Grupo Bühler centraliza acesso e distribuição de conteúdo com Microsoft 365 e MondayCoffee

Resumo

A Bühler é líder de mercado global no fornecimento de fábricas de produção de farinha, linhas de produção de massas e chocolate, instalações de fabricação de ração animal e sistemas de fundição sob pressão de alumínio. Como uma organização global com 13.000 funcionários operando em 140 países, a Bühler precisava de uma plataforma única para informação, comunicação e colaboração entre funcionários e partes interessadas externas.

O software em nuvem da MondayCoffee, que combina de forma inteligente as principais tecnologias da Microsoft em uma plataforma padronizada e fácil de usar, permitiu à organização acessar, compartilhar e distribuir todas as informações e conhecimentos relevantes em qualquer lugar e a qualquer hora. As equipes globais podem trabalhar com mais eficiência e melhorar a colaboração com clientes, parceiros e fornecedores.

A Bühler conseguiu criar um ambiente de trabalho preparado para o futuro para uma organização digitalmente eficiente.

Desafio

Quando o projeto começou em 2015, a Bühler tinha múltiplas plataformas e ferramentas (Lync, Outlook, Oracle, Jive, File Shares, SharePoint, Enterprise Social Network) para armazenar e compartilhar conteúdo – para colaborar, comunicar e trabalhar dentro de equipes locais e globais como bem como junto com clientes, parceiros ou fornecedores. Isto estava criando ineficiências, impedindo a gestão do conhecimento e afetando a produtividade individual e organizacional. Na verdade, os funcionários não tinham um ponto de entrada único para acessar as informações da empresa com rapidez e em todos os dispositivos; compartilhar conteúdo com terceiros de maneira segura, eficiente e fácil de usar; ou use salas virtuais para colaboração eficaz em equipes globais.

A Bühler teve que substituir a antiga intranet e queria consolidar o cenário atual de gerenciamento de conteúdo, comunicação e ferramentas de colaboração em uma única plataforma pronta para uso – baseada em Microsoft 365 – para um ambiente de trabalho e experiência de usuário integrados. A Bühler já era usuária do Microsoft 365, mas ainda não havia aproveitado a oportunidade para aproveitá-lo ao máximo e combinar todas as tecnologias e aplicativos em uma única plataforma – de maneira conveniente e baseada no cenário de trabalho.

Com a nova solução, o cliente queria utilizar todo o potencial das tecnologias Microsoft 365 e criar uma única fonte de verdade para toda a sua organização. Para a Bühler era essencial que as suas equipas fora da Europa também tivessem acesso fácil e rápido à informação e que as equipas globais que trabalham em projetos globais tivessem a infraestrutura necessária para colaborarem entre si.

Estratégia

O Grupo Bühler escolheu uma solução pronta para uso, baseada no Microsoft 365, que combina comunicação, gerenciamento de documentos e colaboração em uma única plataforma. O novo ambiente de trabalho digital tinha de funcionar como um ponto de entrada único para toda a organização aceder à informação da empresa, incluindo outras ferramentas e sistemas, e no qual trabalhar eficazmente como uma equipa global. O desempenho da solução em termos de velocidade, segurança e eficiência na manutenção e operação da plataforma foi fundamental.

A Bühler escolheu a solução em nuvem da MondayCoffee porque ela utiliza todo o potencial das tecnologias do Microsoft Office 365 e oferece uma plataforma fácil de usar e de melhores práticas para combinar gerenciamento de informações, gerenciamento de conteúdo, comunicação e colaboração.

