Loacker は d.velop と Microsoft 365 を使用してドキュメントベースのプロセスをデジタル化します

概要

過去 90 年以上にわたり、Loacker は地域の小さな菓子メーカーから、100 か国以上の人々を楽しませる製品を提供する世界的に有名なブランドへと発展しました。 1,000 人を超える従業員が年間 9 億 5,700 万個以上のスイーツを生産している同社は、消費者に純粋で健康的な自然の恵みを提供することに重点を置いています。

Loacker は d.velop と協力して、SAP と統合され、Office 365 と SharePoint に基づくドキュメント管理システム (DMS) を作成しました。 d.velop ソリューションとアダプターの助けを借りて、システムはユーザーがデジタル ファイルとデジタル プロセスを表示できるようにします。これにより、コストが節約され、透明性が向上し、処理時間が大幅に短縮されます。

このシステムは、法的要件だけでなく、会社の理念である「Share & Work Together」も満たしています。

チャレンジ

SAP ERP、電子メール、紙のドキュメントなど、さまざまなチャネルから情報が入ってくるため、Loacker はそれらを一元的に管理できませんでした。さらに、会社はさまざまなシステムに情報を保存していたため、従業員は完全な概要を把握するのに多くの時間を費やさなければなりませんでした。

重要なプロセスは依然としてアナログであり、多くの手作業が必要でした。その結果、同社は、イタリアの特別な法的要件に準拠する必要がある買掛金プロセス (請求書処理など) を含む、これらのプロセスをデジタル化したいと考えていました。

すでに独自の DMS がありましたが、広く使用されていませんでした。 Loacker は、国際志向でダイナミックに成長している会社に適した DMS を確立したいと考えていました。彼らは、DMS を主要な SAP ERP にシームレスに統合する必要がありました。また、顧客ファイル、サプライヤー ファイル、注文ファイル、技術文書などの形式のすべての文書を完全に、法律に準拠した透明性のあるデジタル化に含めたいと考えていました。これに基づいて、Loacker はデジタル ビジネス プロセスを包括的に設計し、社内のコラボレーションを最適化します。

Loacker の考えによれば、新しい DMS は社内の「Share & Work Together」の考えをさらに推進する必要があります。さらに、各国の要件に応じた準拠したファイリングのトピックは、プロジェクトにおいて重要でした。

ストラテジー

Loacker の内部管理をデジタル化し、プロジェクトを成功させるために、d.velop と会社はプロジェクトの開始前に戦略を策定しました。

Office 365、特に SharePoint は、Loacker でのコミュニケーションに戦略的に使用されています。そのため、Loacker のイントラネットとドキュメント管理をこのプラットフォーム上に構築することにしました。

これらのサービスは、共同ドキュメント処理と一貫したデジタル ビジネス プロセスを可能にする中央の最新システムとしてユーザーが利用できるようにする必要がありました。

このプロジェクトは、既存の ECM システムを SharePoint/O365 に移行することから始まりました。その後、チームは SharePoint/O365 を SAP ERP に統合し、SAP プロセスのコンテキストでそれぞれのファイルを表示しました。

SAP から送信されるドキュメントは、対応するメタデータと共に SharePoint に自動的に保存されます。請求書などの紙の文書を受け取ってスキャンし、SharePoint にも保存します。電子メールは、d.velop サイドバーを使用してドラッグ アンド ドロップですばやくファイリングできます。

Microsoft 365 の d.velop を使用すると、SharePoint 内の情報がコンテキストに統合されます。たとえば、システムは顧客ファイル、サプライヤー ファイル、または材料ファイルを生成し、関連するすべての顧客情報にアクセスできるようにします。

SAP との緊密な統合により、ユーザーは SAP から SharePoint 内の対応するドキュメントまたはファイルにいつでも移動できます。

さらに、チームは買掛金プロセスを実現しました。これにより、請求書を SharePoint で一元的に保存および検索できます。ワークフロー コンポーネントは、レビューと承認のプロセスを管理し、関連するメタデータを SAP システムとシームレスに交換できるようにします。

最後に重要なこととして、チームは Office 365、SharePoint、および Microsoft 365 の d.velop を、監査に耐えるアーカイブのプラットフォームとして確立しました。

結果

プロジェクトの実装が成功した後、チームは、ビジネス プロセスを最適化しただけでなく、孤立したソリューションが大幅に削減されたと判断しました。さらなる利点は、Loacker が戦略的に配置された Office 365 の全社的かつ全体的な使用を達成したことです。主要なユーザーと従業員は、プロジェクトから直接恩恵を受けます。彼らはいつでもどこからでも何十万ものドキュメントにアクセスできるため、情報をすぐに提供でき、サプライヤと顧客のドキュメントの検索時間を大幅に短縮できます。

d.velop の詳細な SAP 統合ソリューションを使用した受信請求書のデジタル検証と承認により、デジタル請求書 (FatturaB2B) の分野におけるそれぞれの国の規制と特別な機能に従って、法的に準拠したファイリングが可能になります。さらに、一貫したデジタルプロセスにより、支払いまで透明性のある請求書の受領が保証され、請求書検証の処理時間が大幅に短縮されます。

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