ECM Wise は、Stonebridge が Microsoft 365 に移行することで大幅な節約を実現するのに役立ちます

2020年6月10日公開

概要

Stonebridge Companies は、米国有数の所有、管理、ホスピタリティ開発企業の 1 つです。全米に 10,000 室以上の客室を持つ 63 のホテルで構成されています。コストを削減し、スタッフのユーザー エクスペリエンスを向上させるために、同社は ECM プラットフォームを 1 つのシステムに結合し、コンテンツをクラウドに移行する必要がありました。

目標を達成するために、彼らはコンテンツを OpenText Content Server から SharePoint に移行するための信頼できるアドバイザーとして ECM Wise を選択しました。 ECM Wise Migration Tool Suite 内で利用可能なツールを ECM Wise の経験豊富な専門家と共に利用して、Stonebridge は、すべてのバージョン、メタデータ、フォルダー構造、レガシー リンク、権限を含むドキュメントを SharePoint に正常に移行しました。

その結果、Stonebridge は従来の OpenText システムを廃止することでコストを削減すると同時に、従業員のユーザー エクスペリエンスを向上させることができました。

チャレンジ

コロラド州デンバーに本社を置くストーンブリッジのホテル経営は、海岸から海岸まで広がっています。 63 か所の異なる拠点を持つ同社は、全米の広い地理的領域でコラボレーションする能力に大きく依存しています。

当初、Office や Skype などの Microsoft サービスは、ドキュメントへのアクセスや、Stonebridge が保有するさまざまな資産間での通信に使用されていました。ただし、すべての会社ファイルの中央リポジトリは、Open Text Content Server を使用してデンバーの本社に設置されていました。時間が経つにつれて、OpenText Content Server を維持するためのコストと複雑さが増大することが課題となり、コストを削減するためにクラウドに移行したいという強い要望がありました。

最初の調査の後、Content Server を廃止し、コンテンツを SharePoint に移行することで、同社が大幅な節約を実現できることが明らかになりました。従業員の多くは Microsoft Office と Skype の使用経験があったため、移行は容易でした。この知識は、Office 365 と Microsoft Teams に簡単に転用できます。

難しいのは、コンテンツ サーバーから重要なデータを含む 10 年以上の情報を抽出することです。システムには、保持する必要のあるメタデータやアクセス許可などの重要なドキュメントが含まれていました。さらに、これらのドキュメントに含まれる従来のリンクは、SharePoint への移行後も維持して機能させる必要があります。移行を完了した人は誰でも、コンテンツ サーバーと SharePoint の両方に関する専門知識を持っており、データをスムーズかつ効率的に転送し、すべてが正しく行われたことを確認することが重要でした。

Stonebridge は Microsoft 365 が答えであることを知っていましたが、どうすればそこに移行し、OpenText Content Server に保存されているすべての重要な情報とメタデータを保持できるのでしょうか?

ストラテジー

Stonebridge は、OpenText Content Server から SharePoint への情報の移行に関して豊富な経験を持つ、信頼できるアドバイザーを必要としていました。

ECM Wise には、Content Server から SharePoint への移行に関する経験、知識、および専門知識がありました。実績のある移行プロセスと使いやすい ECM Wise Migration Tool Suite に加えて、ECM Wise が、SharePoint への移行を可能な限りスムーズにするための Stonebridge の最良のオプションであることが明らかになりました。

合意が成立すると、ECM Wise Migration Services チームは Content Server と SharePoint の間の適合ギャップ分析を迅速に実施しました。 SharePoint が、ファイルの保存、共有、およびアクセスに関する要件を満たしていることは明らかでした。さらに、チームは、Microsoft Teams が Stonebridge のすべての施設でのコラボレーションに最適であることに気付きました。

最大のハードルは、Content Server から SharePoint に完全な忠実度でコンテンツとメタデータを抽出することでした。フィット ギャップ分析中に、ECM Wise は、Stonebridge のすべてのコンテンツが Content Server でどのように構成されているかを特定しました。その後、移行チームは、サイト コレクションとドキュメント ライブラリを使用して、会社のすべての情報を SharePoint に簡単に移行する方法を説明しました。 Content Server に格納されたすべてのメタデータは、コンテンツ タイプと列を使用して SharePoint で簡単に表すことができました。コンテンツ サーバーに適用された権限も保持され、SharePoint に移行されます。

