Organização Juvenil Digitaliza Registros Antes da Mudança de Escritório

Resumo

Boys Hope Girls Hope (BHGH) é uma organização internacional centrada no cultivo do empoderamento dos jovens através da educação e do apoio holístico. Operando em 16 cidades nos Estados Unidos e na América Latina, a BHGH utiliza programação estruturada adaptada às necessidades de cada comunidade, currículo exclusivo e parcerias com escolas e universidades locais. Milhares de bolsistas participam dos programas do BHGH nos Estados Unidos e na América Latina.

A solução Fujitsu ajuda a Boys Hope Girls Hope a digitalizar milhares de documentos em papel para minimizar os requisitos de espaço físico e melhorar a usabilidade e a capacidade de pesquisa. Eles também compartilharam seu planejamento e considerações para o Projeto Cortex, para minimizar ainda mais a indexação e o gerenciamento de metadados para remover ainda mais os humanos do processo de marcação e classificação. O verdadeiro objetivo é proporcionar mais tempo gasto na criação de oportunidades e educação através da faculdade – para desenvolver futuras “histórias de esperança para graduados”.

Desafio

Thomas Casey, vice-presidente de operações, identificou a necessidade da organização de gerenciar seus documentos de suporte e artefatos de negócios. BHGH tem três programas principais que criam artefatos comerciais significativos baseados em papel. Isso inclui documentos acadêmicos, documentação operacional, dados de programas, além dos documentos usuais exigidos na maioria das empresas, como formulários de RH, registros fiscais e de folha de pagamento e arquivos comerciais.

O Programa Residencial: Em cada casa BHGH, seis a doze bolsistas são atendidos por Conselheiros Residenciais profissionais residentes, 24 horas por dia. Os acadêmicos compartilham tarefas, fazem a lição de casa juntos, frequentam cultos religiosos, comem e crescem juntos. A quantidade de documentos comprovativos por bolsista é impressionante. Agora multiplique isso por várias residências de 2 a 3 por cidade e 14 cidades somente nos Estados Unidos.

 

O Programa da Academia: Assim como os bolsistas residenciais, os bolsistas da Academia estão matriculados em programas preparatórios para a faculdade em escolas locais de alto nível ou recebem currículo preparatório para a faculdade em seu distrito escolar atual; os bolsistas são acompanhados por tutores que os ajudam a atingir seu potencial acadêmico e mentores que compartilham suas experiências de vida; estão inscritos em atividades extracurriculares destinadas a ajudá-los a descobrirem-se a si próprios e ao mundo que os rodeia; e envolvem-se em projetos de serviço comunitário que lhes ensinam o valor de viver uma vida comprometida em servir os outros.

• Programa Colegiado: Para bolsistas residenciais e não residenciais do BHGH, a educação universitária não é um sonho, é uma expectativa. Este programa é um programa interativo plurianual com atividades específicas que comprovadamente preparam os alunos para as demandas da vida no campus e da vida independente.

Em 2012, a Microsoft doou mais de $1M em software para permitir a automação de sistemas BHGH. Como parte da jornada de transformação digital, em 2020, a BHGH estará novamente aproveitando a plataforma Microsoft para automatizar seus desafios de negócios de gerenciamento de documentos.

“Há uma necessidade real de salvaguardar estes documentos e gerir o ciclo de vida dos documentos. O Programa do BHGH é baseado no apoio holístico de nossos bolsistas. Ter os documentos corretos disponíveis durante a jornada dos bolsistas com nossos programas é fundamental. Pensámos: 'Por que não digitalizamos estes documentos, para que as pessoas certas tenham os dados certos no momento certo, de uma forma segura e sem papel?'

Estratégia

A BHGH queria começar com seus documentos legados. Como parte do projeto de realocação física da sede da rede, a BHGH queria digitalizar seus arquivos anteriores. No mercado há mais de 40 anos, a quantidade de informações em papel era enorme.

A BHGH encontrou um parceiro disposto na Fujitsu, que forneceu scanners de documentos preparados para a Cloud para ajudar a organização sem fins lucrativos a lançar a sua iniciativa Documentos Digitais, com o objectivo de digitalizar, indexar e armazenar documentos de suporte em vários locais com base no tipo de documento, incluindo o Microsoft SharePoint. Microsoft SharePoint oferece um local online seguro para digitalizar, gerenciar e armazenar cópias de documentos importantes e artefatos de negócios.

O projeto Documentos Digitais foi lançado no início de 2020 com um projeto piloto no escritório de St. Louis, Missouri. Projetos adicionais estão planejados para os 14 Programas Residenciais nos Estados Unidos.

Como parte da iniciativa, a equipe e os voluntários da BHGH utilizarão os scanners Fujitsu fi -7300NX em carrinhos móveis, sem computadores, para digitalizar documentos para SharePoint. O Fujitsu fi -7300NX pode ser implementado sem um computador, conectado diretamente ao NX Manager Server da Fujitsu hospedado no local ou no Microsoft Azure. Isto reduz significativamente a carga sobre a TI para manter e proteger computadores dedicados exclusivamente a estações de digitalização.

O BHGH pode digitalizar uma vez e o Fujitsu NX Manager pode enviar imagens digitais de cada documento para até 3 locais exclusivos e como vários tipos de arquivo (como arquivos PDF e imagens JPEG). Os documentos podem iniciar fluxos de trabalho usando o Microsoft UiFlow ou armazenados com segurança em SharePoint ou OneDrive. O acesso a documentos também pode ser disponibilizado usando Microsoft Teams.

Como a segurança é sempre a principal prioridade, os scanners Fujitsu fi -7300NX não armazenam nenhuma das imagens digitalizadas. A solução não necessita de estação de digitalização (PC ou desktop), pois os documentos são digitalizados diretamente para o NX Manager Server, para serem hospedados no Microsoft Azure.

 

Resultados

O esforço do Documento Digital BHGH é uma solução aparentemente simples que rapidamente trouxe benefícios aos acadêmicos e às equipes de suporte.

As organizações sem fins lucrativos não estão isentas da automação comercial. Como gestores das contribuições dos doadores, precisam de fazer com que obtenham um bom retorno do seu investimento de tempo e talento. As agências de serviço social podem obter benefícios da digitalização de documentos porque agiliza o acesso e centraliza a localização de documentos que são vitais para a nossa missão.

A fiabilidade e usabilidade dos scanners Fujitsu emparelhados com a Microsoft Cloud estão a fornecer à BHGH e a outras organizações infinitas formas de agilizar as suas operações.