Igreja comunitária simplifica operações administrativas com Office 365, SharePoint e KnowledgeLake

Resumo

A Igreja CenterPointe (CPC) é uma igreja não denominacional que atende a comunidade de Collinsville, Illinois, há mais de uma década. A igreja precisava de uma maneira melhor de manter o foco na missão, em vez de nas operações administrativas. Muitos dos seus processos de gestão de documentos eram baseados em papel e as lacunas no sistema tornaram-se mais visíveis à medida que a igreja crescia. Eventualmente, a igreja investiu no Office 365 para armazenamento e colaboração básica de documentos. Para levar ainda mais seu investimento no Office 365, a CenterPointe Church contatou a KnowledgeLake para aproveitar ao máximo os recursos de gerenciamento de documentos do Office 365 e do SharePoint.

Desafio

Fundado em 2001, o CPC passou por diversas mudanças, incluindo uma fusão com outra igreja e diversas mudanças de nome. Ao longo do seu crescimento, o CPC utilizou a tecnologia para continuar a fazer avançar o seu ministério, especialmente para atrair novos membros mais jovens. No entanto, essa paixão pela tecnologia nem sempre foi transferida para as operações de back-office. Isto resultou num sistema obsoleto baseado em papel para gerir os documentos do CPC. Mesmo depois de empregar um novo pacote de contabilidade e software de gerenciamento de igreja, ainda havia uma lacuna significativa que não estava sendo preenchida para as necessidades de gerenciamento de documentos e processamento de contas a pagar. Com o tempo, o CPC acumulou pilhas de arquivos em papel que datam de quase 15 anos. O papel não apenas ocupava o espaço necessário, mas também impedia que a equipe encontrasse documentos a qualquer momento. Com as contas a pagar também sendo tratadas externamente, a necessidade de um sistema melhor era clara.

Estratégia

Para cumprir o seu objetivo de atualizar as operações de back-office, o CPC fez um investimento no Microsoft Office 365, permitindo à igreja armazenar documentos e facilitar a colaboração entre os funcionários no SharePoint Online. Embora o Office 365 atendesse a maioria das suas necessidades, a igreja ainda desejava uma solução melhor para o gerenciamento de documentos e fluxos de trabalho de contas a pagar.

Para preencher as lacunas no processo de gerenciamento de documentos da CPC, a KnowledgeLake implementou sua solução comprovada. KnowledgeLake introduziu pela primeira vez a capacidade de digitalizar e etiquetar todos os documentos em papel que chegam à igreja. A próxima habilidade foi fazer upload e etiquetar documentos eletrônicos, que a igreja então usa para identificar faturas pendentes e documentos que precisam de retenção de longo prazo aplicados a eles.

Resultados

Ao implantar soluções de gerenciamento de conteúdo KnowledgeLake com seu investimento já existente no Office 365, a CPC conseguiu criar um fluxo de trabalho confiável de gerenciamento de documentos e contas a pagar, melhorando suas operações de back-office. “A qualidade do nosso arquivo de documentos não está mais à mercê de diferentes estratégias de arquivamento que mudam sempre que alguém assume as responsabilidades de arquivamento”, disse Ballard. “Antes era praticamente impossível encontrar documentos históricos. Com esta solução implementada, a metodologia não depende de um voluntário específico. A tecnologia orienta o processo.” Por meio da solução KnowledgeLake ECM, os documentos são capturados, etiquetados e armazenados rapidamente e com facilidade. Esse processo simplificado é fácil de aprender, ensinar e é uma tarefa de baixa pressão para os voluntários do CPC que examinam o conteúdo. Agora que o CPC tem fluxos de trabalho digitais, o contador da igreja não precisa se deslocar para recuperar documentos em papel. A equipe do escritório pode digitalizar documentos semanalmente, permitindo que o contador identifique os documentos que precisam ser processados usando o KnowledgeLake. Isto não só economiza tempo para o CPC, mas também economiza custos de combustível para o pessoal do escritório.

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