Resumo
Fundada em 1990, a ABS Capital Partners (ABS), uma empresa americana de private equity, concentra-se em investimentos em empresas de diversos setores, incluindo serviços empresariais e educacionais, tecnologia da informação e comunicação e saúde. A empresa arrecadou aproximadamente $2,5 bilhões desde o início em vários fundos.
A ABS, que se concentra em ajudar as organizações fornecendo capital de crescimento, teve que conectar seu Salesforce CRM, que continha informações vitais e seguras do cliente, à plataforma de gerenciamento de documentos em nuvem Office 365 e SharePoint, onde armazenavam documentação e metadados relacionados ao cliente. A ABS encarregou a Creospark, um parceiro da Microsoft, de integrar esses sistemas de forma que os dados e documentos do sistema de origem fossem acessados a partir de cada sistema para aumentar a produtividade dos funcionários e a facilidade de uso.
Desafio
Há uma necessidade crescente de que as empresas de capital financeiro, como a ABS, se mantenham atentas às últimas tendências tecnológicas e utilizem as melhores plataformas de software em nuvem para otimizar de forma eficiente e eficaz as suas necessidades de negócios organizacionais. Eles estão, ao mesmo tempo, descobrindo a necessidade de transferir conteúdo e dados entre essas plataformas de nuvem díspares e desconectadas.
Para o ABS, não parecia haver uma maneira fácil de fazer isso sem gastar enormes quantias de dinheiro para contratar um especialista para cada sistema individual.
Com uma parte significativa da força de trabalho da ABS atualizando constantemente dados de contas, oportunidades e negócios em seu Salesforce CRM, era vital que houvesse uma experiência perfeita derivada do CRM para acessar documentos e conteúdo relacionado para colaboração em sua plataforma SharePoint. Além disso, era um processo tedioso atualizar ambos os sistemas com informações de clientes e negócios. Os benefícios auxiliares previstos pelo envolvimento neste projeto foram uma redução nos custos operacionais para armazenamento de documentos relacionados ao cliente na nuvem.
Felizmente, os serviços de nuvem modernos com a pilha de serviços de nuvem e conteúdo da Microsoft facilitam a conexão desses sistemas para permitir o acesso às informações necessárias a partir de suas plataformas de software em nuvem.
Estratégia
A ABS selecionou o Creospark como seu parceiro de integração de sistemas devido a um relacionamento de parceria existente e às qualificações especializadas. Trabalhando em conjunto para definir requisitos, bem como selecionar o melhor middleware empresarial baseado em nuvem da Microsoft, ferramentas de fluxo de trabalho e tecnologias de serviço de conteúdo, a equipe elaborou um plano de implementação, bem como um projeto técnico para a melhor solução para atender aos necessidades da empresa e reduzir custos operacionais.
A Creospark projetou uma solução que eliminou a necessidade de transferir manualmente dados de contas, oportunidades e negócios para SharePoint do Salesforce. Uma vez no SharePoint, os fluxos Power Automate são inicializados para realizar refinamentos adicionais no conteúdo e nos dados da biblioteca com base nos requisitos de negócios. Além disso, esta solução permitiu a abertura de bibliotecas de documentos SharePoint diretamente da interface do Salesforce CRM, com a segurança apropriada sendo adicionada às bibliotecas SharePoint.
A solução envolveu o uso dos seguintes componentes:
- Serviços modernos de conteúdo em nuvem, como SharePoint e Power Automate, na pilha do Office 365 para gerenciamento de documentos e fluxos de trabalho para atender aos requisitos de negócios
- Gerenciamento de segurança e conformidade para auditoria e proteção de informações
- Microsoft Azure App Services para facilitar a transferência de metadados acionados do ambiente Salesforce CRM para o ambiente SharePoint
Resultados
Como resultado, o ABS reduziu os custos operacionais na transferência manual de metadados relacionados a contas em ambos os sistemas. Também houve economias significativas nos custos de gerenciamento de documentos usando o sistema de gerenciamento de documentos SharePoint existente, que oferece uma ampla quantidade de espaço com a assinatura. Além disso, eles satisfizeram suas políticas de governança de armazenamento de toda a documentação relacionada à conta no SharePoint e tornaram seus funcionários mais produtivos ao automatizar os fluxos de trabalho usando o Power Automate. A ABS está agora expandindo sua adoção do Office 365 e Azure em termos de segurança e conformidade, bem como fluxos de trabalho dentro do SharePoint, dados os benefícios de economia de custos.
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