Atria usa aplicativo personalizado para gerenciar dados de clientes, produtos e centros de custo

Resumo

Na Atria, os funcionários muitas vezes são forçados a dar um passo extra para gerenciar dados mestres para vários conjuntos de informações em toda a organização. O gerenciamento desses dados geralmente exige que os funcionários confiem na memória para executar tarefas em uma ordem específica.

Para resolver a falta de eficiência, a Atria decidiu encontrar ferramentas no Office 365 que pudessem simplificar e agilizar seus processos. Com a ajuda da Valo Intranet, a Atria conseguiu implementar ferramentas como PowerApps, SharePoint Lists e Flow para modernizar seus processos de negócios.

Desafio

Para resolver a falta de eficiência, a Atria decidiu encontrar ferramentas no Office 365 que pudessem simplificar e agilizar seus processos. Com a ajuda da Valo Intranet, a Atria conseguiu implementar ferramentas como PowerApps, SharePoint Lists e Flow para modernizar seus processos de negócios.

Estratégia

Power Apps – Com o PowerApps, a Atria conseguiu criar interfaces de usuário para os funcionários usarem ao solicitar novos dados. Em comparação com interfaces de usuário de lista básica no SharePoint, o PowerApps oferece a capacidade de criar entradas de dados semelhantes a assistentes, onde as seleções nas fases anteriores afetam os dados necessários nas fases posteriores do assistente. O PowerApps também se conecta a listas SharePoint com identidades diferentes para que os funcionários não precisem mais ter acesso direto de gravação às listas SharePoint usadas.

Listas SharePoint: Listas personalizadas são usadas para armazenamento simples de dados, para dados processados. As listas personalizadas também são usadas para armazenar opções de menus suspensos no aplicativo PowerApps, bem como informações de configuração para os fluxos de trabalho criados com o fluxo.

Fluxo: Os fluxos de trabalho criados com o Microsoft Flow são usados para orientar o processo ao solicitar novos dados, para que os funcionários não precisem mais se lembrar do que fazer em seguida. Isso inclui o envio de e-mails aos processadores, o início de fluxos de trabalho de aprovação quando uma aprovação for necessária e o envio de notificações e confirmações aos solicitantes à medida que o processo avança.

Na primeira fase do projeto, os seguintes tipos de dados são processados através da ferramenta Atria Master Data Management Tool:

• Números de item – Quando um novo SKU para um produto novo ou existente é lançado, um número de item exclusivo é atribuído
• Contas – Quando é necessário criar novas contas contábeis, é acionado um processo de aprovação em duas etapas, garantindo que todas as informações necessárias sejam inseridas. A etapa final do processo determina se a conta é necessária ou se já existe uma conta com a finalidade pretendida.
• Centros de custo – Este processo garante que o procedimento correto seja seguido caso um novo centro de custo seja criado
• Clientes – Nesta ferramenta são inseridas todas as informações de novos clientes e gerenciam os diversos sistemas que clientes em diferentes países podem precisar utilizar
• Fornecedores – novos fornecedores são criados de forma diferente dependendo de onde o fornecedor está cadastrado. Esta ferramenta se encarrega de adaptar o conjunto de dados necessário dependendo do país fornecedor

Resultados

Com a ajuda da Valo Intranet, em vez de depender de processos baseados em papel que exigem muita reflexão e dependem fortemente da própria memória, os colaboradores da Atria dispõem agora de um conjunto de ferramentas que lhes permitem inserir de forma eficiente e eficaz vários tipos de informação para seus processos de negócios específicos.