Stonebridge が承認すると、移行チームは ECM 移行ツール スイートを使用して作業を開始し、移行プロジェクトの計画と実装を開始しました。

彼らは、ECM Wise Content Server Discovery and Analytics Tool を使用して、Stonebridge の OpenText 環境を調査しました。 ECM Wise ツールによって、ドキュメントの数、サイズ、システム内に保存されているアイテムの種類などの調査結果に関するレポートが作成されました。移行チームは、長いパスなどの潜在的な問題を特定しました。これにより、回避策を計画して実装することができました。レポートを使用して、彼らはどの地域をいつ移行する必要があるかについてスケジュールを立てました。

移行チームは、Stonebridge の SharePoint 環境の構成、サイト コレクションのセットアップ、ベスト プラクティスに従ったコンテンツ タイプと列の作成も支援しました。

SharePoint へのコンテンツの移動は、ECM Wise Migration API Tool (MAPIT) を使用して簡単に行うことができました。 MAPIT はコンテンツを取得し、必要なすべてのメタデータを Content Server から SharePoint の関連する列およびコンテンツ タイプにマップできます。 MAPIT の再構築機能は、長いパスを解決するのに役立ちました。チームがすべての潜在的な問題に対処した後、コンテンツは Azure 経由で可能な限り迅速に SharePoint に移行されました。分類法は SharePoint で再水和され、コンテンツ サーバーと同じようにすべてが構造化されました。

ECM Wise ツールは移行と検証のログを作成し、それらはすべて独自のサイト コレクション内の Stonebridge の SharePoint にアップロードされました。ログは、ドキュメントが SharePoint に移行されたことを証明します。

チームは ECM Wise Migration Tools を使用して、すべてのコンテンツ、バージョン、日付、ユーザー情報、メタデータ、およびフォルダー構造を SharePoint に正常に移行しました。必要に応じて、移行の完了後に既存のコンテンツ サーバーのアクセス許可が SharePoint に再適用されました。従来の Content Server リンクはすべて、ECM Wise のリンク リダイレクターを使用して引き続き機能していました。

企業として、私たちは数百万のドキュメントを独自の OpenText Content Server システムから SharePoint Online に移動するという困難な課題に直面していました。複数のベンダーを調査してインタビューした結果、ECM Wise は独自の OpenText Content Server システムと SharePoint の両方に関する専門知識を持っていることがわかりました。私たちのプロジェクトに対する彼らのアプローチは完全に的を射ていました。彼らは「試行錯誤した」手順を持っており、エラーなくドキュメントを移動するのに役立ちました.今後のプロジェクトで再び彼らと協力できることを楽しみにしています。

Steve Johnson (Stonebridge Companies、IT 担当副社長)

結果

プロジェクトは成功しました。

ECM Wise の支援により、Stonebridge はすべてのコンテンツを Content Server から SharePoint に予定どおりに予算内で移行することができました。

Stonebridge のユーザーは、新しく作成されたドキュメント ライブラリとサイト コレクションが使いやすいことに気づきました。 Content Server のフォルダ構造が複製され、それらの情報は簡単に見つけることができました。

Stonebridge のスタッフにとって、ドキュメントの閲覧と共有がより簡単になりました。モバイル デバイスを含め、どこからでもコンテンツにアクセスできます。他の Office 365 製品との統合により生産性が向上し、クライアントはコラボレーションの要件と会議に Teams を使用できることを喜んでいました。

Stonebridge と ECM Wise は、エンド ユーザーから肯定的なフィードバックを受けました。彼らは、多要素認証 (MFA) のオプションを含め、使用するすべてのシステムに対して 1 つのログイン アカウントしか持たないことの容易さを高く評価しました。チーム全体のコミュニケーションとコラボレーションが大幅に改善されました。

最終的に、Stonebridge は OpenText Content Server を廃止することでライセンスとサポートのコストを削減することでコストを削減し、同時にスタッフの作業経験を改善しました。