Todd Energy は、Microsoft 365 と情報リーダーシップにより、従業員に活力を与え、生産性の向上を実現しています。

2020年6月4日公開

概要

Todd Energy は、100% ニュージーランドが所有および運営する天然ガス生産会社です。トッドは、オフショア合弁事業により、ニュージーランドの炭化水素エネルギー生産の 50% 以上を担当しています。 Nova Energy と連携して、現在ニュージーランド全土で 500 人以上のスタッフを雇用しています。

Office 365 のデジタル トランスフォーメーションのビジネス ドライバーには、次のものが含まれます。そして生産コストを下げます。さらに、Todd Energy は、業務を合理化し、スタッフがどこにいても仕事をするために必要な情報ツールを提供したいと考えていました。

実装されたソリューションは、断片化された情報と操作を、Power BI によってサポートされる 1 つの簡単な Office 365 プラットフォームにまとめます。 2019 年の稼働開始以来、企業チームから現場のメンテナンスまで、スタッフは Microsoft Teams、SharePoint、Azure、Delve、Stream、OneNote、Planner、および Power Platform を介してシームレスに情報を作成および使用しています。

部門や場所を超えたコラボレーションが可能になり、適切なコンテンツに適切なタイミングで、どこからでも、簡単かつ迅速にアクセスできるようになりました。 Power BI と Power Automate によって、情報とプロセスの可視性を改善することで、より適切な意思決定が可能になりました。

Microsoft New Zealand の National Technology Officer である Russell Craig は、Todd Energy の成功は、他の企業がデジタル テクノロジを使用して分散したチームを統合し、生産性とイノベーションの大幅な向上を実現する方法を模索するためのロードマップであると考えています。

チャレンジ

Todd Energy は 2 つの大きな課題に直面しました。第一に、新入社員やミレニアル世代を含む従業員は、デジタル化された簡単な働き方をますます期待するようになりました。 Todd Energy の情報管理および技術責任者である James Blair 氏は次のように述べています。私たち私たちの従業員には多くの世代がいて、彼らはデジタルで働くことができる組織に入りたいと思っています.トッドがそれを可能にする基盤を持つことが重要です」

次に、人々は複数のネットワーク ドライブ、ハード ドライブ、デスクトップ、およびさまざまなイントラネットでファイルを共有していました。断片化された情報は、コラボレーションと生産性、および現場のスタッフがすぐに正しい情報を入手できる能力に影響を与えていました。

情報管理スペシャリストの Steph Richardson 氏は次のように述べています。 「ドキュメントの 1 つのソースにアクセスするための 1 つの場所は誰も持っていなかったと言っても過言ではありません。最終的にファイルが重複することになり、ネットワーク ドライブにアクセスする人もいました。」

Todd Energy は、時間をかけて問題を解決し、永続的なソリューションを構築したいと考えていました。ブレアは次のように述べています。過去に SharePoint が導入されたとき、IT 部門はそれを企業にギフトとして贈り、「これが ECM ソリューションです」と言っただけでした。. アーキテクチャはなく、計画的で構造化された方法とは対照的に、展開されて有機的に成長しただけです。これは時間が経つにつれて、人々が自分のものを見つけることができなくなることを意味しました。」 Todd Energy は、スタッフがコンテンツを見つけて取得できるようにすることが重要であることを知っていたため、今回はアーキテクチャを正しくするために多くの時間を費やしたいと考えていました。

Todd Energy にとって、これは、規制の厳しい業界で機能し、毎年複数の監査を受けているため、潜在的なリスク領域でもありました。これは収益にも影響し、運用コストが増加します。

ストラテジー

Microsoft Cloud テクノロジと Office 365 がソリューション プラットフォームとして選択されました。 Microsoft ゴールド パートナーであり Office 365 スペシャリストである Information Leadership は、実装パートナーおよび信頼できるアドバイザーになりました。

ブレアはこう締めくくります。 「私たちは情報リーダーシップを真のパートナーと考えています。私たちは、単なるベンダー/サプライヤーの取り決めではなく、双方向の関係にある組織と提携しています。私たちがパートナーとして選んだ人々には、チームの一員になってもらいたいと思っています。」

ソリューション #1: 場所を問わない作業とコラボレーションのための情報統合

スタッフにとって、情報の検索と取得は常にフラストレーションの原因でした。ソリューションは、彼らのニーズを満たすためにシンプルでなければなりませんでした。ブレア 言います: 「私たちは、組織内で最もデジタルに困難を抱えている人々から、最も技術に精通した人々まで、要件に対応するものを必要としていました…」

Todd Energy は、生産性を向上させ、スタッフにシームレスなエクスペリエンスを提供するための初期のソリューションとして、保守用の「ワーク パック」の統合を目標にしました。 Office 365 と保守システムを統合することで、保守プロジェクトごとにフォルダーが自動的に作成され、スタッフはそのフォルダーに関連するコンテンツ (作業範囲、報告書、契約書) をドラッグ アンド ドロップしました。 「ワーク パック」は複数のチームで使用され、全員がどこにいてもコンテンツに直接アクセスします。

