アイオワ州立大学財団は、Adobe Sign と Microsoft ソリューションを使用して、未来のイノベーターのために人生を変える資金を組織しています

概要

すべての大学の最大の目標の 1 つは、学生の学習と成功を促進する環境を作ることです。学校は、最先端の施設、革新的な研究の機会、および最高の教員アドバイザーを提供することによってこれを達成します。寛大な寄付は、これらの目標を達成するための鍵の 1 つであり、経済的背景に関係なく、学びたいという意欲のある学生に門戸を開いたままにします。

アイオワ州立大学 (ISU) 財団は、アイオワ州立大学の学生、教職員、建物、およびプログラムを支援するための資金調達を専門とする組織です。財団を通じて ISU に贈られた寄付は、大学での経験に大きな影響を与えました。フェローシップや教授職は、それぞれの分野で影響を与えている教員を惹きつけて維持するのに役立ち、学生が勉強に集中するのを助ける奨学金に至るまで、さまざまです。

「アイオワ州立大学財団は、単なる ISU の資金調達組織ではありません」と、IT 運用およびネットワーク セキュリティのシニア ディレクターである Dave Thalacker 博士は述べています。 「また、寄付者や大学と協力して、寄付者の寛大な寄付が彼らにとって有意義な方法で使用されるようにします。家族は、ISU の卒業生で動物愛好家の人生を称え、獣医学部に寄付したいと思うかもしれません。私たちは大学と協力して、この贈り物が学生、教師、コミュニティにすぐに影響を与えるために使用できるようにします。」

意味のある有用な贈り物を開発するための鍵は、明確なコミュニケーションです。これには、寄付者、ISU、およびその他の利害関係者とのコミュニケーションが含まれますが、これらの金銭的寄付のコンプライアンスを維持することに関与する関係者とのコミュニケーションも含まれます。その結果、各寄付には大量の固有の事務処理と、多数の利害関係者からの署名された承認が含まれます。

大規模な自動化とデジタル トランスフォーメーション イニシアチブの一環として、財団は、電子署名ソリューションを実装することで、このドナー コンプライアンス ワークフローを最新化および合理化できると判断しました。 Adobe Document Cloud 内の電子署名ソリューションである Adobe Sign は、ワークフローにすばやく適合し、無駄を減らしながらターンアラウンド タイムとコンプライアンスを改善しました。

「Adobe Sign は、当社の新しいデジタル ワークフローの要です」と Thalacker 氏は言います。 「Microsoft の既存のツールやプロセスとの強力な統合により、投資を最大化し、非常に迅速に利益を得ることができます。」

チャレンジ

多額の寄付のほとんどは、財団開発担当者の個人的な訪問から始まります。開発担当者は、寄付者にとって意味のあるものは何か、どのような贈り物をしたいのかについて、寄付者と協力します。次に、寄付者コンプライアンス部門が引き継ぎ、それらの願いを寄付者寄付契約に起草します。寄付者の希望の種類と範囲に応じて、財団の上級管理チームから承認を得る前に、大学の学部長、プログラムの責任者、および教授のオフィスを通過する場合があります。最後に、同意書が承認のために寄付者に送信されます。

Adobe Sign が導入される前は、契約書は紙に印刷され、各利害関係者に体系的に郵送されていました。契約書は大学内のメール システムを介してルーティングされるため、遅れたり、忙しい時間帯に机の上に座ったりする可能性があります。その結果、すべての関係者から承認を得るには数週間かかり、平均所要時間は 81 日です。

「贈り物が遅れる日は、学生が必要なサービスを受けられなかったり、ラボが重要な機器を使用できなかったりする日でした」と Thalacker 氏は言います。 「極端な場合、ドナーとの合意があまりにも遅れると、ドナーは ISU への寄付に関心を失う可能性があります。これは、寄付者がすぐに影響を与えたり、変革的な贈り物をしたい場合に特に重要でした.契約ワークフローを合理化し、これらの機会をより有効に活用して寄付を促進する必要がありました。」

ストラテジー

内部チームと寄付者自身の両方が、これらの契約を処理するためのより良い方法を求め始めました。 Adobe Sign を使用して、ドナー コンプライアンス チームは契約書の電子コピーを利害関係者の電子メールの受信トレイに直接送信するようになりました。署名者は、追加のアプリをダウンロードしたり、特別なアカウントを設定したりする必要なく、数分で契約書を表示して署名できます。デジタル契約書は複数の署名者に同時に送信することもできるため、1 人の署名者が契約書への署名が遅れた場合のターンアラウンド タイムへの影響が軽減されます。電子ドキュメントへの切り替えは、チームが印刷に関連するコストと無駄を削減するのにも役立ちました。 Adobe Sign を導入してから、チームは印刷を 30% 減らしました。

「Adobe Sign のおかげで、平均所要時間が 13 日以上短縮されました」と Thalacker 氏は言います。 「チームは、契約の追跡とフォローアップに時間を費やすのではなく、より多くの寄付者と協力し、より多くの契約を完了することに時間を集中できます。寄付者も電子署名の使いやすさを高く評価しており、すべての寄付者の間で電子署名の使用が着実に増加している傾向が見られます。」

