A Bosch gerencia e-mails e documentos com harmon.ie e SharePoint

Resumo

O Grupo Bosch é um fornecedor líder global de tecnologia e serviços. Emprega cerca de 400.000 associados em todo o mundo, com vendas de 77,7 mil milhões de euros em 2019. Suas operações estão divididas em quatro setores de negócios: Soluções de Mobilidade, Tecnologia Industrial, Bens de Consumo e Energia e Tecnologia Predial. O Grupo Bosch compreende cerca de 440 subsidiárias e empresas regionais em 60 países. Incluindo parceiros de vendas e serviços, a rede global de fabricação, engenharia e vendas da Bosch cobre quase todos os países do mundo.

Desafio

Como todas as organizações, a Bosch depende fortemente do e-mail para conduzir os seus negócios globais. Na verdade, 9 a 10 milhões de e-mails comerciais são trocados diariamente em toda a empresa. E como muitas empresas, na Bosch os registos comerciais e outras informações importantes são frequentemente trocados por e-mail. E-mails relacionados às atividades da empresa em vendas, compras, contabilidade, engenharia, garantia de qualidade e recursos humanos são apenas alguns exemplos de usos críticos de e-mail. Com tantos e-mails críticos para os negócios, as caixas de correio pessoais no Exchange e no Outlook não são repositórios adequados para armazenar essas informações. Daniel Stuch, Líder Sênior de Projetos de Desenvolvimento e Implementação de Aplicativos da Bosch, explica o porquê; “colegas de trabalho e colegas não têm acesso às caixas de correio pessoais de outras pessoas. Portanto, se se tratar de e-discovery ou se um associado deixar a empresa, simplesmente não teremos acesso a informações comerciais críticas.”

No passado, a Bosch usava salas do Portal SAP para gerenciamento de registros de e-mail. Quando o suporte para esse produto terminou, um projeto foi montado para encontrar um substituto. Inicialmente, a Bosch considerou simplesmente utilizar partilhas de ficheiros para armazenamento de e-mail, mas rapidamente percebeu que esta opção não poderia cumprir os principais controlos empresariais, incluindo o controlo de acesso e o fornecimento de transparência sobre o acesso e utilização de informações. “Com compartilhamentos de arquivos, você não tem um sistema de gerenciamento de documentos totalmente funcional, você simplesmente tem armazenamento”, diz Stuch. Era necessário um sistema de gestão de documentos completo e, após uma avaliação detalhada das opções, a Bosch selecionou o SharePoint, inicialmente SharePoint no local. Como solução completa de gerenciamento de registros, o SharePoint permite que os funcionários da Bosch classifiquem com precisão o conteúdo usando metadados e, assim, atendam aos requisitos de governança e conformidade.

Esta seleção do SharePoint alinhou-se com os planos da Bosch de migrar a sua infraestrutura para a nuvem do Office 365 a partir de 2020, permitindo à empresa migrar sem problemas para o SharePoint no processo. Com uma comunidade de usuários ampla e heterogênea, a Bosch percebeu que precisaria de um produto adicional para facilitar aos usuários empresariais típicos a captura e classificação de e-mails comerciais importantes no SharePoint. Vários produtos, incluindo harmon.ie, foram selecionados para avaliação.

Estratégia

Foi definido um rigoroso processo de seleção de produtos e as principais unidades de negócios da Bosch foram escolhidas para participar do processo. Uma 'prova de conceito' foi executada com 77 usuários de teste de vários departamentos de gerenciamento de produtos, gerenciamento de projetos e compras. No final do processo, harmon.ie foi selecionado como o produto preferido da Bosch.

Depois de selecionada, a Bosch definiu um cronograma de implementação em fases do harmon.ie. A primeira fase é um pré-piloto para 1.000 usuários, seguido por uma fase piloto de 6.000 usuários e, finalmente, uma implementação global para todos os 360.000 usuários empresariais da Bosch. O treinamento para usuários finais na Bosch é fornecido por meio de autoatendimento por meio de mídias sociais empresariais internas, da Docupedia da empresa e por meio de treinamento baseado em vídeo usando o recurso BoschTube.

Resultados

A solução combinada SharePoint/harmon.ie ajuda a Bosch a gerir os seus milhões de e-mails diários, incluindo os registos empresariais que precisam de ser acedidos pelos colegas. Os e-mails também estão prontamente disponíveis para auditorias futuras e descoberta eletrônica. A capacidade de localizar facilmente e-mails importantes é um elemento importante do programa de governança e conformidade de informações da Bosch.

Ao torná-lo fácil de usar, o harmon.ie aumentou a taxa de adoção do SharePoint. “harmon.ie torna o SharePoint mais acessível para as pessoas e, com maior taxa de adoção e maior uso do Share-Point, também alcançamos os benefícios que queríamos do SharePoint em primeiro lugar”, diz Stuch.

Um benefício colateral da solução SharePoint é que a Bosch observa uma redução nos documentos enviados como anexos de e-mail. Isso não apenas diminui o volume de dados, mas também evita o caos no controle de versões de documentos. “Menos dados são enviados por anexos – versão 1, versão 2, versão final, final-final, etc. Agora as pessoas estão enviando links e sempre têm a versão mais recente.”

harmon.ie também provou ter um valor econômico - “descobrimos que embora o ganho financeiro não tenha sido o principal motivo para comprar harmon.ie, você simplesmente economiza até 70% de etapas ou ganha 70% de produtividade ao arrastar e descartar e-mails.”

A adoção do harmon.ie é fácil, diz Stuch. “Temos treinamento baseado na web, incluindo um treinamento interativo com capturas de tela de vídeo. Mas mesmo isso geralmente não é necessário. Quando divulgamos o harmon.ie para as pessoas e lhes dizemos para usá-lo, elas acham que é bastante intuitivo. As pessoas não precisam aprender a usar o harmon.ie, elas apenas o usam. Se tiverem dúvidas sobre detalhes, poderão encontrar informações nos canais apropriados ou entrar em contato com uma equipe de suporte, a comunidade ou até mesmo o help desk.”