A equipe implementou o projeto em duas fases. Na primeira fase, a Bühler estabeleceu uma plataforma global de informações com um site inicial unificado para consumir informações específicas da empresa, interagir com o CEO em um blog para toda a empresa e acessar sites de conhecimento contendo documentos de normas da empresa, dados de produtos e muito mais. A equipe construiu interfaces com outros sistemas de dados (por exemplo, SAP ERP, Hybris PCM) para garantir a transferência e etiquetagem automatizada de dados entre os sistemas existentes e a nova plataforma global de informações e, assim, fornecer aos usuários acesso rápido às informações para a organização. Hoje, por exemplo, com apenas alguns cliques, os funcionários podem acessar as normas corretas com a ajuda de uma pesquisa de texto completo com extensos refinadores de mais de 25.000 normas.

Na segunda fase, a Bühler está ampliando o uso da plataforma para a colaboração. Usando layouts e funcionalidades padronizadas e de melhores práticas, as equipes poderão criar sites de colaboração com apenas um clique e começar a colaborar em espaços de trabalho virtuais predefinidos. A equipe está avaliando interfaces com outras tecnologias (por exemplo, SAP) para melhorar ainda mais a eficiência e a produtividade individual e organizacional.

O próprio Departamento de TI e Processos já está utilizando sites de projetos. Em um site de projeto, eles podem adicionar membros, armazenar todas as informações do projeto, interagir entre si (por bate-papo, blog ou chamada do Skype for Business), compartilhar um bloco de anotações comum e adicionar um gerenciador de tarefas ou calendário. A cada local de projeto, o departamento ITP também adicionou informações de status, que são consolidadas em tempo real em um painel central do escritório de projetos para ter sempre uma visão geral de todos os projetos. Ter modelos de espaço de trabalho virtuais e predefinidos disponíveis para projetos, grupos de trabalho, departamentos, regiões e locais, além de produtos e serviços, torna a solução MondayCoffee não apenas a única fonte de verdade, mas também um local ideal para colaborar dentro da organização.

A implementação do ambiente de trabalho digital do MondayCoffee foi feita principalmente através do sistema live. Como a solução do MondayCoffee está pronta para uso, após uma breve análise e fase conceitual, o novo sistema 'ainda vazio' estava no ar e poderia ser preenchido com conteúdo junto com a equipe do projeto. Este método permite que os usuários se familiarizem com o sistema desde o início e detectem problemas antes de colocá-lo em operação. Uma equipe principal de representantes da MondayCoffee e da Bühler tem trabalhado em estreita colaboração no projeto desde o início, reunindo-se semanalmente para impulsionar o projeto e ajudar os usuários piloto e proprietários de locais. Os membros da equipa principal continuam a ser um ponto de referência para a organização na implementação de locais de colaboração, incluindo Microsoft Teams.

Resultados

A infraestrutura:

• Mude de múltiplas plataformas para Microsoft 365 que abrange comunicação, gerenciamento de documentos e colaboração
• Mude de uma infraestrutura local para a poderosa nuvem da Microsoft, permitindo uma distribuição mais rápida de dados em todo o mundo

Do utilizador:

• Uma única plataforma para todos os funcionários em todo o mundo colaborarem e acessarem facilmente os dados da empresa a qualquer hora, em qualquer lugar e em qualquer dispositivo

Empresa:

• Aumento de eficiência e produtividade devido a uma plataforma única; uma poderosa função de pesquisa (marcação); interfaces inteligentes; uma apresentação padrão e uniforme de informações e salas de colaboração virtuais predefinidas

A consolidação do armazenamento de informações e da apresentação de conteúdo de vários sistemas desativados (alguns locais) em uma única plataforma leva a uma melhor acessibilidade e a menores esforços de manutenção, bem como a uma redução de possíveis redundâncias de dados.

Os portais de pesquisa avançada garantem acesso fácil e imediato às informações necessárias, o que leva a um aumento de eficiência e a resultados de maior qualidade.

A funcionalidade de pesquisa e acesso direto ao conteúdo de sistemas dedicados como d.3, hybris e Simplex facilitam e simplificam muitos processos de trabalho.

A apresentação estruturada e uniforme de todas as informações específicas do local simplifica o planejamento de viagens e a interação com colegas responsáveis.

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