Yorktown Systems Group は、Office 365 と Summit 7 でデータ アーキテクチャとセキュリティをモダナイズしています

概要

Yorktown Systems Group, Inc. (Yorktown) は、750 人を超える従業員を擁するプロフェッショナル サービス企業であり、トレーニングと教育、言語と文化の学習、モデリングとシミュレーション、経営分析、行政サービス、統合ロジスティクスを提供して、連邦および市民組織を支援しています。アラバマ州ハンツビルに本社を置くヨークタウンのスタッフの大部分は、顧客の現場に配置されているため、組織内の個人やチーム間のコラボレーションを促進するという課題がありました。 Yorktown は、Office 365 プラットフォームを使用して、チーム間のコミュニケーションとコラボレーションを改善したいと考えていました。

チャレンジ

Yorktown は、SharePoint 2010 オンプレミス環境内でドキュメントの管理と運用のほとんどを実行していました。この情報システムは機能セットによって制限されただけでなく、オンプレミス モデルもヨークタウンの新しいセキュリティおよびコンプライアンス戦略を複雑にしました。何年にもわたって異なる部門がさまざまなレベルのガバナンスを持つ情報のサイロを作成した後、組織の権限構造は一貫性がなく、管理が困難でした。 Yorktown のコンテンツ構造には最新のアーキテクチャのベスト プラクティスが欠けており、従業員は文書や重要な情報をタイムリーに見つけるのが難しいと一貫して報告していました。最後に、Yorktown のコンテンツの一部はサードパーティがホストするサーバー ファームに存在し、内部の IT チームはバックエンド管理にアクセスできませんでした。

ストラテジー

Summit 7 Systems は Yorktown と協力して、組織の SharePoint 2010 環境を分析および文書化し、ユーザーがプラットフォームを使用してチーム間でどのように作業しているかを理解しました。 Summit 7 はその後、Yorktown の利害関係者および組織内の各チームのリーダーと協力して、SharePoint 2010 内でコンテンツをどのように構築しているか、およびこの構造が既存のビジネス プロセスをどのように強化または抑制しているかを理解しました。さらに、Summit 7 は、環境内のコンテンツに対する既存のセキュリティ アーキテクチャの詳細な内訳を提供しました。

このデータを使用して、Summit 7 は、ヨークタウンの SharePoint 2010 環境内のすべてのコンテンツを考慮した情報およびセキュリティ アーキテクチャの設計を作成することができました。 SharePoint Online の最新のエクスペリエンスを使用して、情報アーキテクチャの設計により、企業チームがコミュニケーション サイトを使用して、ニュース アナウンス、ポリシー、手順、旅行情報、セキュリティ フォームなどの関連コンテンツをより広範なヨークタウンの聴衆に公開するための領域が提供されました。チーム サイトは、チームに関連するコンテンツを迅速かつ効果的に共同作業して共有する機能を内部チームに提供するために使用されました。ハブ サイトは、コンテンツに階層構造を提供することで全体的な設計をまとめ、サイト分類を使用することで、サイトおよびグループ内に格納されているコンテンツの種類をエンド ユーザーが簡単に解釈できるようにしました。 Summit 7 は、サイト デザインを使用して、環境内の各サイトのヨークタウン デザインと初期サイト構造を実装しました。

Summit 7 は堅牢な情報アーキテクチャを設計して配置することで、Yorktown IT と緊密に連携してコンテンツの移行を段階的に実行し、IT チームがユーザーを最新のインターフェイスに簡単に慣れさせ、コンテンツがどこにあり、どのようにアクセスできるかを理解できるようにしました。ヨークタウンのチームまたはグループがコンテンツを SharePoint 2010 から SharePoint Online に移行したとき、Summit 7 はそれを検証し、ヨークタウンの IT はエンド ユーザーと直接協力して新しい働き方に順応させました。

Yorktown の場合、このアプローチは非常に成功し、組織全体でのユーザーの採用が確実になりました。 Summit 7 は Yorktown と緊密に協力して、IT 管理者が Office 365 プラットフォームとその全機能を完全に理解できるようにしました。 Summit 7 は、Yorktown IT にメンターシップを提供し、組織全体のユーザーと緊密に協力して課題を克服し、プラットフォームの使用をさらに促進することを可能にしました。最終的に、Summit 7 と緊密に連携することで、IT チームは、Yorktown Systems Group 内のプラットフォームの全体的な成功に不可欠な利害関係者になりました。

結果

Summit 7 のサポートにより、Yorktown は簡単にアクセスできるプラットフォームを確立して、チームのコラボレーションとスタッフのやり取りを強化しました。 SharePoint 検索と Microsoft Graph の使用により、ユーザーは組織データにアクセスしやすくなりました。ビジネス構造と社内チームに基づいてユーザーを特定し、Office 365 グループに統合することで、Yorktown の IT 管理者は、ユーザー セキュリティ管理を減らして時間を節約しました。これらすべてにより、ヨークタウンのスタッフは、企業データが安全であるという自信を持ってヨークタウンのリーダーシップを発揮しながら、ビジネスをより効率的かつシームレスに処理できるようになりました。