セーブ・ザ・チルドレンの新しい文書管理システムにより、重要なサービスの提供が可能になります

2021 年 4 月 19 日公開

概要

セーブ・ザ・チルドレンは国際的な非営利団体で、救命用品から精神的サポートまで、子供たちの生活を変えるのに役立つサービスを提供しています。この組織は、大小さまざまなドナー パートナー、個人の後援者、および政府によって資金提供されています。その結果、セーブ・ザ・チルドレンは、IT サービスやレンタル契約など、多くの契約や契約を結んでいます。

セーブ・ザ・チルドレンは、契約を含むがこれに限定されない契約の管理を保護し、管理し、促進するためのシステムを必要としていました。従業員は契約書の作成からアーカイブ、または破棄までのライフサイクル全体を通じて契約書を管理する必要があり、既存の手動プロセスは時間がかかり、不透明で、追跡が困難でした。

Microsoft 365 と Circle T Agreement Centre を組み合わせることで、Circle T は Save the Children に必要なセキュリティ境界、データ ガバナンス、およびすべての契約のレポートを提供するソリューションを提供しました。インフォメーション ワーカーは、契約センター内または SharePoint サイト内で検索することにより、関連するコンテンツを簡単に見つけることができるようになりました。

さらに、作業者は、契約の作成、共同作成、署名、発見、および管理をより迅速かつ効率的に行えるようになりました。また、データが安全であること、レポート、ワークフロー、およびコントロールが適用されていることを確認し、財務リスクを軽減することに自信を持つことができます。

チャレンジ

セーブ・ザ・チルドレンは、Microsoft 365 を国際的に使用しており、複数の国でイントラネットと知識管理システムを使用していました。彼らは、さまざまな手動のシステム、ツール、およびプロセスを使用して、契約を含む契約を管理していました。これにより、記録の検索と維持が困難になり、効率が低下し、潜在的な財務リスクが増大しました。

Save the Children は、契約書の作成から社内外のユーザーとの安全な共同編集、安全で簡単なアクセス、検索、強力なレポート作成まで、ライフサイクル全体を監視できるソリューションを必要としていました。

ストラテジー

セーブ・ザ・チルドレンは、イントラネット、ポリシー管理、手順管理などのソリューションを実装するために過去に協力してきたサークル T に助けを求めました。

契約に関連するすべてのコンテンツをまとめる必要があるため、セーブ ザ チルドレンとサークル T は次のように結論付けました。 Microsoft 365 は論理的なソリューションであり、チームは一貫したユーザー エクスペリエンスだけでなく、一貫した管理とコンプライアンスのエクスペリエンスも提供できました。コンテンツの下書きに必要なすべての最終ドキュメントと必要なコラボレーションは、セキュリティおよびコンプライアンス センターの一連のルールによって一元的に管理できるようになりました。これは、データ ガバナンスと法的証拠開示を可能にする重要な要素です。

このソリューションにはいくつかの重要な要件があり、それぞれが Microsoft 365 を優れたソリューションとして強化しました。

まず、ユーザーが契約書の内容を効率的かつ迅速に見つけ、状態やステータスを明確に示すことが重要でした。 Microsoft Search これらのニーズを満たすために、サークル T のアグリーメント センターが選ばれました。 Microsoft Search が提供し、Circle の T's Agreement Center は、専用のインテリジェントな検索インターフェイスと、ステータス、所有権、および分類のコンテキストで契約書を読んで理解する機能を提供します。さらに、ユーザーは Circle T のイントラネット スマート検索バーから契約書を見つけてアクセスできるようになりました。

セーブ・ザ・チルドレンはまた、国際的に働いている人や現場で働いている人を含め、いつでもどこでも、どのデバイスからでも契約を利用できるようにする必要がありました。 共有ポイント すべての作業環境に適したモバイルで柔軟なソリューションを提供するために選ばれました。 SharePoint は、モバイル、Web、および Microsoft 365 アプリ全体ですべての契約書をホストおよび発行し、ユーザーが必要なときに必要な場所で契約書にアクセスできるようにします。

最後に、合理化された改訂プロセスなど、外部ユーザーとのコンテンツの共同編集を安全にサポートするソリューションが必要でした。 Microsoft 365 は、コラボレーション プロセスを改善しながらコンテンツを安全に保つために選ばれました。 Microsoft 365 は、内部コンテンツを保護し、外部ユーザーに安全なゲスト アクセスを提供するための理想的な機能を提供します。

Circle T は、この基盤の上に構築され、契約の電子署名を追加しました。彼らは、契約管理者のワークフローから開始されたサードパーティのデジタル署名ツールを統合しました。この技術の組み合わせにより、セーブ・ザ・チルドレンは、「最良の」ツール内で管理される署名プロセスのすべての複雑さを使用して、準拠したオンライン契約署名を実行できるようになりました。

サークル T とマイクロソフトが提供するソリューションを組み合わせることで、セーブ ザ チルドレンの従業員は、すべての契約書にステータス、所有権、実行可能な日付を一貫して明確に記すことができるようになりました。への統合 Power Automate と パワーBI セーブ・ザ・チルドレンが非準拠または期限切れの契約のリスクを軽減できるようにしました。

結果

Circle T Agreement Center と Microsoft 365 は、Save the Children が契約を管理する方法を再構築しました。契約書の作成、共同編集、ファイナライズ、署名、発見、保持、および更新は、迅速かつ簡単なプロセスになりました。

社内外のユーザーがリアルタイムでコンテンツを共同編集できるため、ファイルの複数のコピーでの作業に通常伴う電子メール トラフィックと複雑さ、およびそれらをマージする際のリスクが軽減されます。

合理化された署名プロセスにより、以前は署名プロセスで必要だった複雑な手動ワークフローが取り除かれ、署名までの時間が大幅に短縮されました。

合意を見つける機能は、即時かつ完全になりました。ユーザーは 1 つの場所から、起草と実行のすべての段階で契約書を見つけることができるようになり、ユーザーは検索結果を即座に取得できます。署名済みの契約書は、すべての関連資料が単一の「ファイル」として管理および提示されるように、作業バージョンおよび関連文書とともに保存されます。

セーブ・ザ・チルドレンのスタッフは、Microsoft 365 セキュリティとコンプライアンスによって強化されたバージョン管理、保持、および完全な法的発見可能性を使用してコンテンツを管理できます。

最後に、メタデータに基づく契約ライフサイクル管理は、レポートとワークフローに Power Platform ソリューションを統合することで強化され、契約の非準拠または期限切れのリスクを軽減します。