概要
この米国連邦政府機関にとって、記録と情報管理 (RIM) は日常業務の不可欠な部分です。彼らは、記録の分類と保持に関する覚書と指令に準拠する必要があります。これは、多くの連邦機関が受け取る情報公開法 (FOIA) の絶え間ない要求に対応できるようにするためです。 FOIA 要求を受け取った場合、政府機関は、問題となっている問題に関するすべての記録を作成できなければなりません。これらの多くは電子メールの記録です。無秩序に広がる情報をより簡単に制御およびアクセスできるようにするために、この機関は NEOSTEK と Colligo に、SharePoint リポジトリへのファイルの移動を自動化するソリューションを求めました。
チャレンジ
当局にとって、M-12-18 への準拠と FOIA 要求への対応能力を確保するための RIM の慣行には、個々の従業員の負担となる複雑なプロセスが含まれていました。従業員は、Outlook の PST ファイルに埋め込まれたレコードを保存するアーカイブ受信トレイに特定のフォルダーを設定するように命じられました。このアプローチでは、FOIA 要求への対応が問題になり、いくつかの理由でエラーが発生しやすくなりました。
- 時間のかかる手動プロセス
- 人々がオフィスにいないときの見つけやすさの問題
- 電子メールのメタデータの欠如
- 散在する情報
- 国民の信頼の欠如
ストラテジー
M-12-18 の要件に対処するために、当局は NEOSTEK と協力して、電子メールを検索可能な SharePoint レコードに変換するプロセスを自動化するエンド ツー エンドのレコード管理ソリューションを特定して実装しました。このソリューションは、政府機関をコンプライアンスに導くだけでなく、FOIA 要求の完了に関連するプロセスの多くを合理化します。
Colligo は、電子メールをレコードとして SharePoint に自動的にプッシュするソリューションを考案するよう、代理店から依頼されました。 Colligo は、ネイティブの Outlook インターフェイス内で SharePoint と Outlook をシームレスに統合する Outlook プラグインである Colligo Email Manager を実装しました。基礎となる記録管理プロセスを変更する必要はなく、大規模なトレーニングも必要ありませんでした。これにより、Colligo は Email Manager ソリューションを迅速に展開することができました。 Email Manager のおかげで、従業員はすぐに慣れることができました。このソリューションにより、従業員は使い慣れた Outlook インターフェイス内から SharePoint レコードを表示できるようになりました。
結果
新しいソリューションを実装して以来、FDA は FOIA 要求への対応に必要な時間を大幅に短縮し、関連する非効率なコストも削減しました。さらに、当局は、連邦成熟度モデルに沿って記録管理慣行を改善し、コンプライアンスを強化し、100% ユーザーの採用を実現し、従業員間のコラボレーションを改善しました。
時間とコストの節約
以前は、複雑な FOIA 要求には、40 人以上の従業員がそれぞれ 3 ～ 5 時間かけて情報を検索する必要がありました。現在、この検索は 1 時間以内に 1 人で実行できます。従業員 1 人あたり 4 時間で $150/時間の割合で計算すると、複雑な要求ごとに $23,850 の節約になります。毎年、当局は 175 件を超える複雑なリクエストを受け取り、年間 1 億 3,700 万ドル以上の節約に相当します。従業員の採用は短期間で 100% に達し、エージェンシーは Colligo ソリューションによる別の効率性を実現することができました。
優れた記録管理慣行
Colligo Email Manager の導入により、多くの記録管理プロセスが改善されました。システムが別のユーザーによって既に保存されている電子メールにフラグを立てるため、電子メール レコードが重複することはなくなりました。レコードは豊富なメタデータでタグ付けされ、より優れた検索を可能にします。保持スケジュールは、キャプチャされた時点での記録の分類に基づいて自動化されます。 Email Manager を使用すると、従業員は、レコードとして適格な電子メールを共有 SharePoint フォルダーにドラッグ アンド ドロップするだけです。これと同じプロセスは、Outlook ナビゲーション ウィンドウにドラッグされた電子メール以外のファイルにも使用できます。合理化されたプロセスと優れた検索機能により、従業員は該当するすべての覚書と指令へのコンプライアンスを維持できます。
NARA 成熟度モデルの向上
NEOSTEK と Colligo Email Manager は、機関の記録管理プログラムの有効性を評価するために NARA によって設計された政府全体の分析ツールである Federal RIM Program Maturity Model4 によって定義された成功基準を機関が満たしていることを確認しました。 Colligo Email Manager を使用して、NEOSTEK は代理店が最高レベルの成熟度 (レベル 4 - 「埋め込み」) を追求するのをサポートしました。これは、代理店内に電子メール ソリューションを埋め込み、統合することによって達成されます。
