PRO Club は、KnowledgeLake を使用して、Office 365 への移行の価値を最大化しています

概要

ワシントン州ベルビューにある PRO クラブは、受賞歴のあるヘルス アンド ウェルネス クラブおよびサロンです。有名な心臓血管外科医であるマーク デデメニコ博士によって設立されたリゾート スタイルの目的地は、健康と長寿の突破口の最前線にあります。 272,000 平方フィートの施設には、さまざまなスポーツ専用コート、最先端のプールとエクササイズ ルーム、レストラン、医療スパがあります。

米国有数のヘルス クラブである PRO Club は、特に Microsoft SharePoint を使用したビジネス テクノロジの革新に対応できるように、ドキュメント管理に別のアプローチを必要としていました。 PRO Club は、KnowledgeLake を利用してオンプレミスの SharePoint からクラウドの Office 365 に移行しました。

チャレンジ

PRO Club は最近、オンプレミスの SharePoint から Office 365 と SharePoint Online に移行し、コスト削減、スケーラビリティ、サービスなどのクラウドベースの利点を活用しました。その結果、この移行を補完し、会社全体のプロセス効率と革新を可能にする、スキャンとデータ キャプチャ用のドキュメント管理ツールが必要でした。

PRO Club の ITS シニア テクニシャンである Aaron Withington 氏は次のように述べています。

このため、ユーザーが SharePoint を簡単に検索して操作できるようにする補完的なツールを見つけることが不可欠でした。幸いなことに、Withington 氏によると、PRO Club は遠くを見る必要はありませんでした。 「KnowledgeLake を初めて知ったのは 2007 年で、老朽化したドキュメント管理システム Docuware の代替品を探していたときです」と彼は説明します。 「私たちはいくつかのドキュメント管理システムを調査しましたが、カスタマイズ可能なドキュメント タイプとインデックス作成ワークフローに関して、KnowledgeLake が提供するものを気に入りました。」

他にも多くの選択肢があるにもかかわらず、Withington 氏は、全社的なソリューションを選択するのは簡単だったと説明しています。 「KnowledgeLake のお客様には満足しています。同等のシステムの価格は、KnowledgeLake ソリューションと少なくとも同じかそれ以上でした。そのため、別のソリューションを採用するのではなく、KnowledgeLake の使用を拡大することにしました。」

ストラテジー

PRO Club は KnowledgeLake を利用して、オンプレミスの SharePoint からクラウドの Office 365 に移行しました。この作業には約 250,000 のドキュメントが含まれ、開始から終了まで約 60 日かかりました。しかし、移行に加えて、PRO Club は、KnowledgeLake プラットフォームを、組織全体のための一元的かつ論理的に編成されたリソースとして使用しています。 Accounts Payable、Membership Events、Security、Payroll などの部門はすべて、KnowledgeLake を介して SharePoint Online にインデックス化、分類、電子的に保存されたファイルを持っています。これにより、運用が大幅に合理化され、SharePoint の使用が拡大され、SharePoint が将来の効率性とプロセスの革新のための貴重なプラットフォームに変わります。

「KnowledgeLake ソリューションは、SharePoint Online とシームレスに連携します」と Withington 氏は言います。 「完全にカスタマイズ可能で使いやすい SharePoint 検索アプリがあります。また、現在スキャンとインデックス作成に使用されているのと同じユーザー インターフェイスから検索と取得ができる次のバージョンを楽しみにしています。」

結果

KnowledgeLake プラットフォームは、従業員がメタデータを含むドキュメントをより簡単かつ迅速に取り込み、インデックスを作成できるようにすることで、PRO Club を支援しています。複数の部門にわたる企業の使用により、SharePoint を使用した情報の取得と共有が増加し、会社全体の効率が向上します。親しみやすく習得しやすいインターフェイスは、SharePoint とシームレスに連携し、新しい価値と ROI をもたらします。

ドキュメントのスキャン、インデックス作成、および検索の簡単なトレーニング。 セットアップが完了すると、このシステムは非常に使いやすく、ドキュメント、電子メール、およびその他のレコードを SharePoint に取り込むことができます。インターフェイスは簡単で直感的です。これにより、派遣社員が行うことが多いタスクのトレーニングを最小限に抑えることができます。

Office 365 とのシームレスな統合。 Office 365 と SharePoint に移行した後、PRO Club は、Office 365 の KnowledgeLake 検索アプリケーションが、ユーザーがドキュメント ライブラリの検索機能を迅速かつ簡単にカスタマイズするのに役立つことを発見しました。ユーザーは、選択した任意のデータ フィールドにインデックスを付けて検索し、簡単にアクセスできるように検索を保存できます。

クラウドで安全に。 PRO Club は、KnowledgeLake に含まれるセキュリティと Azure AD/SharePoint のセキュリティ設定の両方を使用して、承認されたユーザーのみがアクセスできるワークフローとドキュメント ライブラリを作成することができました。