インテリジェント キャプチャ ソリューションは、SharePoint 機能を拡張し、物流会社にビジネス価値を提供します

概要

MIQ は、顧客の輸送およびサプライ チェーン管理のニーズを改善するために取り組んでいるロジスティクス会社として、より適切に管理する必要がある複雑なドキュメント処理状況を抱えていました。 80 か国で業務を行っており、毎日何百もの貨物請求書を受け取りました。彼らは、運賃請求書のデータ入力を自動化し、ドキュメント ストレージを実装して支払いプロセスを合理化する方法を探していました。さらに、MIQ は、ほぼ自社で実装し、社内で管理できるソリューションを探していました。

チャレンジ

さまざまな通信事業者から受け取った請求書には、限られた量の内容の類似性があり、そのうち約 90% が互いに異なっていました。これにより、請求書と出荷を照合し、請求書データを入力するために、大量の手作業が費やされていました。これらの手動タスクは非効率的で、エラーが発生しやすかったです。このプロセスは、電子メールで送信された請求書を印刷し、それぞれに重要な情報を手書きし、さまざまな部門に回してから、仕分けしてファイリング キャビネットに配置することで構成されていました。これは従業員にとって時間がかかるだけでなく、後で元の書類を見つけるのが非常に困難になりました。さらに、これらのタスクは売掛金のターンアラウンド タイムを増加させ、キャッシュ フローにマイナスの影響をもたらしました。

1 週間にわたる最初のコンサルティング契約により、MIQ の既存のプロセスが現在どのように機能しているかだけでなく、彼らがどのような効率性を望んでいるかが明らかになりました。 Ephesoft のパートナーである Zia は、MIQ がエンド ユーザーにとって操作が非常に簡単なシステムが必要であると判断しました。 MIQ は、請求書をスキャンし、SharePoint に引き継がれるメタデータ タグを適用し、ドキュメントのレビュー準備が整ったことを適切な部門に通知する機能を必要としていました。

ストラテジー

Ephesoft Smart Capture は、紙、ファックス、および電子ドキュメントからデータを自動的に分類、分離、ソート、および抽出する機能により、製薬会社によって理想的なソリューションであると判断されました。 MIQ の従業員はコロラド州ボルダーに出張し、ソリューションの 1 週間にわたるトレーニングを実施して、実装を確実に成功させ、リーダーシップの使用法を指導しました。 MIQ、Ephesoft、および Zia は協力して、Ephesoft の SharePoint 拡張性を使用して ECM のニーズを処理するための理想的なアプローチを作成しました。

Ephesoft は、パートナーの Zia と協力して、ファイルの手動処理を排除するドキュメント管理アプローチを開発しました。ビジネスの 2 つの異なるセグメントに対して、2 部構成の導入が決定されました。プロジェクトの第 1 段階では、3 か月間にわたって、Ephesoft のキャプチャ機能など、使いやすく堅牢な機能を備えたシステムの作成が行われました。第 2 段階は、さらに 3 か月かけて実施されました。 MIQ は、ビジネス プロセスを合理化するために Ephesoft のキャプチャ ソリューションを利用して、彼らが探し求めていた種類のドキュメント処理ソリューションを手に入れました。

結果

Ephesoft Smart Capture をドキュメント管理システムに実装した後、MIQ は大きな成果を上げています。書類はスキャンされ、電子メールは Ephesoft に直接アップロードされ、該当する部門に簡単にアクセスできるようにメモが記録されます。自動化を実装して以来、データ入力エラーが減少し、処理されて受信されたものは透過的になりました。メタデータは Ephesoft でタグ付けされ、堅牢な統合を通じて SharePoint に送信されるため、検索が簡単になり、ドキュメントの取得時間が短縮されます。システムの動きが速くなったため、キャリアへの支払いが早くなり、キャッシュ フローが改善されました。

「書類紛失のリスク、書類の検索とファイリングにかかる時間、データ入力エラーの数、運送業者への支払いにかかる時間を削減できました」と Amy Franklin 氏は述べています。 MIQ Logistics のシニア ビジネス アナリスト。このソリューションは MIQ にとって非常にうまく機能しており、現在、プロセスをさらに改善するための第 3 フェーズを計画しています。

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