広告大手は、クラウド コラボレーション ソリューションで従業員の生産性と満足度を向上させます

概要

世界的な広告大手の Wavemaker は、イギリスのロンドンに本拠を置き、90 か国に 138 のオフィスを構えています。従業員が世界規模でコミュニケーションをとり、効率的に作業できるようにするために、同社は Microsoft Office 365 を使用した新しい働き方を導入しました。同社は、幸せな従業員はより創造的で生産的であると信じているため、彼らが利用できる新しいツールとプロセスにどれほど興奮しているかを見てうれしく思います.

2 つの成功した広告会社 (MEC と Mexus) の合併によって形成された Wavemaker の従業員は、2 つの IT インフラストラクチャの合併に起因する多くのビジネス上の課題を経験しました。ビジネス全体でより良いコラボレーションと知識共有を可能にするソリューションを探していた Wavemaker は、信頼できる Microsoft パートナーである AddIn365 に助けを求めました。

チャレンジ

Wavemaker は、2 つの成功した広告会社 (MEC と Maxus) の合併によって形成されましたが、2 つの IT インフラストラクチャの合併から生じる課題がありました。会社のコミュニケーションの多くは電子メールで行われていましたが、これは非効率的でした。ファイルが添付ファイルとしてやり取りされ、複数のバージョンが混乱する可能性がありました。ファイルの検索とアクセスも困難になる可能性があります。 「各企業には独自のファイル ストレージ システムがありました」と、Wavemaker のデータおよびテクノロジー ディレクターである Lily McCann 氏は説明します。 「そのため、ファイルを開いて見るには、まずファイルを見つけてから、アクセス許可を取得する必要がありました。本当に非効率でした。」

Wavemaker は、広告およびマーケティング サービスの世界的リーダーである WPP のグローバル メディア投資管理部門である親会社の Group M を通じて、Microsoft Office 365 にアクセスしていました。 Wavemaker は、Microsoft OneDrive for Business、SharePoint Online、および Teams に、新しい作業方法論の確立に役立つ大きな可能性を見出しました。 「すべてをクラウドに移行することにしました」と Kaganovsky 氏は言います。 「これにより、以前にはなかったレベルの俊敏性が得られます。 100 メガバイトのファイルを転送したい場合は、それを OneDrive に入れるだけです。サム ドライブを持ち歩いたり、さらに悪いことに、インターネット上でセキュリティで保護されていない無料のファイル転送方法を使用したりすることはありません。」

同社はまた、従業員を退屈なタスクから解放し、毎日仕事に来るのが楽しみになることに集中する時間を与えることで、従業員の仕事をよりやりがいのあるものにしたいと考えていました。 「これまでの作業方法では、文書を作成し、それをすべての利害関係者にメールで送信していました」とカガノフスキー氏は言います。 「その後、全員が編集を行い、ローカル コピーを保存して、メールで返信しました。次に、それらすべてのバージョンを取得して結合し、再度送信する必要があります。それは退屈な時間の無駄です。全員がドキュメントの 1 つのバージョンで同時に共同作業できる方法があったらどうしますか?」

ストラテジー

Wavemaker は、Office 365 を、従業員が日常業務をより簡単に遂行できるようにする、よく統合された一連のツールと見なしました。 Office 365 スイートへの簡単で直接的なエントリ ポイントを従業員に提供するために、同社は Microsoft パートナーの AddIn365 から AddIn Work Hub を展開しました。 Work Hub は、会社の内部通信プラットフォームに加えて、すべての Office 365 アプリケーションへのパーソナライズされたポータルをすべての従業員に提供します。 「Work Hub は、私たちがこれまで使用してきた Office 365 のさまざまな部屋すべてへの扉のようなものです」と、Wavemaker のビジネス変革リードである Anastasia Donchenko 氏は述べています。 「アプリケーションの場所やアクセス方法を覚えておく必要はありません。」

Wavemaker では、すべての従業員が必要なときに必要なファイルに簡単にアクセスできることが不可欠です。それが顧客の広告キャンペーンのクリエイティブ コンテンツであろうと、社内業務のためのビジネス ファイルであろうとです。 Wavemaker は、OneDrive がそのアクセスを可能にし、非常に安全に行うための優れたソリューションであることを発見しました。オンボーディングされた従業員は、Windows または Macintosh オペレーティング システムの同期クライアントを使用して、イントラネットに接続していない場合でも、OneDrive を使用して任意のデバイスからファイルを保存およびアクセスできます。

その結果、オンボーディングされた従業員は、顧客のサイトでより多くの時間を費やすことができ、引き続きすべてのコンテンツにアクセスできます。 Wavemaker のシニア パートナーである Caroline Tran 氏は次のように述べています。 「OneDrive を使用して保存していたので、サインインして彼に転送することができました。とても迅速かつ簡単に彼に届けることができたので、その日が節約され、彼の見栄えが良くなりました。」

すでに、オンボーディングされた従業員の 100% が OneDrive と Teams を使用しています。つまり、電子メールで添付ファイルを送信したり、バージョン管理の問題によって生産性を危険にさらしたりする必要がなくなりました。 「私が注目している重要業績評価指標の 1 つは、人々が添付ファイルを開き、保存し、再保存し、再送信するのに費やしていない時間です」と McCann 氏は言います。 「これには 1 日約 20 分かかると見積もっていますが、誰もが新しいツールに慣れるにつれて改善されると思います。より効率的なコミュニケーション ツールにより、すべての従業員が毎週半日を節約しているのを目にすることができます。私にとって、それは非常に達成可能な目標です。」

Wavemaker チームは、SharePoint コミュニケーション サイトを使用して、ビジネス チームが仕事の参考資料として使用できるコンテンツを公開しています。また、週の終わりに要約メールを待たせるのではなく、顧客にプロジェクトの最新情報を定期的に提供できる安全なコミュニケーション サイトを設定しました。また、サイトを使用して、プロジェクト情報の配布とセキュリティを管理することもできます。

「個々のチームは、Teams を使用して、まだ部門全体と共有する準備ができていない作業を顧客と共有することもできます」と McCann 氏は言います。これらのサイトでは、ファイルが開かれているかどうかを確認でき、共有する内容に関して、より多くの所有権と制御を得ることができます。」

結果

Wavemaker は、2017 年 11 月に Office 365 への移行を開始し、アドイン ワーク ハブとアドイン 365 オンボーディング方法論のパイロットを英国の 1 つの市場で実施し、3 つの広告チームが参加しました。展開が成功した後、戦略とソフトウェアは、会社の収益の 80% を占める 8 つの市場に展開されました。 Wavemaker は現在、全従業員の 50% (わずか 6 か月で 3,500 人以上) の採用を完了しており、2018 年末までにロールアウトを完了する予定です。

Office 365 で得られた効率性により、オンボーディングされた Wavemaker の従業員は柔軟性が向上し、作業経験が向上しています。 「従業員には、仕事と生活のバランスをうまくとってほしいと思っています」とカガノフスキー氏は言います。 「このプロジェクトは私たちに柔軟性をもたらし、Office 365 はモバイル性を可能にするので、彼らはそのバランスを見つけることができます。人々は今、自宅、コーヒー ショップ、アート ギャラリーなど、好きな場所で仕事をすることができます。以前はできなかったことが、より創造的になるのに役立ちます。」

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