「人々が特定のワーク パックに関するコンテンツを探している場合、数字を入力するだけで、そのワーク パックに関連するすべてが自動的に表示されます。これは私たちにとって重要な部分です – メンテナンス システムの統合です。」 ブレアは言います。

ワークパックに加えて、「シングル」を作成するために新しいイントラネットが開発されました。 ソース 真実の」。 「The Sauce」という語呂合わせのイントラネットは、Todd の従業員が組織全体で作業するために必要なすべての情報に 1 か所からアクセスできるようにしました。すべての導入リソースは、「Working Here」という 1 つのセクションに配置されていました。

リチャードソンは言う。 「新規参入者が Todd Energy 全体で利用可能なすべてのアプリにアクセスできる 1 つの場所があることで、彼らの役割への導入が非常に簡単になりました。」

ソリューション #2: Microsoft Teams とのより多くの「同一ページ」

Microsoft Teams は、プロジェクトやその他のイニシアチブを実行するためのゲームチェンジャーでした。たとえば、Todd Energy and Information Leadership プロジェクト チームが共同で作業するための主要なメカニズムは Teams でした。チャット、ビデオ、画面共有、OneNote、共有ファイルとリスト、Planner をすべて Teams インターフェイス内で使用し、メールの使用を大幅に削減しました。

この成功は、より広い組織に反映されています。信頼性と整合性の分野では、Teams が共同作業の鍵となります。信頼性および整合性マネージャーである Steve Smith 氏は次のように述べています。 「私たちは、私の地域に 8 ～ 10 のチーム サイトを設置しました。これは、人々が実際に採用したものです。コラボレーションと、私たちがやっていることを構造化するのに非常に適しています。」

ソリューション #3: プロジェクトの実施とより積極的なメンテナンスのための電源プラットフォーム

Power Platform は、Todd Energy がプロジェクトをより迅速かつ効果的に提供するのにも役立っています。主要なプロジェクト情報が抽出され、Power BI と組み合わされるため、スタッフは強力で実用的な情報を得ることができます。

たとえば、「プラント変更要求」の場合、スタッフはプロジェクトがスケジュールどおりに進んでいるかどうかを視覚化し、完了を妨げているボトルネックを特定できるようになりました。リーダーシップ チームは、進捗状況、リソース レベル、およびその他の主要な指標を確認できます。

主要なスタッフによって推進された Power BI は、スタッフに力を与え、人々がそれを使用することで、ビジネスの手に機能をもたらしました。

ソリューション #4: 現代の職場;より良い仕事と生活のバランスのためのより少ない書類と柔軟な勤務形態

Todd Energy には、学習と成長の絶好の機会を備えた活気に満ちた文化があります。 Office 365 により、これをさらに進めることができ、組織全体でより簡単に作業できるようになりました。コミュニケーション アドバイザーの Hannah Heberley 氏は、次のように述べています。

「私たちは多くの重要な情報を共有できます。つまり、何が起こっているかについてより多くのことを知ることができます。私たちは単なるアソシエートではなく、お互いのこと、人々が取り組んでいること、人々が関与していることについてよく知っています。私たちはより同じページにいると思います。」

Stream を使用したすべてのビデオの中央ビデオ リポジトリに簡単にアクセスでき、スタッフの自己学習をサポートします。連絡先リストを最新の状態に保ち、連絡を取りやすくする Delve を使用すると、他のスタッフと簡単に連絡を取り合うことができます。

リモートおよびデジタル作業は、重要なメリットとなっています。リチャードソンは次のように述べています。

「18 か月前、リーダーシップ チームは毎週月曜日のミーティングに持っていくためにスクリードを印刷していました。現在、Surface Pro を使用することで、それらはすべて電子化されています。これは、テクノロジーと、私たちがソフトウェアに組み込んでいるものの組み合わせであり、彼らを本当に支援するものだと思います。」

スタッフにとっては、仕事と家族のニーズを管理するのに役立ちます。ヘバリーは次のように述べています。

「私がすぐに思ったのは、リモートですべてを行えるようになったのは良いことだということでした。仕事のやり方は私だけではありません。私はパートタイムで、子供たちの周りで働いています…外出先で情報にアクセスできることは、人々が今日期待していることです。そして、それを提供できることは非常に素晴らしいことです。」

適切なプラットフォームと適切な製品を選択することで、適切な基盤を構築することが重要です。このマイクロソフト テクノロジ レイヤーにより、ビジネス パフォーマンスと価値を得ることができます。

James Blair (情報管理および技術責任者、Todd Energy)