Adobe Sign が基盤に大きな影響を与えている理由の 1 つは、Microsoft SharePoint、Microsoft Teams、Microsoft Flow などの Microsoft ソリューションとの重要な統合です。電子署名ソリューションを見ると、これらのビジネスに不可欠な Microsoft ソリューションとの互換性が重要でした。

「Adobe Sign は、既存の Microsoft ワークフローへの統合という強力なビジョンを持つ唯一のソリューションでした」と Thalacker 氏は言います。 「使い慣れたツールを使用して、より多くのことをより迅速に行うことができます。私たちは Adobe と Microsoft の両方と良好な関係を築いていたので、彼らのパートナーシップが信頼できるものであることはわかっていました。」

Microsoft SharePoint は、寄付者の情報を整理および共有するために、組織全体で頻繁に使用されています。 Adobe Sign が導入される前は、管理者は何時間もかけてギフトの詳細を SharePoint のファイルに慎重に入力し、各段階でワークフローのステータスを更新して契約のステータスを追跡していました。

Adobe Sign と統合することで、契約書が自動的に SharePoint にアップロードされるようになりました。 Adobe Sign は各契約書のステータスを自動的に追跡し、スタッフはこのステータスを SharePoint レコードで直接すばやく確認できます。自動化によって管理時間が大幅に削減されるだけでなく、手動入力によるエラーも減少します。

計画されている Microsoft Flow 自動化を使用して、契約書は、Microsoft Teams を使用してアクセスできるドキュメント ライブラリに自動的に取り込まれます。これにより、スタッフは関連するチーム サイトとチャネルのコンテキストで契約をすばやく確認できます。開発担当者は、定期的な更新のためにドナー コンプライアンス チームに電子メールを送信する必要なく、契約のステータスについてドナーをすばやく更新できます。マネージャーは、1 つのタブからチーム全体のすべての有効な契約のステータスを確認できます。 Microsoft Flow を使用すると、従業員は、上級管理チームが契約に署名した後に通知を受け取りたい場合など、ワークフローのさまざまな時点で自動アラートを設定することもできます。

Adobe と Microsoft のパートナーシップにより、Adobe Sign の展開と統合も非常に簡単でした。財団は当初、ゆっくりとした慎重な導入アプローチを試みましたが、Adobe Sign は、立ち上げに関する長い議論やトレーニングを必要としない迅速な導入にも適していることを発見しました。チームは使い慣れた Microsoft ツールを使用して Adobe Sign を操作できるため、学習曲線が大幅に短縮されます。また、Adobe Sign は柔軟性が高く、Thalacker 氏と彼のチームは、実際のチーム フィードバックに基づいて、チームのニーズに合わせて変更を加えたり、ワークフローを迅速に調整したりできます。

PDF を使用したチーム間のコミュニケーション

Adobe Sign との連携に加えて、同財団は別の Adobe Document Cloud ソリューションである Adobe Acrobat Pro DC を多くのチームとプロセスで使用しています。コミュニケーション チームは、Adobe Acrobat を作業管理プラットフォームの Workfront と組み合わせて使用し、校正と承認のワークフローを自動化しています。チームはまず、Adobe InDesign CC や Adobe Illustrator CC などの Adobe Creative Cloud アプリを使用して、レポート、グラフィック、印刷物や Web 広告などのコンテンツを作成します。その後、チームはコンテンツを PDF で Workfront に出力し、そこでレビューと承認のために関係者に自動的にルーティングされます。

アイオワ州立大学財団のクリエイティブ サービス担当シニア ディレクターである Ryan Peterson 氏は次のように述べています。 「コメント ツールを使用すると、人々はコメントを PDF に直接追加できるため、クリエイターはフィードバックを収集して返信するのがはるかに簡単になります。」

他のチームは、記録に関する情報に注釈を付けたり編集したりする機能のために Adobe Acrobat を使用しています。経理部門は、安全な PDF 形式の送金データまたは寄付者フォームを受け取ると、Adobe Acrobat を使用して個人情報を編集します。次に、経理チームは PDF に情報を追加します。これにより、記録チームはデータを社内の画像処理システムと顧客関係管理システムに正確に取り込むことができます。

結果

アイオワ州立大学財団が最初に寄付者のコンプライアンス ワークフローで Adobe Sign の使用を開始しましたが、Adobe Sign の使用は、提案ルーティング フォームを含む他のプロセスに急速に広がり、誓約書も間もなく利用できるようになります。提案ルーティングフォームには 5 人以上の署名者が関与する可能性がありますが、テストでは、Adobe Sign はこれらの複雑なワークフローでも非常に成功しています。

「Adobe Sign が私たちの組織でこれほど成功するとは予想できませんでした」と Thalacker 氏は言います。 「テクノロジーに対する潜在的な需要があり、人々がそれを知ると、プロセスを合理化するために Adobe Sign の使用を開始するように私たちのドアをノックしています。 Adobe Sign を既存の Microsoft ワークフローに統合することで、人々の仕事が大幅に簡素化され、寄付を迅速に処理し、アイオワ州立大学の人々により迅速に影響を与えることができるようになりました。」

結果は次のとおりです。

• 承認を 13 日間短縮することで、資金をより迅速に受取人に渡すことができます
• 印刷の削減によるコストの削減と紙の無駄の削減
• Microsoft との統合を活用して、エラーと手動の管理タスクを削減
• 使い慣れたツールを介して実行される柔軟なワークフローによる簡単な展開

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