概要
Ovivo は、水処理技術の世界的リーダーであり、地方自治体の水管理、産業廃水処理、水のろ過と電子機器の冷却で 35 年以上の経験があります。 Ovivo の水処理ビジネスは、5 年以上にわたる大規模なグローバル プロジェクトの実行に基づいており、北米、ヨーロッパに分散したチームが関与し、分散したチームとしてパートナーや請負業者と国際的に協力しています。
すべてのプロジェクトのライフサイクルを通じて、プロジェクトの決定、請求、および契約の防御に関する重要な情報を含む、何千ものドキュメントとさらに多くの電子メールが生成されます。歴史的に、この電子メールで送信された知識は、プロジェクトの存続期間中に多くの従業員や請負業者が行き来するため、個々の個人用ドライブにのみ保存されていました。 Ovivo は、重要なプロジェクト情報を電子メールで簡単に保存、検索、進化するプロジェクト チーム間で共有できるようにする必要性を認識していました。 2017 年、Ovivo の主要プロジェクト担当副社長は、SharePoint 導入の最適なソリューションとして Colligo を推奨しました。
チャレンジ
Colligo を実装する前にメール管理に SharePoint を使用していた唯一の部門は、Ovivo の法務チームでした。会社の残りの部分では、SharePoint を使用してプロジェクトに関連する電子メールを保存するのは時間がかかりすぎると考えられていました。チームは、Outlook のパブリック フォルダーと会社の C ドライブのフォルダーを組み合わせて使用して、アーカイブされた電子メールを保存していました。
Ovivo は、従業員にとってシンプルなソリューションを考え出すことの重要性を認識しており、多くの理由から、メールをローカル フォルダーにランダムに保存することから進化することが急務でした。
Ovivo プロジェクトは通常 5 年以上続きます。その期間中、プロジェクト チームはしばしば拡張および変更されます。 Ovivo はメンバーが退職するたびに、個人のローカル ドライブにあるサイロ化されたプロジェクト メールを調べ、プロジェクトに関する重要な知識を何時間もかけてマイニングする必要があります。
多くのチームやプロジェクトが従来のフォルダーを使用しているため、メールや添付ファイルを見つけるのがますます難しくなっています。時間が経ち、何千通もの電子メールが蓄積されるにつれて、共有フォルダーの検索がますます困難になりました。
チーム全体で意味のある分類を行う方法がなく、電子メールを PST ファイルに保持することにより、プロジェクトの詳細を検索するのに時間がかかり、重要なデータが見つからないことが多く、計画、見積もり、および請求が妨げられていました。将来の検索を容易にする追加のメタデータは取得されませんでした。
訴訟または仲裁が発生した場合、Ovivo はアーカイブされた PST ファイルを旧従業員から外部ドライブにコピーし、そのドライブを既存のユーザーの Outlook アカウントに接続し、ファイルを数日間インデックス化してから、クエリを実行する必要があります。単一のコンピューターから、各クレーム トピックに関連付けられたフォルダーに電子メールを保存します。このプロセスには、請負業者の料金と従業員の時間で数十万ドルかかる可能性があります。
ストラテジー
Ovivo は、知識と記録の管理を SharePoint に依存していますが、完全なプロジェクト情報の取得を簡素化するために、アクセスを合理化する必要がありました。従業員は Outlook で作業することに慣れており、受信トレイから引き続き生産的に作業する方法を必要としていました。 2017 年、Ovivo の主要プロジェクト担当副社長は、SharePoint の導入に最適なソリューションとして Colligo Email Manager を推奨しました。彼は以前の役割でそれを使用していました。
各部門は、重要な情報を論理的かつ一貫して格納するように構造化された SharePoint でシンプルなオンライン ライブラリとオフライン ライブラリを作成します。Colligo を使用すると、Outlook から簡単に実行できます。従業員の支持者は、それがどのように機能するかを他のユーザーと共有し、プロジェクト チームが SharePoint をより活用するようにします。
Colligo Email Manager を使用して SharePoint フォルダへのアクセスを直接 Outlook に統合することで、Ovivo の従業員はメールと添付ファイルを Outlook の受信トレイから SharePoint に直接保存できます。数回クリックするだけで、従業員はプロジェクト関連の電子メールと添付ファイルを SharePoint の関連ライブラリに保存できます。 Colligo は、件名、送信者、日付などの主要なフィールドをメタデータとして自動的に保存します。
プロジェクト チームの誰もが、貴重な電子メールや添付ファイルがキャプチャされ、有用なメタデータでタグ付けされるため、それらへの安全なリンクを迅速に検索、発見、共有できます。時間の節約と完全な情報アクセスにより、収益性の高いプロジェクト管理が実現し、全員が完全かつ最新の情報に基づいて作業できるようになります。
低帯域幅の場所で働いている Ovivo の従業員でさえ、Colligo Email Manager を使用して、電子メールをオフラインの SharePoint ライブラリに保存および分類しています。 Colligo の完全なプラットフォームにより、Ovivo の従業員は Outlook オンプレミス、モバイル デバイス、Office 365 から SharePoint にアクセスできます。
結果
Colligo Email Manager は、電子メール、添付ファイル、ドキュメントを SharePoint に保存するために、Ovivo の大規模プロジェクトのほとんどで 1 年以上使用されています。会社全体で SharePoint への完全な移行を達成するのはまだ数年先のことですが、Ovivo は既に、遅延したプロジェクトで数十万ドルのコストを回収し、法的証拠開示にかかる数千ドルを節約し、チームの行動を定期的にキャプチャして収集する方向にシフトするなど、貴重な影響を目の当たりにしています。プロジェクトの知識を保護します。
プロジェクト費用の全額回収。 Ovivo は、南アフリカの $200,000,000 プロジェクトで大幅な遅延を経験していました。事業はコスト プラス ベースで運営されており、プロジェクトに関連するすべてのコストが立証されていました。 Colligo により、SharePoint への保存がより迅速かつ簡単になり、チームはプロジェクト コストを正確に文書化して防御しました。その結果、Ovivo は $1,000,0000 近くのメンテナンス コストを払い戻すことができました。彼らは、Colligo を介して SharePoint に保存されたのと同じ電子メールと文書を使用して、追加の $1,500,000 の主張を立証しています。
タイムリーで経済的な法的証拠開示。 オンタリオ州での法的仲裁事件では、SharePoint 時代以前に、Ovivo はコンサルタントに $300,000 を費やし、従業員はドキュメントを手動で取得するために何ヶ月も費やしました。比較すると、Ovivo はそれ以来、2 つの主要な建設仲裁で Colligo を使用して、元マネージャーの完全なメールボックスを別々のライブラリに移行しました。 SharePoint の電子メール ライブラリは、逆引きでクレーム トピック リストに接続されていました。検索は SharePoint で非常に簡単に実行でき、組み込みのビューアーを使用して関連するドキュメントを特定し、それらを適切なトピックに関連付けることができます。ファイルに注釈、コメント、およびタグを付ける機能により、簡単に検索可能なドキュメント リストを作成できました。複数の人がこれらのプロジェクトに同時に取り組むことができ、SharePoint へのアクセス権を外部のコンサルタントに与えることができました。
プロジェクトのナレッジ キャプチャを完了します。 Ovivo の IT 担当副社長は、Colligo が従業員の SharePoint 採用を達成するための鍵であると考えています。 Colligo は、従業員が古い習慣を打破し、メールを受信トレイから SharePoint に保存することを当たり前のようにするのを支援してきました。これにより、Ovivo の完全で永続的な数百万ドルのプロジェクト知識が生まれました。
