アラバマに本拠を置くデータ サービス会社は、SharePoint Online とユーモアを使用してサイロを解体し、透明性を促進し、その価値を高めています。

Imaging Business Machines (ibml) は、スキャナーを製造しています。スキャナーは、世界のトップ メール ルームの 80% で使用されており、人工知能主導のソフトウェアを使用して 95% の精度でデータをキャプチャできます。 ibml のシステムは、スキャン、ドキュメントの種類による分類、最大 30 のフィールドの抽出、抽出したデータの SQL データベースへのポスト、最後にドキュメントを挿入するポケットの決定をすべて 750 ページ/分の速度で実行できます。

アラバマ州バーミンガムに本社と製造施設を置き、ドイツのコンスタンツと英国のギルフォードに地域オフィスを持つ ibml は、48 か国で 226 人の従業員を擁し、その中には 20 年近く勤務している従業員もいます。

創業から 25 年が経過した現在、同社のリーダーシップとビジネス モデルは変化しています。

マーフィー家による長年の所有から民間投資会社への移行に続いて、マーティン・バーチが社長兼CEOに就任しました。成長、運用の成熟度、改善を視野に入れ、2 年後、ibml は Don Monistere を COO として迎え入れ、この点を支援し、ibml をテクノロジー ソリューション プロバイダーに変えました。今日まで、Birch と Monistere は止められない勢力であり、ibml の素晴らしいチームは成長の準備が整っています。 Monistere が言うように、「ibml はすでにハイテク ソリューション プロバイダーでした。リーダーシップの主要メンバーと経営陣の多くは、まだそれを知りませんでした。」

通常のビジネスでのヒット タイムアウト

早い段階で、Birch と Monistere は、ibml を「as-a-service」オファリングに再集中させる最善の方法について話し合いました。しかし、同社に優位性を与える数十年にわたる経験は、この成長を妨げる重荷としても機能していました。

「Martin は、これまでのやり方に基づいて、会社がいくつかの課題に直面していたと言っていた」と Monistere は言う。 「これらの問題の多くは、全員が一致団結し、1 つのチームとして 1 つの目標に向かって取り組んでいることに取り組むことで解決できます。人々がサイロに入れられ、自分のことをしている場合、それは無駄な努力です。」

Monistere が到着したとき、ibml は当時の IBM Connections 上に構築されたイントラネットを持っていました。人事 (HR) フォーム、プロセスと手順のドキュメント、会社のニュースなど、すべての情報がそこにありましたが、ユーザー エクスペリエンスはぎこちなく扱いにくいものでした。その結果、従業員はイントラネットをほとんど使用しなくなりました。

ibml は Microsoft 365 を採用していましたが、それを最大限に活用していませんでした。たとえば、Monistere が現場に到着したとき、人々は Microsoft Teams が提供するものを探求し始めたばかりでしたが、Teams サイトをいつ、どのように作成するか、ドキュメントを Teams で共有するか、SharePoint で直接共有するかについてのガバナンスや指示はほとんどありませんでした。

そのため、ibml はブレーキをかけ、ビートを取り、現状に挑戦しました。 Monistere と George Henry 率いるエンタープライズ アーキテクチャ チームはタイムアウト ボタンを押して、ibml の内部コミュニケーションとコラボレーションの可能性を促進する最善の方法を再考しました。エンタープライズ アーキテクチャ、マーケティング、エグゼクティブ リーダーシップと何時間も協力した後、新しい戦略が浮かび上がりました。充実した時間でした。

ibml テクノロジースタックの再焦点化

Monistere と Birch は、次の 4 つの密接に統合されたツールに焦点を当てることにしました。

• 顧客関係管理ソリューション
• 会計プラットフォーム
• 共有ポイント
• コラボレーション用の Microsoft 365

COO は、2019 年後半に Connections と Lotus Notes のコンテンツの Microsoft 365 へのマッピングを完了しました。そのすべての情報を、SharePoint に基づく新しい最新のイントラネットに移行するプロセスが進行中です。新しい SharePoint ベースのイントラネットは、ibml のイントラネットおよびコミュニケーション ハブになります。実際、SharePoint は ibml の企業計画の主要部分になっています。

「SharePoint を私たちよりも上手に使っている人がいるなら、それを見たいと思います」と Monistere 氏は言います。イントラネットのランディング ページにアクセスできれば、誰もが行っているすべてのことを確認できます。従業員全体を統合することで、チーム間の壁を取り壊すことができます。」

