHB continua a descobrir novas oportunidades de trabalhar com SharePoint e Office 365. Isto informa a sua estratégia à medida que planeiam desenvolver a sua plataforma Office 365 em fases futuras da sua transformação digital.

Como a primeira organização governamental local na Nova Zelândia a adotar o SharePoint e o Office 365 para EDRMS de grau de conformidade, o Conselho Distrital de Central Hawke's Bay abriu as portas para outros Conselhos.

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