Proventeq は、英国教育省が SharePoint に移行することでコストを削減し、インテリジェントな検索を実現するのを支援しています

概要

英国教育省 (DfE) は、幼児教育、学校教育、高等教育および継続教育政策、見習い制度、および英国での幅広いスキルを含む、子供向けのサービスと教育を担当しています。

DfE は、カスタマイズされた Meridio EDRMS インスタンスである ECHO を、2004 年から設置されており、700 万を超えるドキュメントを保存している、パブリック通信システムのプライマリ ドキュメントおよびメタデータ ストアとして利用していました。 ECHO は複雑で管理にコストがかかり、コンテンツのナビゲート、管理、社内外の関係者への配布が困難でした。

また、DfE には 700,000 を超えるスキャン画像があり、全文の変換と分類が必要でした。これらのアイテムの検索可能なデジタル バージョンが不足していたため、部門の利用可能なデジタル コンテンツ ポートフォリオの完全性にギャップが生じていました。

DfE は、コンテンツを SharePoint に移行して次のことを行うことにしました。

• 情報管理の総所有コストを削減
• ハードコピーのドキュメントと画像のインテリジェントな検索を実現
• 部門の既存の Office 365 ユーザーにシームレスなエクスペリエンスを提供します。

チャレンジ

DfE の高度にカスタマイズされた Meridio エンタープライズ コンテンツ管理システムは、Proventeq チームによる詳細な分析とリバース エンジニアリングを必要とし、移行の設計がプロジェクトの範囲をカプセル化し、組織の特定の要件をすべて満たすようにしました。発生する課題には、次のようなものがあります。

• 複雑なレガシー プラットフォーム: DfE の完全にオーダーメイドのドメイン固有のアプリケーションには、社内のプラットフォーム管理の専門知識が不足しているため、リバース エンジニアリングが必要でした。
• 一貫性のないソース メタデータ: ファイルの種類と拡張子が正しく保存されていなかったため、SharePoint に移行する前に、正しいファイルの種類を判断するために詳細なファイル検査が必要でした。
• 画像スキャンの全文変換: SharePoint に移行する前に、700,000 を超えるスキャン画像を光学式文字認識と全文抽出する必要がありました。
• ターゲット システムのしきい値: SharePoint の技術的なしきい値に準拠するには、ソース コンテンツのメタデータから新しい構造を派生させる必要がありました。
• 大量のコンテンツ: 既存の ECHO プラットフォームに 700 万を超えるコンテンツ アイテムが保存されている DfE では、すべてのコンテンツを完全に忠実に SharePoint に移行する必要がありました。

ストラテジー

DfE のカスタマイズされた Meridio インスタンスから SharePoint への移行によって生じる課題を克服するために、Proventeq はカスタマイズされた 5 段階のコンテンツ移行および変換プロジェクト計画を実行しました。

発見と分析。 チームは、Migration Accelerator の豊富な検出および分析機能を使用して、DfE のコンテンツの実際の量と分布を確認しました。この段階で、ソース コンテンツと関連するメタデータの多くの矛盾を特定し、対処しました。

情報アーキテクチャの最適化。 Proventeq は、ECHO Meridio ファイル構造とメタデータ スキーマの詳細な分析を行い、最適なターゲット情報アーキテクチャを設計しました。ソース システムのフォルダー階層が、SharePoint の URL の長さ制限を超えていました。チームは短縮されたフォルダー階層にドキュメントを読み込むことで解決しました。

スキャンしたファイルの OCR 変換。 同部門がスキャンした画像は、複数ページの PDF ファイル、スタンドアロンの画像、手書きおよびタイプされた文書など、さまざまな形式でした。 Proventeq はこれらの画像からテキストを抽出し、メタデータとして公開しました。コンテンツを検索可能にします。

移行のパイロット。 移行設計が DfE のプロジェクト目標を完全に満たしていることを実証するために、Proventeq はパイロット移行段階を実施しました。これにより、DfE の内部チームは、本番環境に似た環境で移行と SharePoint ドキュメント管理機能を評価することができました。

完全忠実なライブ マイグレーション。 DfE の社内プロジェクト チームが移行設計とターゲット システム アーキテクチャに満足すると、Proventeq は Migration Accelerator を使用して、アイテム レベルの監査証跡を使用した完全忠実な移行を実行しました。これにより、700 万を超えるアイテムが正常に移行されました。

結果

「Proventeq、技術局、MPCD (IICSA を含む)、および KIM チームの同僚との優れたコラボレーションは、DfE のニーズを満たし、同僚による情報の検索を容易にするソリューションを成功裏に提供したことを意味します。」 – Charlotte Saxon 氏、IT デリバリー マネージャー、英国教育省

年間コストを大幅に削減。 SharePoint に移行すると、ECHO プラットフォームの維持費が不要になり、部門は年間推定 170,000 ポンドを節約できます。プロビジョニングとセキュリティをより細かく制御すると、継続的なメンテナンス コストが削減されます。情報インフラストラクチャの所有にかかる長期的な総コストをさらに削減します。

よりスマートなコンテンツと高速化された検索。 SharePoint は、DfE に、管理、管理、およびアクセスが容易な一元化されたオンライン リポジトリにコンテンツを統合する力を与えました。 DfE はまた、Migration Accelerator の OCR 機能を最大限に活用して、以前は検索不可能な画像として保存されていた 700,000 を超えるドキュメントの全文変換を実行しました。

この統合、OCR テキスト変換、およびインテリジェントな分類の組み合わせにより、DfE ユーザーはコラボレーションを促進し、部門の責任と管理の課題に対応するために必要なコンテンツを見つけることができます。

生産性の向上。 SharePoint への移行により、DfE の記録管理チームの長期計画に保持ラベルを含め、アイテムをいつ破棄できるかを明確にすることができます。時間を大幅に節約できます。

コンテンツ損失のリスクが軽減されます。 SharePoint は、組み込みのコンテンツ管理機能のおかげで、DfE の以前のサポートされていない ECM システムによってもたらされたコンテンツ損失のリスクを取り除きました。

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