都市計画会社は、Cloudwell の助けを借りて Microsoft 365 を通じてチームのコラボレーションを強化します

2019年7月25日公開

概要

Topology は、ニュージャージー州ニューアークにある共同コミュニティおよび都市計画会社であり、人々中心の開発に重点を置き、コミュニティへのアウトリーチに重点を置いています。さまざまなプラットフォーム上に多数の異なるデバイスがあり、モバイル ワーカーが非常に多いため、Topology はすべての目標を達成できるコラボレーション スイートを必要としていました。 Office 365 とそのサポート テクノロジを使用して、Cloudwell はビジネス プラクティスを一元化し、簡素化することができました。

チャレンジ

この契約に先立ち、Topology は Google Apps スイートを使用して日々のコラボレーションとタスクを遂行していました。これは理想的とは言えませんでした。ファイル共有と組織に対するガバナンスが管理しにくく、同じファイルの複数のバージョン、ファイルの紛失、および外部ファイル共有の蔓延につながったためです。 Topology では、Google Apps 以外にも、VoIP サービス、電話会議、計時、タスク管理など、標準的なビジネス プラクティスにさまざまなサードパーティ製ツールを使用していました。これらのツールはいずれも、同じプロバイダーを通じて提供されたものではありません。さらに、Topology は、約 90% の Apple デバイスを使用して業務を行っています。これにより、Mac OS X でうまく機能するクロスプラットフォーム ツールとして Google Apps に依存するようになりました。組織は、ほとんどのハードウェアと互換性がないのではないかという懸念から、Office 365 をソリューションとして検討することを躊躇していました。結局、SharePoint Online が提供する構造と管理の監視は、懸念を上回りました。

ストラテジー

管理されていないファイル構造と Google ドライブでのドキュメント共有のため、Cloudwell の最初のステップは、移行するすべてのファイルの場所を特定することでした。これが完了すると、Cloudwell は組織のすべてのファイルを SharePoint Online と OneDrive に移行しました。 Exchange Online 移行ツールのおかげで、すべての従業員のメールを Exchange Online にシームレスに移行できました。ファイルを SharePoint に移行したことで、Cloudwell は従業員がファイルを管理するためのシンプルなランディング ページを立ち上げました。 Mac クライアント用の OneDrive はすべての Apple コンピュータにインストールされ、ユーザーは最も頻繁に使用するフォルダを同期するように指示されました。

会社のコラボレーションを改善するために、従業員間で情報を共有するための主要なツールとして Microsoft Teams が採用されました。チームは、特定のプロジェクトに関連するチャネルを使用して、クライアントごとに設定されました。チームが日々の活動にしっかりと定着したため、以前の VoIP プロバイダーは Microsoft Phone System に置き換えられました。すべての従業員には、クライアントと使用する新しい電話番号が与えられました。 Microsoft 電話会議も有効になり、よりシームレスなクライアント コールが可能になりました。

Office 365 に慣れ親しむにつれ、Topology は他の事業への進出を積極的に行うようになりました。もう 1 つの必要性は、連絡先管理とマーケティング データベースです。 Cloudwell は、Microsoft PowerApps と AI および SharePoint Online を活用して、名刺の写真を撮って連絡先リストを作成するアプリを開発しました。この連絡先リストが作成されると、Microsoft Flow を使用して、データベースに対してマーケティング キャンペーンを実行しました。

結果

Office 365 スイートに移行することで、Topology はドキュメント ストレージの構造を維持しながら、クラウドでのコラボレーション機能を完全に実現することができました。 Microsoft Teams と Phone System は、組織全体およびクライアントとのコミュニケーションを一元化し、PowerApps と SharePoint Online を使用するカスタム アプリケーションは、マーケティング キャンペーンで使用する連絡先をより適切に追跡するのに役立ちました。