Triangle Equities は、SharePoint Online と Microsoft Flow を活用して投資家レポートを自動化しています

2019年7月25日公開

概要

Triangle Equities (Triangle) は、ニューヨーク市に本拠を置くフルサービスの不動産開発会社で、100 万平方フィートを超える小売、住宅、複合施設を所有および管理しています。彼らは過去 30 年間、ニューヨーク市の大手不動産開発会社でした。 Triangle は、ニューヨーク市中に多数の開発施設と不動産を所有し、運営しており、ビジネスを効率的に行うには最先端の技術が必要であることを認識しています。この組織は、SharePoint Online と Office 365 に数年間依存しており、SharePoint Online で構築された社内イントラネットを持ち、Microsoft ショップでもあります。

Triangle Equities には、Microsoft Excel を活用して、投資家の報告要件に関連するタスクを管理および維持する手動プロセスがありました。これらの要件には、コンプライアンス レポート、財務諸表、およびその他の重要な開発関連ファイルが含まれていました。 Excel は強力ですが、必要なワークフロー機能、タスク管理、およびプロジェクト管理機能を備えていませんでした。さらに、タスクが完了すると自動的に新しい定期的なタスクが作成される機能により、各プロジェクトの工数が節約されます。強力なタスク管理機能を備えた SharePoint Online は、Microsoft Flow と連携して、この手動プロセスを自動化し、タスクまたはプロジェクト管理能力に費やされる工数を削減するために必要なすべての機能を備えていました。

チャレンジ

業務の一環として、Triangle のスタッフ メンバーは、コンプライアンス レポート、財務諸表、コミュニティの利益レポート、および建設コスト レポートにまたがる多数の定期的な項目で構成される投資家レポートを任されています。これらのアイテムの期日は、タスクに応じて、毎月、四半期ごと、半年ごと、または毎年と異なります。

投資家への報告業務を管理するために、Triangle Equities は Excel スプレッドシートの使用に依存していました。彼らが直面した主な課題の 1 つは、多数のチーム メンバーがさまざまなプロジェクトに関与しており、それぞれに関連するタスクの独自の期日があることでした。ユーザーは、タスクをチーム メンバーに割り当て、タスクの期日の 15、30、60、および 90 日前に通知できる必要がありました。さらに、タスクに関連付けられたすべてのチーム メンバーは、毎週月曜日に自動化された電子メールを受信し、期限切れのタスクと次の週に期限が切れるタスクを強調表示することになっていました。

Excel を使用している場合、定期的なタスクが完了としてマークされると、次の定期的なサイクルのために新しい定期的なタスクを追加するために手動で介入する必要がありました。複数のプロジェクトを管理する場合、これらのタスクを実行するにはかなりの工数がかかります。このプロセスを自動化できる可能性があると、SharePoint の投資家向けレポート ソリューションの価値がさらに高まるでしょう。

Excel は強力ですが、これらの特定の自動化要件はその能力を超えていました。論理的な選択は、要件を実装するためにカスタマイズされた SharePoint タスク リストと組み合わせて Microsoft Flow を活用することでした。

ストラテジー

Longi Engineering は、Triangle 用の SharePoint Online イントラネットを実装し、会社全体ですべてのビジネス ユニットが使用していました。ユーザーの採用率は高く、実装の終わりに向けて、Longi Engineering は Flow、PowerApps、および Power BI を他のビジネス課題に使用できる可能性を示しました。

実装の一環として、Microsoft Flow を使用して、タスクの期限の 15、30、60、および 90 日前にユーザーに通知を実装しました。これにより、チーム メンバーは今後取り組むべきタスクをより認識できるようになるため、締め切りに間に合わないことを回避できます。タスクが期日までに対処されなかった場合、そのタスクは赤で強調表示され、リストの最初のタスクとしてリストされます。毎週の Microsoft Flow が実行され、個々のチーム メンバーに現在のアイテムのステータスが電子メールで送信され、期限切れのタスクが強調表示されます。定期的なタスクが完了すると、Microsoft Flow がトリガーされ、新しい期日で新しいタスクが自動的に作成されます。

結果

Microsoft Flow の導入により、プロジェクト管理コストと各プロジェクトに費やす工数が大幅に削減されました。