Microsoft 365 と Information Leadership で 1 年足らずで 10 年を飛躍させる

概要

タスマン地区評議会 (TDC) は、COVID-19 のロックダウンが発生したとき、デジタル化するプロジェクトに着手したばかりでした。 TDC は、自宅で仕事をする準備ができている従業員のほんの一部しかいないため、アクセラレータを利用しました。技術パートナーである Information Leadership の支援により、重要な議会運営をロックダウン中に維持し、地区の住民の安全とサポートを維持することができただけでなく、彼らは交渉に数十年も前に進みました.新たにデジタル化されたタスマン ディストリクト カウンシルは、より生産的に機能し、リソースをより効果的に管理し、かつてないほど簡単にコラボレーションできるようになりました。これは、住民にとっても朗報です。

ニュージーランドは小さな国かもしれませんが、私たちの日常生活を監督するさまざまな市や地域の評議会をすべて含めずに、全国に 75 以上の地区評議会があります。それぞれが、その地域 (ほとんどが農村部) の人々、資源、およびインフラストラクチャを監督する上で、等しく重要な役割を果たしています。地方議会は大規模で複雑で、多くのスタッフ、大量の作業負荷、厳格な規制要件、および膨大な責任が伴います。下水プロジェクトを実現するファー ノース地区評議会であろうと、新しい住宅開発を検討しているクイーンズタウン レイクス地区評議会であろうと、地区評議会は国全体の成長を支援する上で重要な役割を果たします。

では、技術が時代遅れになり、時代遅れになったために、地方議会が住民に最善の結果をもたらすために戦っている場合はどうなるでしょうか?

タスマン ディストリクト カウンシル (TDC) は、地域カウンシルと市カウンシルの両方の機能を果たします。つまり、犬の免許取得から下水道システムまで、幅広い活動を行っています。これらの作業領域はそれぞれ、大規模なデータ セットを利用しており、さまざまな規制によって管理されています。

しかし、2019 年になっても、リソースの同意を含む TDC の主要なプロセスの一部は依然として紙ベースであり、活動やデータを追跡することが困難でした。デジタル化されたワークフローでさえ、老朽化したイントラネット システムで実行されていました。これは、評議会とその職員にとって時間がかかり、非生産的でした。また、利害関係者が情報に基づいた意思決定を迅速に行うことができる有用な方法でデータを提示することができなかったことを意味していました。

TDC の CIO である Steve Manners 氏は次のように述べています。

チャレンジ

TDC は Information Leadership に連絡を取り、老朽化したインフラストラクチャを交換して運用を変革するための支援を求めました。政府および公共部門の組織向けのデジタル ソリューションを作成する貴重な経験を持つ組織として、Information Leadership は当然の選択でした。

しかし、このプロジェクトは、国がレベル 4 のロックダウンに陥ったときに始まったばかりでした。これは大きな障害となる可能性がありました。 TDC の従業員の 5 人に 1 人しか在宅勤務ができなかったため、システムの大規模な移行はおろか、通常の業務でさえ困難でした。 TDC は、プロジェクトを保留にする代わりに、ロックダウン中に住民をサポートするためにさらに迅速に行動する必要があることに気付きました。

TDC の最高経営責任者である Janine Dowding 氏は次のように述べています。 「私たちは本当に思い切ってブーツを履く必要があると判断したので、実際に投資を増やしました。」

ストラテジー

Information Leadership は、Microsoft 365 スタックのさまざまな側面に基づいて構築された、プロセスを合理化するための 4 つの主要なソリューションを開発しました。 1 つ目は、コンプライアンスを確保しながら生産性を向上させ、従業員がより多くの方法でコラボレーションできるように情報を統合することでした。 TDC の既存のイントラネットは、親しみを込めて DORIS (Digital Office Records and Information System) として知られる M365 の新しい最新環境に移行されました。これは、750,000 を超えるドキュメントを移動する必要がある、実に膨大な作業でした。

