Orion Registrar は、SharePoint と K2 を使用してビジネス プロセスとドキュメント アクセスを合理化します

2019年8月1日公開

概要

Orion Registrar Inc. は、さまざまな業界の企業に監査および認証サービスを提供しています。彼らは、航空宇宙、医療、電気通信、健康と安全、環境管理、リサイクル、持続可能性、エネルギー管理、IT サービス管理など、いくつかの業界標準の専門家です。

K2 の SmartObject データ抽象化レイヤーを使用して、Orion Registrar の新しいソリューションは、カスタム構築されたリレーショナル SQL データベースに格納された複雑な基幹業務顧客データを統合します。このソリューションでは、K2 blackpearl サーバーを使用して、組み込みの K2 スマートフォームを介して SharePoint Online で表示可能なデータにアクセスします。その結果、Orion は、ビジネス プロセスとドキュメント管理のためのオールインワン ソリューションを備えています。

チャレンジ

ISO 9001…TL 9000…OHSAS 18001…これらは、企業がソリューションを市場に投入するために認証を受けなければならない多数のシステム規格の一部です。 Orion Registrar は、認証機関として、国際的に認定された監査サービスの大手プロバイダーであり、まさにこれらのニーズを満たす企業です。 Orion Registrar の社長である Paul Burck 氏は次のように説明しています。すべての抑制と均衡を促進する必要があるため、企業が特定の基準を満たしていると言うとき、実際にそれを満たしていると言えます。」

同社は当初、Microsoft Access データベースとドキュメント管理用のカスタム CRM システムを使用して、エンド ツー エンドの認証プロセスを管理していました。しかし、会社が成長軌道を維持しようとすると、高品質のサービスを提供し続ける方法について頭打ちになることは明らかでした。少し調査を行った後、彼らは、柔軟でスケーラブルで、更新が容易で、今後何年もサポートできる、ローコード ビジネス プロセス管理ソリューションを見つける必要があるという結論に達しました。新しいシステムの鍵は、監査および認証プロセスに対するクライアントの可視性であり、ユーザーがドキュメントとデータをすべて 1 か所で操作できるようにすることで、より良いコミュニケーションを促進します。

スケーラブルなワークフロー対応ソリューションというビジョンを実現するために、Orion はビジネスおよびテクノロジーの大手コンサルティング会社である Catalyte に依頼して、テクノロジーの推奨事項を提供し、システムを開発および保守しました。 「私たちの目標は、オールインワン ソリューションを開発することでした」と、Catalyte のディレクターである Clark Pope 氏は述べています。 」

K2 をシステムの心臓部として推奨するだけでなく、Catalyte はインフラストラクチャの多くを Microsoft SharePoint と Exchange Online を使用したクラウドベースにすることを推奨しました。 Burck 氏は続けて次のように述べています。 2019 年末までに、Orion はクラウドで 100% になる予定です。

ストラテジー

Orion Registrar/Catalyte プロジェクトの最終結果は、Hunter と呼ばれるエンド ツー エンドの認証ワークフロー アプリケーションであり、監査を管理するための内部プロセスだけでなく、顧客と監査人が実質的な利益を得ることができる外部向けのポータルも提供します。 -保留中の認定のステータスと問題に関する時間ビュー。 「これは、クラウド インフラストラクチャ、コンテンツ管理システム、共同作業環境、広範なドキュメント管理、およびビジネス アプリケーションの統合を含む、非常に包括的なシステムです」と Pope 氏は述べています。

このソリューションは、K2 の SmartObject データ抽象化レイヤーを使用して、特注のリレーショナル SQL データベースに格納された Orion Registrar の複雑な LOB (基幹業務) 顧客データを統合します。このソリューションでは、K2 サーバーを使用して、組み込みの K2 SmartForms を介して SharePoint で表示可能なデータにアクセスします。

Hunter のエンド ツー エンドのワークフローは次のとおりです。

  • 開始は、顧客が監査を要求したとき、または毎年の再認定の必要性を追跡するスケジューラ ワークベンチによって決定された認定が更新の対象になったときに開始されます。
  • スケジューラーは、クライアントの可用性についてクライアントと話し、認証の種類に基づいて潜在的な監査人とニーズを一致させます。 Hunter の一部は、スケジューラーがクライアントと監査人の可用性を一致させることができるように、監査人が最新の状態に保つ必要があるカレンダーです。
  • 専門知識と可用性に基づいて適切な監査人が選択されると、DocuSign を使用して、合意されたプロジェクトの開始日と終了日を承認する事務処理プロセスが管理され、有効な契約を結ぶことができます。
  • その後、監査員の準備は、顧客プロジェクト用に SharePoint に保存されている適切なドキュメントを開くワークフローを介して開始され、必要なすべての詳細が提供されます。
  • 監査が完了すると、すべての関係者が確認できるレポートがアップロードされます。
  • 監査中に不適合が発見された場合、特定の問題を追跡して顧客に報告する個別のワークフローがあります。問題が解決されると、監査人はコンプライアンスの問題をチェックして解決することができます。

監査が開始されると、請求はクライアントに請求するように通知されます。事務処理がすべて完了すると、Orion のレビュアーが事務処理、不適合の問題をチェックし、企業が認証を受ける必要があるかどうかを決定します。会社が認証を受ける必要があると判断した場合 (そしてクライアントが請求書を支払った後)、サブプログラムに移動して証明書を作成し、記録としてクライアントが利用できるようにします。

結果

Orion Registrar は、K2 ベースの認定コンプライアンス システムの実装により、時間とコストを大幅に削減しました。主な目的は、特定の一連の監査タスクに費やす時間を 3 時間から 1.5 時間に短縮することでした。実際、これらのタスクに費やされる時間は、現在わずか 1 時間です。さらに、K2 は、Orion が古いプロセスに関連する管理とオーバーヘッドを削減するのに役立ち、リソース コストを 25% 削減しました。また、すべてのドキュメントがデジタル化されたため、郵送コストを大幅に削減することもできました。

最終的に、Paul Burck は、これがビジネスとして機能する方法の根本的な変化の始まりであると考えています。 「私たちの目標の 1 つは、Orion を感情主導の企業からデータ主導の企業に変えることでした。ワークフローがなかったら、また SQL Server と K2 がなかったら、私たちは感情的に動かされ続けていたでしょう。」これを実現するために、Orion は Microsoft Power BI の実装を計画しています。何年にもわたって、同社は監査コンサルタントと顧客に関する膨大な量のデータを蓄積してきました。詳細な分析を活用することで、よりインテリジェントな予測とジョブの監視を実行して、顧客満足度をさらに向上させることができます。

現在、Hunter アプリケーションの中核に K2 が配置されている Orion は、予測可能で信頼性が高くスケーラブルなワークフロー ソリューションを備えており、パートナーである Catalyte とともに、会社が次のレベルに進むにつれてシステムを成長させるためのリソースを用意しています。

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