Cliente
Universidade Brigham Young
Gimal
O software Gimmal oferece a capacidade única de gerenciar informações, não importa onde elas existam. Seus produtos garantem que informações importantes sejam gerenciadas em todos os sistemas com políticas prontas para auditoria em SharePoint, Office 365, plataformas Legacy ECM, compartilhamentos de arquivos e em formatos físicos. O conteúdo pode ser armazenado em centros de registro seguros ou gerenciado no local.
Saber maisResumo
Uma universidade privada de pesquisa em Provo, Utah, a Universidade Brigham Young pertence e é administrada pela Igreja de Jesus Cristo dos Santos dos Últimos Dias e tem a maior população estudantil no campus de qualquer universidade religiosa nos Estados Unidos. Howard Loos, gerente de registros e informações da BYU, estava procurando uma maneira melhor de gerenciar os registros diários e históricos da universidade. Com um programa modernizado de gerenciamento de registros e melhores ferramentas para gerenciamento de informações implementadas pela Gimmal, a BYU melhorou a conformidade do gerenciamento de registros em toda a organização.
Desafio
A BYU acumulou milhões de registros que não puderam ser gerenciados de forma prática ou eficaz. Uma abordagem ineficiente “baseada em papel” para gerenciar registros exigia classificação manual por parte dos usuários. Isto resultou em custos elevados relacionados com a localização, gestão e armazenamento de quantidades crescentes de registos não geridos. Trabalhando com a liderança da universidade, Loos e sua equipe decidiram rapidamente que precisavam de uma solução de software de terceiros para gerenciar a retenção e transferência de registros SharePoint.
Estratégia
A equipe de Loos investigou outras opções de terceiros e escolheu o Gimmal Records Management porque ele atendia às suas necessidades e era o sistema mais fácil para sua pequena equipe administrar com pouca ajuda da TI.
A BYU tinha uma necessidade bem definida e um desejo de flexibilidade que amplificasse a capacidade existente do SharePoint. Loos declarou: “Precisávamos de uma ferramenta que pudesse desenvolver um plano de arquivos e depois mapeá-lo com as regras para vários sites”. Além disso, ele identificou os aspectos críticos que eles precisavam de uma solução: a capacidade de transferir registros históricos para o sistema de preservação digital, gerenciar registros no local e agilizar o processo de aprovação para destruição de registros. Então ele recorreu à Gimmal, que forneceu a solução de software perfeita para suas necessidades.
O Gimmal Records Management fornece uma solução fácil de ser administrada por uma pequena equipe em todos os seus sites SharePoint. A solução da Gimmal foi implementada rapidamente para controlar o conteúdo SharePoint e gerenciar a retenção com regras automatizadas.
Resultados
Com o Gimmal Records Management, o SharePoint é um sistema moderno de gerenciamento de registros. A implantação foi um processo simples, pois a BYU já implementou o SharePoint em 62 de seus 400 departamentos em 2016. A BYU pode controlar centralmente suas políticas para todos os sites e locais a partir de um único local, gerenciar registros no local e evitar o custo de mover registros para outro sistema , agilizar a aprovação para destruição de registros, aplicar retenções legais e transferir registros históricos para seu sistema de preservação digital.
A BYU continuará a implementar a solução em seus departamentos restantes e se beneficiará de um sistema de gerenciamento de registros mais avançado, porém prático. Eles estão especialmente satisfeitos com a capacidade de aplicar retenções legais, descartar registros de forma defensável e mitigar os riscos e custos de retenção de informações desatualizadas. Loos afirmou: “O software é tão flexível que, à medida que o gerenciamento de registros evolui para a governança da informação, a ferramenta é adaptável o suficiente para lidar com isso”.