文書が DORIS の新しい家に置かれると、スタッフは必要なすべての文書を 1 か所ですばやく見つけることができました。たとえば、新しいシステムのデジタル プロパティ検索では、建物の同意から動物管理の問題まで、単一のプロパティに関連するすべてのコンテンツを 1 つのビューで見つけることができます。古いシステムがシャットダウンされたため、スタッフは平均して紙の記録に目を通す代わりに、1 日 4,500 のドキュメント。

「スタッフは、結果の有用性に驚かされることがよくあります」と、IS マネージャーの Peter Darlington 氏は言います。 「まるで魔法のように、彼らが求めている文書がキューの一番上にあるのです。」

2 つ目のコア ソリューションは、ロックダウンの開始時に展開された Microsoft Teams の迅速な展開でした。 Information Leadership は、チーム内のすべての情報を整理するための明確なフレームワークを作成したため、スタッフはすべての情報と、対処する必要のある人を簡単に見つけることができました。 Teams は現在、TDC スタッフのコミュニケーション方法の重要な部分です。 Teams を介して 300 人以上のタウン ホール ミーティングを実施することもあり、そこではすべてのスタッフがリーダーシップ チームからライブの最新情報をまとめて受け取り、リアルタイムで対応することができます。 Teams が導入される前は、全員を 1 か所に集めることは不可能でした。

全員を迅速に最新の状態に

ソリューションの 3 番目の部分は、変更管理でした。これにより、プロジェクトが単なるコンピューター システムの変更ではなく、TDC スタッフの作業方法と今後の行動方法も変更されるようになりました。情報リーダーシップは、スタッフが最新の状態にあり、懸念事項に迅速に対処できるようにするためのトレーニングをサポートしました。 300 人を超えるスタッフが Expo イベントに参加し、幅広い賛同を得ました。メンターは、ロックダウン中の Teams ロールアウトの迅速な追跡の一環として使用され、ビデオ トレーニング セッションは Microsoft Stream を介して 360 スタッフに配信されました。この技術は、マオリ語週間での te reo 発音指導など、現在でもスタッフのトレーニングに使用されています。トレーニングをオンラインで提供することで、カウンシルはお金を節約しただけでなく、Teams でいつでもコンテンツを利用できるため、スタッフが後で参照できる便利なリソースであり続けています。

住民と労働者に力を与える

Information Leadership のソリューションの最後の側面では、Microsoft の Power Platform を利用して、TDC のビジネス アナリストが問題を解決できるようにし、重要な情報を居住者と簡単に理解できる視覚的な形式で共有できるようにしました。これが役立つ重要な分野の 1 つは、水の管理です。タスマン地域は灌漑に大きく依存しているため、水資源の適切な管理は TDC の役割の重要な部分です。 Power BI を利用したシステムを開発し、TDC の Web サイトにリアルタイムで水位と水の制限情報を表示します。 「料金支払者が見て理解できるように、グラフィカルに整理された方法でその情報を簡単にフィードできることは、非常に価値がありました」と Steve 氏は言います。

Power Automate は、外部請負業者の登録プロセスを合理化および管理するために使用されています。 「以前は、情報サービス (IS) チームがしつこい人たちを駆け回り、これやあの紙に署名したかどうかを尋ねていました」と Steve 氏は言います。新しいシステムにより、請負業者は Web サイトにアクセスして、適切な担当者が申請書を承認するフォームを自動的に生成できます。

結果

このプロジェクトにより、生産性と効率性が大幅に向上し、組織のリスクが大幅に削減されました。

これは、2020 年の ALGIM (Association of Local Government Information Management) Awards の FastTrack Project Award で 2 位を獲得した Information Leadership の迅速な行動能力の好例でもあります。

この移行により、TDC のシステムは将来にわたって確実に最新の状態に保たれると、Steve 氏は言います。 「Microsoft 365 環境の設計方法により、数十年分のレガシー オンプレミス システムを廃止することで、私たちは 10 年先に進み、時代に遅れずについていくことができます。すごいね。"

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