インテリジェントなイントラネットがコミュニケーションを促進し、透明性を高めます

Monistere は、単一の通信サイトを使用して ibml イントラネットを設計および構築しました。これには、Teams サイトのネットワークへのハイパーリンク接続と、チーム リーダーとマネージャーがそれらをセットアップして使用するためのガバナンスが備わっています。このコミュニケーション サイトのホームページは、以下の ibml のワンストップ ショップです。

• 出勤。
• 会社のカレンダーです。
• ibml のアメリカ、イギリス、ドイツのオフィスのニュースと世界時計。
• 従業員が今月の会社のヒーローについて学び、同僚のイベントや成果を祝うことができる「Kudos」セクション。
• クイック リンク、必要なものすべてへのリンクのページ全体。
• ヘルプチケット。
• ドキュメント ライブラリには、バージョニング、ファイルのチェックインとチェックアウトなど、SharePoint の従来の長所がすべて備わっており、ドキュメントは一貫性のある使い慣れたテンプレートに含まれています。
• Yammer 上に構築された同社の Facebook のようなソーシャル メディア ハブである Get Social では、家族の写真、スポーツ ニュース、ストーリーを共有できます。
• 部門。ibml のすべてのビジネス ユニットへのショートカットを提供します。たとえば、HR サイトでは、給与計算、HR フォーム、福利厚生情報、従業員ハンドブック、さらには提案ボックスへのアクセスが提供されます。マーケティング サイトから、従業員は ibml のブランド基準とマーケティング資料にアクセスできます。
• 年次戦略計画には、計画自体と、エグゼクティブ リーダーシップに関する四半期ごとのレビューが含まれます。透明性に対する ibml の献身の証拠として、これらのレビューは誰でも見ることができます。リーダーシップに関するそのような情報を公開する勇気のある企業はほとんどありませんが、ibml はその機会を受け入れています。 Birch と Monistere は、リーダーシップがどのように振る舞うか、会社の価値観を順守するかどうか、企業戦略に向けて努力するかを従業員に見てもらいたいと考えています。 Monistere は、この透明性への取り組みを「非常に珍しく、非常に人気がある」と説明しています。

ibml では、コミュニケーションと透明性が不可欠です。それらを確実にするために、リーダーシップとさまざまなクロスファンクショナル チームが複数のレベルでコミュニケーション ラインを作成および維持しており、そのすべてが新しいイントラネット上にあります。たとえば、Birch は「The Monthly」をペンで書き、Monistere は「The Weekly」を書いています。これは ibml の従業員にとって大きな魅力です。この戦略的な 1 週間のレビュー コラムには、会社の使命、ビジョン、および価値観が常に含まれており、会社の色で強調表示され、ほとんどのページで目立つようになっています。 Monistere が言うように、「もし私たちが自分の価値観を守らなければ、私たちは自分が言う人ではありません。」彼の目標は、企業の核となる価値観を広く強調し、従業員が尋ねられればすぐに唱えられるようにすることです。

これらすべてのサイトに掲載されているのは、ibml のオープンなコミュニケーションへの献身と、会社の使命、ビジョン、および目標の強調です。 「メッセージが何であれ、それを言うのに飽きていなければ、十分に言っているとは言えません」とモニステールは言います。

Microsoft Planner による企業戦略の推進

ibml の SharePoint ベースのイントラネットは、Microsoft Word、Excel、Planner などの他の Microsoft 365 アプリと緊密に統合されています。実際、エグゼクティブ リーダーシップ チームが会社のイントラネットに投稿したすべての戦略の Planner ページがあります。 「私たちは、このツールを積極的に使用して、達成しようとしていることに取り組んでいるすべての人に伝えています」と Monistere 氏は言います。 「私たちのエンタープライズ アーキテクチャ チーム、特に EA 担当 VP であるジョージ ヘンリーは、SharePoint の事実上の "Teams Creator" になり、最も統合された方法でベスト プラクティスに従ってツールセットを利用していることを確認しています。」

たとえば、特定の年の会社の企業戦略について詳しく知りたい場合は、イントラネットでそれを行い、Planner へのリンクをたどって、会計年度の目標に向けて会社が達成したタスクとマイルストーンを確認します。タスクは、これらの最上位の戦略計画から個々の貢献者の Microsoft To Do に流れ、貢献者はそれに基づいて行動できます。このようにして、各人の To Do タスク リストは、何らかの方法で最高レベルの企業戦略にリンクされます。