結果

Office 365 は、Todd Energy でのコラボレーションの促進、生産性の向上、エンジニアリング リスクの軽減に役立っています。たとえば、現場のスタッフはどこでも作業でき、モバイル デバイスを介して保守作業パックのコンテンツにアクセスできます。スタッフは、作業パックを使用すると以前よりも情報を見つけるのが 60% 速くなり、現場での可用性がゲームチェンジャーであると報告しています。

スミス氏は、ワーク パックが無駄な時間を削減するだけでなく、スタッフが存在を知らなかった情報を見つけるのに役立つことを認識しています。

「人々はただ行って自分の仕事をしたいだけです。それができない場合、彼らは情報を探すのに時間を費やしすぎて、1 日にフラストレーションを感じることになります。現在、情報を再利用して検索し、保守作業を迅速に計画して準備し、ほとんどの時間を実際に提供することに費やしています。これが、私たちの仕事の実際の価値です。」

これは、コンプライアンスの観点から特に重要です。 「エビデンスを迅速かつ簡単に提供できる環境があることで、コンプライアンスを効率的に満たすことができます。リスクの観点から、これは私たちを大いに助けてくれます。」 とスミスは言います。

トッドの工場の安全で効率的な運用に不可欠な情報とフォームは、イントラネット上でよりアクセスしやすくなり、スタッフは週に平均 40 回閲覧するようになりました。

Power Automate の使用により、ハザードの識別と伝達が向上し、反応プラントのメンテナンスが減少します。ハザード フォームは自動入力され、情報はすべてのスタッフが迅速かつ簡単に通知される標準的なレイアウトで表示されます。 Power Automate を使用すると、チームは発生した事後対応型の作業をすばやく記録できます。対応作業の要求と承認のプロセスを自動化することで、保守チームは問題が発生した理由をよりよく理解し、それに応じて計画を立てることができます。スティーブ・スミスは次のように述べています。Power Automate を導入した結果、ワークロードが大幅に削減されました。その結果、私たちはより計画的な環境にいることになります。これは良い結果です。」

Office 365 を使用して複数のシステムからデータを集約し、Power BI を使用してデータの実用的な視覚化を提示することで、運用と保守に関するより優れたレポートが作成されます。 6 か月間で、Todd Energy は Power BI のライセンスを少数から 130 以上に増やしました。現在、150 以上の Power BI レポートだけで、運用データ、プロジェクトの追跡、および管理されたドキュメントの追跡に使用されています。

Microsoft Teams を使用して、プラント メンテナンス プロジェクトやプラントの信頼性に関連するその他のイニシアチブを実行することで、プロジェクトでのコラボレーションが改善されました。これは、Planner を使用してタスクを管理することと相まって、問題の解決と進行を容易にしました。

コンプライアンス、自動分類、安全な症例ファイルの安全で簡単なセットアップ、および Microsoft Teams の一貫した使用と管理は、Azure がホストする革新的な Information Leadership アプリの使用によって可能になりました。

生産性とコラボレーションが向上しました。 Office 365 により、スタッフは自信を持って情報を共有し、信頼することができます。複雑なドキュメントで使用される共同編集機能により、時間が節約され、共同作業が改善されます。

理事会とリーダーシップの書類を作成するエグゼクティブ アシスタントのルイーズ ハマートンは次のように述べています。全員が一元的に共同作業できる場所を 1 か所にすると、複数の人がボード ペーパーやドキュメントを更新する際の効率が大幅に向上します。誰がドキュメントに参加して修正を行ったかを追跡できるため、プロセスが合理化されます。」

ミーティング ペーパーは現在、リーダーシップ チームにデジタルで配信され、Surface Pro でアクセスできます。紙の無駄が減り、セキュリティが向上し、機動性が向上します。

The Sauce は、週平均 200 回以上のビューで、情報を見つけるのに不可欠になっています。同様に、ビジネス アプリケーション ページは、すべての基幹業務アプリケーションにアクセスするためのワンストップ ショップを提供し、週平均 75 回アクセスされます。トッドのプラントの安全で効率的な運用に不可欠な参照情報とフォームがよりアクセスしやすくなりました。現在、スタッフは週に平均 40 回閲覧しています。

イントラネットが導入される前は、スタッフとのコミュニケーションは階層に基づいていました。更新と情報はトップダウンで提供され、スタッフはゼネラル マネージャーまたは最高経営責任者からのメールを待たなければなりませんでした。約 6 週間ごとに、すべてのスタッフが顔を合わせてミーティングを行いましたが、その間に情報ギャップが生じました。

Heberley はこの変更について次のように振り返ります。今では、ランチルームにデジタル掲示板があります。リアルタイムで、より迅速に、頻繁に、視覚的に情報を伝えることができます。そのため、何かが起こったとき、30 分後にそれらの画面の 1 つに表示される可能性があります…その結果、私たちはよりつながりを持ち、何が起こっているかについてより多くのことを知っていると思います。」

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