NPCA は、PowerApps と Microsoft Flow を使用して、主要な社内休暇と活動レポートを改善します

2019年7月15日公開

概要

1919 年に設立された国立公園保護協会 (NPCA) は、100 年以上にわたり、アメリカのお気に入りの場所を強化し、保護するために活動している独立した超党派の声です。 130 万人のメンバーとサポーターを擁する NPCA は、アメリカの国立公園の代弁者として機能し、現在および将来の世代のためにアメリカの最も象徴的でインスピレーションを与える場所を保護および保存しています。

NPCA は、Office 365、Microsoft Teams、および Power Platform の展開により、クラウド ファースト戦略を採用するデジタル トランスフォーメーションの旅に乗り出しました。多くのプロセスを自動化および合理化できる最新のソリューションを探し始めたとき、NPCA は Technovert に支援を求めました。

チャレンジ

自然公園の保護と保全のビジネスでは、メンバーとサポーターで構成されるチームで、生産性と効率性が重要です。従業員とメンバーの利用状況と説明責任を明確に理解していなければ、コラボレーションを促進し、生産性を維持することは困難です。 NPCA の場合も同様でした。 NPCA は、休暇と活動の報告、および新しい従業員のオンボーディングのためのより効率的なプロセスを実装することを目指して、Technovert の SharePoint スペシャリスト チームと協力して、デジタル ワーク マネジメント ソリューションを採用および実装しました。

ストラテジー

NPCA は、Technovert との緊密なパートナーシップにより、休暇や活動情報の提出、および新しいスタッフのオンボーディングの非効率的なプロセスによって引き起こされるボトルネックと生産的な時間の損失を理解していました。

追跡、承認、および報告は、NPCA 会計チームが給与を処理し、稼働率と人員予算にアクセスするために不可欠でした。チームは、Microsoft PowerApps と Office 365 を利用することが理想的なソリューションであることに気付きました。

Microsoft PowerApps を使用して、チームは休暇やその他の活動を追跡および報告するアプリを作成しました。これにより、従業員が任意のデバイスまたはフォーム ファクターから貴重な作業をファイリング、追跡、および更新するのを支援しながら、休暇および勤務レポートを提出することが可能になりました。

このアプリは、Common Data Service (CDS) をメイン データ ソースとして使用し、SharePoint Online および Microsoft Flow への接続を追加して構築されました。これらの接続を通じて、レポート マネージャーと財務チームは、SharePoint から提出された証明を確認し、アクションを実行し、アプリを更新する Microsoft Flow でワークフローをトリガーして、プロセスを効率的でエラーのない安全なものにすることができます。

ビジネス アプリケーションは、Common Data Store 内の複数のエンティティと、プロセスの自動化のためのキャンバス駆動型アプローチを使用します。情報は、さまざまな社内データベースや Excel ファイルから取得され、1 つの画面に表示されます。ユーザーがレコードを表示または更新すると、冗長性のために情報も SharePoint リストと同期されます。ユーザーは、承認者とレポート マネージャーが時間どおりにアクセスして処理できる 1 つの場所で、作業報告書を作成し、報告書を提出し、ドキュメントを提出し、データを入力します。

新しい作業レポートを提出するとき、ユーザー情報とレポート構造を Microsoft Graph から照会して、ユーザーの重要な情報を表示し、手動で入力せずに保存することができます。これらの種類のユーザビリティ機能により、ユーザーと顧客のエクスペリエンスが向上し、貴重な時間と労力が節約され、正確さと記憶が向上します。請求管理者と財務チーム向けの追加のダッシュボードは、費用請求を効果的に管理するために必要な機能と機能を提供します。

ParkPoint 2.0 ポータルとアプリを使用すると、従業員とメンバーは適切な情報にアクセスし、時間どおりに作業レポートを提出できるため、全体的な生産性と説明責任が向上します。

Ramadji Domunande (The National Parks Conservation Association、IT 運用およびセキュリティ担当シニア ディレクター)

結果

新しいアプリケーションを使用して、NPCA の従業員は、休暇、活動報告、およびその他の内部請求を簡単に提出できるようになり、報告管理者はそれらを確認して承認することができます。財務チームは、必要な権限で保護された 1 つの共通ストアで、提出されたすべての証明にアクセスできます。このすべての情報を Office 365 内で一元的に管理し、請求を追跡するための共通のプロセスを用意することで、プロセスがより簡単かつ効率的になり、組織全体でより深いレベルの正確性が確保されます。