100 年の歴史を持つ業界団体が、SharePoint、Power BI、Flow を活用して内部プロセスをモダナイズ

概要

ニューヨーク市を拠点とする 100 年の歴史を持つ会員協会である Jewelers of America は、SharePoint、Power BI、Flow などの Office 365 アプリケーションを活用して、組織のデジタル トランスフォーメーションを促進しました。この組織は、多数の手作業のプロセスと、複数の基幹業務アプリケーション データベースを所有しており、現在よりも効果的に統合できると考えていました。米国の宝石商は、これらのプロセスを近代化するために Microsoft 365 ソリューションを実装するために、Longi Engineering に頼りました。

チャレンジ

大量の旧式の手動プロセスに依存していた Jewelers of America は、ビジネス プロセスとビジネス アプリケーション データベースをモダナイズする必要がありました。更新が必要なビジネス プロセスには、世界中にある 2,000 以上のジュエリー組織のメンバーと協力する機能が含まれていました。この組織はまた、経営陣と理事会のメンバーに、メンバーシップの成長と財政的な実行可能性を示す視覚化を提供できるようにする必要がありました。最新化されたプロセスにより、組織は次のことを目指しました。

– SQL Server メンバーシップ データベースの統計的およびグラフィカルな洞察を得る

– このデータをグラフィカルに表示することで、幹部や取締役会のメンバーに提供します

– 会計年度の財務を前年度と比較し、部門ごとに予算を分析する

– 休暇申請や報酬時間の承認などの手動プロセスを効果的に管理

ストラテジー

ソリューションを選択する際に、代替のビジネス インテリジェンス製品が検討されましたが、Power BI の統合機能と全体的な価値により、意思決定者の間ですぐに人気が高まりました。 Power BI がビジネス メンバーシップ データベース、Dynamics GP 会計システムに統合でき、SharePoint でリアルタイムに更新されるダッシュボード/ビジュアライゼーションをレンダリングできることが確認された後、Power BI を活用する決定が確定しました。

メンバーシップ部門は、データベース クエリの実行と、メンバーシップ関連の統計を含む Excel スプレッドシートの更新に多くの工数を費やしていました。 SQL Server に格納されているこのデータは、Power BI 統合の優れた候補でした。ビジネス アプリケーション サーバー経由で Power BI ゲートウェイ接続が確立されると、メンバーシップ データがシームレスに読み取られ、多数の視覚化が構築されて、会計年度全体のメンバーシップ データを比較できるようになりました。

CFO と経理部門は、会計年度を通じて支出が予算額と一致しているかどうかを判断する方法を長い間探していました。 Power BI の統合により、売掛金、買掛金、および現金残高をリアルタイムで簡単に表示できるダッシュボードの作成が可能になりました。

ビジネス インテリジェンス機能に加えて、組織が自動化および合理化を検討していた複数のワークフローがありました。これらのワークフローのうちの 2 つは、休暇申請プロセスと報酬申請プロセスです。これらのプロセスでは、従業員がフォームに記入し、印刷して署名し、そのフォームを上司に提出して署名してもらう必要がありました。そうすることで、彼らは休暇の追跡/管理を担当する個人にフォームを持ってきます.

これらの手動プロセスは、SharePoint フォーム/リストおよびフローを介したプロセスの自動化に適しています。従業員が要求された休暇を入力できるように、SharePoint フォームが実装されました。送信されると、依頼者のマネージャーを自動的に決定し、SharePoint にログインすることなく、Outlook 内から依頼を承認または拒否するようマネージャーに電子メールで送信するフローが開始されました。マネージャーによって承認されると、要求者とデータの維持を担当する個人に電子メールで通知されました。インタラクションの結果として、すべての休暇が SharePoint リストで自動的に更新されました。

結果

SharePoint、Power BI、および Flow は、ビジネス アプリケーションの強力なコアを形成しており、Jewelers of America は、世界中のメンバー ベースに優れたサービスを提供し続けることを支援するために構築しようとしています。