A empresa de engenharia e serviços profissionais Aurecon simplifica a identificação e descoberta de documentos com Microsoft Syntex

Resumo

Aurecon é uma empresa de engenharia, design e consultoria com sede em Melbourne, Austrália. Com a colaboração no centro do seu negócio, enfatiza dar vida a ideias que criam um futuro melhor para as pessoas e para o planeta. Classificada como uma das principais empresas de serviços profissionais na Austrália em 2021, a Aurecon tem uma abordagem de negócios inovadora e premiada.

A Aurecon valoriza muito as informações – tanto que implementou o Padrão de Gerenciamento de Informações de Projetos Aurecon (APIMS), que fornece a estrutura para estabelecer uma base de informações consistente em toda a sua organização. A intenção do padrão é fornecer maior acessibilidade e confiabilidade em torno das informações. Para garantir que as informações sejam precisas, os metadados aplicados adequadamente são fundamentais e estão no centro de como a organização opera.

Desafio

Na transição para essa abordagem rica em metadados, surgiram vários desafios em torno da aplicação de metadados a representações de arquivos nativos, como PDFs, e a informações que estavam sendo compartilhadas de sistemas de gerenciamento de documentos que não eram da Microsoft. O processo de aplicação de metadados a esses tipos de informações era muito manual e muitas vezes resultava na duplicação de esforços dos membros da equipe e na perda de tempo valioso. Isso prevaleceu especialmente em projetos de engenharia de grande escala, onde a produção em massa de desenhos de projeto altamente complexos precisava ser codificada de forma exclusiva.

“Executar as coisas de sua própria cabeça não é uma ótima maneira de fazer negócios”, diz James Black, diretor de gerenciamento de informações e riscos digitais da Aurecon. “Se você tiver todos os desenhos carregados, poderá acessá-los com palavras-chave.” Marcar informações para torná-las mais facilmente detectáveis também vai além dos benefícios internos para a Aurecon. Os clientes da empresa começaram a dar mais ênfase à garantia de que o conteúdo visual, como os desenhos, seja gerenciado usando os padrões de informação de suas organizações. Os consultores da Aurecon precisam atender a esses padrões para garantir um resultado de qualidade.

Estratégia

Para maximizar a eficiência do APIMS, a equipe da Aurecon buscou uma solução automatizada para atribuição de metadados, levando os membros da equipe da empresa ao Microsoft Syntex. Com base nas suas estruturas de gestão de informações, a Aurecon começou a implementar o Microsoft Syntex para melhorar a qualidade da captura de metadados e, ao mesmo tempo, simplificar a experiência do usuário. Tendo a escala como principal fator, a equipe identificou uma oportunidade de usar modelos no Microsoft Syntex para ler e automatizar de forma inteligente a extração de tags de metadados de grandes conjuntos de desenhos à medida que são adicionados aos locais do projeto SharePoint.

O Microsoft Syntex dá vida à abordagem baseada em padrões da Aurecon – o passo fundamental para garantir que seu pessoal tenha acesso a informações confiáveis que podem ser compartilhadas e usadas em projetos. Ele também libera o tempo que os membros da equipe do projeto gastam classificando e marcando manualmente as informações.

Resultados

A facilidade de construção e reciclagem de modelos para a implementação da ISO 19650 pela Aurecon através de uma estrutura padronizada de entrega de informações desbloqueou oportunidades futuras para usar modelos inteligentes que atendam às necessidades de informações dos clientes da Aurecon de uma forma consistente e estruturada e agreguem valor aos clientes da empresa.

Com o Microsoft Syntex, a Aurecon agora é capaz de atender mais facilmente aos requisitos de governança e conformidade. Em vez de ser uma tarefa difícil e demorada, é tão simples quanto fazer upload de um arquivo para a biblioteca SharePoint da empresa e fazer com que o sistema adicione as tags relevantes. Esse processo permite que as equipes de projeto usem as informações no futuro, e a economia de tempo com o uso diário do Microsoft Syntex ajuda os funcionários a se concentrarem na entrega de valor aos clientes.

Quando questionada sobre o que mais a empresa gostaria do uso futuro do Microsoft Syntex, a Aurecon vê os dados capturados como a base para novas ferramentas inovadoras que podem fornecer insights de todo o negócio e são essenciais para o desenvolvimento e manutenção de gêmeos digitais. Para começar a usar gêmeos digitais, uma organização precisa de uma estrutura sólida para obter informações inteligentes. Ajudando a construir a base, o Microsoft Syntex permite que a Aurecon use essas ferramentas e continue criando um negócio mais forte e eficiente.

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