Pan Pac は、規制要件を管理し、Office 365 と Information Leadership でリスクを軽減します

概要

Pan Pac は、ニュージーランドの完全に統合された林業/木材製品会社であり、伐採、パルプ、製材事業、および製材所を備えています。ホークスベイで最大の森林所有者および丸太購入者であり、800 人以上の従業員を雇用して、会社の事業エリア内で働いています。

新しい IT リーダーシップの下で、Pan Pac は既存のオンプレミスの SharePoint やその他のファイル共有から最新の Office 365 ソリューションに移行することを決定しました。ビジネスケースは、次の 3 つの重要なビジネス改善にかかっていました。

1. イントラネットで多様な組織をまとめる
2. 「重大危険施設」に関する政府規制を順守するための健康と安全に関するコンプライアンス プロセスと文書の提供
3. すべての事業活動にわたる管理文書の管理と公開

Information Leadership は、その方法論と Azure ベースのアプリを使用して、「実用的で実用的で使いやすい」SharePoint ワークスペースを提供しました。回復力のある設計基盤が作成されたことで、Pan Pac は Office 365 を使用してさらなるデジタル トランスフォーメーションを継続できるようになりました。

チャレンジ

Pan Pac の業務は複雑であるため、改訂を通じてコンテンツの完全性を維持するために、非常に厳格な文書管理要件があります。以前は、これには多くの段階と人員を通過する手動プロセスが必要でした。いつでも、スタッフはドキュメントの場所、ステータス、および所有者について確信が持てません。これにより、ドキュメントが重複し、正しいドキュメントやガイダンスを見つけるのに苦労しました。

新しい「主要危険施設」規制法により、Pan Pac は、危険の特定、管理、緊急手順、およびポリシーのための中央知識ベースを作成する必要がありました。これには、ビジネス全体のプロセス、有害物質の使用、およびリスクを監視するための継続的な更新が必要です。

ストラテジー

Office 365 SharePoint プラットフォームは、以前 Pan Pac が使用していたさまざまなストレージ ソリューションに取って代わりました。これには、SharePoint 2013 の実装と、ファイル共有で保持される情報が含まれていました。

Office 365 イントラネット内にすべての情報をまとめることで、すべてのスタッフが単一の検証済み情報ソースと、メタデータによって洗練された優れた検索にアクセスできるようになります。さまざまな情報と活動を扱う情報リーダーシップは、情報管理のバックグラウンドを活用して分類法を構築しました。これには、コンテンツの記述、ファイル化、検索、およびビジネス プロセスの実装のためのメタデータが含まれていました。

この設計には、メタデータの自動分類を可能にする Azure ベースの iWorkplace アプリの使用も含まれていました。この革新により、多くの場合、スタッフはメタデータを入力する必要がなくなりました。もう 1 つの iWorkplace アプリ (Smart Case Files) は、ドキュメントのオーサリング、承認、公開、およびアーカイブのためのコンテンツ管理とセキュリティを簡素化します。

結果

Pan Pac は、スタッフから圧倒的に肯定的なフィードバックを受けています。ソリューションには、最新のイントラネット、管理されたドキュメント ワークスペース、発行ポータル、および「重大な危険施設」の規制ニーズの管理が含まれます。

スタッフは、必要なドキュメントをファイリング、検索、使用できるようになったと報告しています。新たに発見された透明性だけでなく、テクノロジーや情報事故のリスクが軽減されます。誰でも自信を持って管理しながら、アップロード、共有、検索、編集できます。

Pan Pac は、非効率性をより適切に特定して対応できるようになりました。たとえば、組織の主要人物は大量のドキュメントを承認する必要があることがわかりました。これらのボトルネックに対処することができ、より迅速でより良い結果が得られます。

Pan Pac は現在、Office 365 によるさらなるデジタル トランスフォーメーションのためにデザイン ベースを活用する準備ができています。