IntelogyとProventeq、33,000人の会員の700万件の海上保険文書をSharePointに移行

概要

Shipowners' Club は、1855 年に設立された海事相互保険組合で、33,000 人以上の会員がいます。保護と補償 (P&I)、法的支援と弁護、および関連する保険を、世界中の小規模および専門船の所有者、運航者、用船者に提供しています。この協会には、ロンドン、シンガポール、香港のオフィスに約 200 人の従業員が分散しています。

Shipowners' Club は、以前は重要な請求データを Meridio Enterprise Content Management (ECM) システムに保存していました。デジタル トランスフォーメーション イニシアチブに続いて、彼らはコラボレーションを促進し、ドキュメントのアーカイブの効率を向上させるために、このレガシー システムからかなりの数のドキュメントを移動する必要がありました。

Intelogy は、このレガシー Meridio ECM システムから SharePoint への移行を分析および管理し、移行は Proventeq と提携して、同社の Migration Accelerator 製品を使用して実行しました。

チャレンジ

船主の ECM システムには 700 万以上のドキュメントがあり、そのデータは 3 テラバイト以上に達し、すべてを新しい SharePoint 情報アーキテクチャに移行する必要がありました。

既存の Meridio システムは複雑なデータ構造で構成されており、ネストされたサブフォルダーのレベルが多数あり、コラボレーション、一貫性、および見つけやすさを促進しませんでした。この組織は最近デジタル トランスフォーメーション プログラムを開始したため、国際的なチームとクライアントのニーズを満たすために、簡単なコラボレーション、最新の作業、効率を可能にするシステムが緊急に必要でした。

ストラテジー

Meridio から SharePoint にデータを抽出するために、Interology は Proventeq とのパートナーシップを提案しました。Proventeq の Migration Accelerator 製品は、Meridio などの ECM システムから SharePoint にコンテンツを移行するように特別に設計されています。

プロジェクトの初期段階では、概念実証の作成が必要でした。これにより、提案された情報アーキテクチャと SharePoint でのコラボレーション機能をクライアントに可視化することができました。

Intelogy は、クライアントのデータ セットを分析し、パーソナライズされた用語ストアと分類法を備えた適切な移行計画を提案することができました。

プロビジョニング プロセスの一環として、SharePoint のパターンとプラクティス (PnP) およびその他の PowerShell スクリプトを多用して、ターゲットの SharePoint テナントを配信および構成しました。

この移行を実現するために使用されたテクノロジには、次のものがあります。

1. 共有ポイント – 従来の ECM システムから移行されたすべてのドキュメントを保存するために使用され、150 を超えるサイト コレクションを整理しました。
2. PowerShell スクリプト – ターゲットの SharePoint アーキテクチャのプロビジョニングと構成に使用されます。
3. SharePoint のパターンとプラクティス (PnP) – テンプレートを作成し、SharePoint 構造の迅速かつ一貫した展開を確保するために使用されます。
4. Proventeq 移行アクセラレータ – 従来の Meridio ECM システムから SharePoint にコンテンツを移行するために使用されます。

結果

新しいドキュメントおよびレコード管理ソリューションは、グローバルな検索センターを提供します。これを Managed Metadata と組み合わせると、大規模なデータ セットを検索する際のユーザー エクスペリエンスが向上します。新しい SharePoint 環境は、安全な外部共有とコラボレーションを可能にし、メンバーやブローカーと協力して運営するという組織の要件を満たします。このソリューションは、Outlook、Dynamics CRM、および引受、請求、損失防止をサポートする一連の内部カスタム ソリューションと統合されています。

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