概要
世界のオフショア エネルギー産業をつなぐ海底技術とサービスの世界クラスの製造業者およびプロバイダー (「製造業者」) は、石油とガスおよび再生可能エネルギー部門の両方に重要な制御と電力供給を可能にする革新的な技術を提供します。同社の営業、技術設計、計画、製造、および QA 部門は、多くのプロジェクトで協力しています。しかし、世界中に分散したチームは、単一のソースから提供されるプロジェクト ドキュメントと重要なビジネス情報にアクセスする必要がありました。企業全体でのアクセスと明確化を可能にするために、製造業者はキャプチャ プロセスを合理化する自動分類およびメタデータ ツールを実装しました。これにより、SharePoint への投資をメイン リポジトリとして活用し、採用を促進することができます。
チャレンジ
メーカーが直面した主な課題の 1 つは、手動で処理する膨大な量の請求書でした。財務部門は、年間 15,000 件の請求書の増加にうまく対応できず、支払いの遅延につながりました。さらに、一部の請求書は、手動の承認プロセスで置き忘れたり、紛失したり、複製されたりしました。彼らは SharePoint イントラネットを実行していましたが、リモート部門は共有リポジトリで共同作業を行っていませんでした。同社のオリジナルのドキュメント管理プラットフォームはモノリシック ソリューションとして設計されており、脆弱で複雑になりすぎて、現在のビジネスの期待に応えることができませんでした。さらに、すべてのビジネス アプリケーションへの単一のエントリ ポイントがなかったため、SharePoint の使用率が驚くほど低かったのです。
ストラテジー
このメーカーは、Ephesoft UK ソリューション プロバイダー IONIT と協力して Ephesoft Transact Smart Capture を実装し、SharePoint 環境内でのドキュメントの編成と分類を合理化しました。このソリューションを使用することで、製造業者は、自動化された分類、抽出、ドキュメント (紙および電子形式) および関連データの自動分類、抽出、および関連データを直接 SharePoint ワークフローおよび承認プロセスに組み込むことができます。
Ephesoft 製品は、特に請求書の処理において、彼らをすぐに助けてくれました。たとえば、製造業者のコンピューターで生成された請求書のほとんどは、OCR を使用して自動的に取り込まれ、抽出されます。これには、ほぼすべての必要な要素、23 のデータ フィールドが含まれます。ソリューションの一部として、自動化されたデータベース ルックアップ クエリは、請求書および関連するドキュメントからメタデータを抽出するのに役立ちます。判読できないドキュメントのまれなケースでは、ソフトウェアはキー フィールドの場所を見つけて、迅速かつ効率的な手動支援データ入力のためにオペレーターに提示します。
非常に直感的で設定が簡単で、必要なトレーニングが少ないため、お客様に好評です。必要に応じて、Ephesoft は非常に積極的で役立つサポート チームを提供します。
Anshuman Nayak (リード システム コンサルタント、IONIT)
結果
メーカーの請求書処理ソリューションは、顧客からのタイムリーな支払いを可能にし、魅力的な経済性を確保するのに役立ちました。 Ephesoft を実装して以来、40% の請求書の増加 (15,000 件から 21,000 件への請求書) を問題なく管理することができました。同社は、販売、設計、計画、製造、および QA 部門のワークフローを統合することで、プロジェクトのドキュメント管理とプロジェクトベースのコラボレーションを合理化することができました。堅牢なドキュメント承認プロセスにより、製造業者は組織のドキュメントが公開/更新/削除される前に透過的な承認チェーンを介して処理されることに自信を持っています。これにより、すべての主要ドキュメントの監査証跡がサポートされ、プロジェクトのライフサイクル全体で正しいバージョンのドキュメントを利用できるようになります。
現在、約 250 人の従業員がこのソリューションを利用しています。このメーカーは、リモート キャプチャの利点をすぐに理解することができました。彼らは、より安価な配布、ドキュメントへのより迅速なアクセス、配送コストの削減、処理時間の短縮を実現し、記録の紛失、重複、または置き忘れを減らしました。
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