従業員がサイトに慣れ、効果的に使用できるように、Monistere はイントラネット ページへのリンクを掲載した電子メールを全社に送信しました。そこから、彼の「The Weekly」イントラネット コラムの各記事には、Microsoft のビデオ ライブラリからのビデオ (Teams の使用方法など) が含まれていました。今、人々が求める

「ウィークリー」; Kudos ページの新しいエントリを楽しみにしています。そして、お父さんのジョーク、面白い話、子供たちの成功を ibml の最新のイントラネットに積極的に投稿してください。

ユーモア: 成功への鍵

ibml の最新のイントラネットは、「Birch\Monistere」の個性とエネルギーを反映しています。それは有益で機能的ですが、イントラネットのページに散りばめられた多くの楽しさとユーモアでもあり、人々をサイトの重要なコンテンツに引き付け続けます.

たとえば、ホームページの下部には、「Brint Hardy's Dad Jokes」という小さなセクションがあり、私たちが愛するうめき声に値するクラシックをすべて取り上げています。 ibml で長年ソリューション エンジニアを務めている Hardy は、「なぜお父さんは階段を信用しなかったのか?彼らはいつも何かを企んでいた。」

もう 1 つの非常に人気のあるセクションは、Get Social イントラネット ページに表示される「G-Russelisms」です。 ibml の CFO は、「スカンクはスカンク。背中に縞模様が描かれた猫ではありません。」 G-Russelism は、従業員をディスカッションやイントラネットに引き込む強力なリーダーシップ ツールです。人々は、「シャベルが使えることを証明するために、生きたまま身を埋めている」などのことわざが大好きです。実際、彼らはそれを期待しており、誰かがそれを聞くと、Monistere がそれをセクションに追加することを確認するほどです。

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メトリクスは幅広い賛同を明らかにする

Monistere は、Microsoft Forms で作成された単純なネット プロモーター スコア (NPS) アンケートを使用して、ibml の最新のイントラネットの成功を評価しています。フォームは 2 つの質問で構成されています。

• 私たちはどのようにやっています？
• 友人や同僚に当社を推薦する可能性はどのくらいありますか?

結果は COO の期待を上回りました。 Monistere 氏は次のように述べています。初年度で 11 ポイントの増加を達成しました。」

Monistere 氏は、従業員の間でイントラネットに表示されるすべての情報についてかなりの懐疑論があったことを認めています。 「最初は、私たちが提供するすべての情報は、少し危ういものと見なされていました」と Monistere 氏は言います。 「人々は、『ドンという男は誰なのか、なぜ私が知りたくないようなことを書いているのだろう?』と疑問に思いました。それから、人々は私たちが投稿したものを欲しがりました。彼らはより多くの情報を求め始めました。今、彼らは、彼らが知る必要があると私たちが考えるものは何でも投稿することを信頼しています.それが、今年の成績が良かった理由の 1 つです。」

最新のイントラネットが企業の顔になる

現在までに、Monistere は ibml で SharePoint インフラストラクチャ全体を作成し、ほとんどのコンテンツを作成しましたが、マーケティング部門のスタッフがより大きく貢献できるようにトレーニングを行っているところです。さらに、Monistere と同じように物事を行う SharePoint チャンピオンが登場しました。 「突然、私が作成したのではないものに私の名前が割り当てられたページと Planner リストが表示されます」と彼は笑います。

「人々がイントラネットを積極的に使用し、ツール セットに慣れているように十分なコンテンツを用意したので、ibml はイントラネットを会社のホームページにします。その SharePoint ランディング ページからすべてが導かれます」と Monistere 氏は言います。

SharePoint 上に構築された ibml の最新のイントラネットは、同社が通信し、会議を運営し、ワークフローを編成し、その文化を構築および維持する方法の主要な部分になっています。すべての ibml 従業員は、会社の目標と目的を達成するために、同僚や会社の経営陣が行ったこと、および行っていることを確認できます。おそらく最も重要なことは、ibml の最新のイントラネットが、会社の成長と拡大に伴いサイロを解消するのに役立ったことです。クロスファンクショナル チームはリアルタイムでコミュニケーションとコラボレーションを行っており、Microsoft 365 はそれを可能にしました。