ローワー テムズ クロッシング (LTC) プロジェクトは、Microsoft 365 に基づくイントラネットを使用してチーム間の架け橋を構築します

ハイウェイ イングランドは、イングランドの総交通量の 35% を運び、国の主要都市を結ぶ道路を維持および建設しています。現在のハイウェイ イングランド計画は、ローワー テムズ クロッシング (LTC) であり、予算が 53 億ポンドから 68 億ポンドの交通インフラ プロジェクトです。

(US$6.63 billion および US$8.5 billion) は、ロンドンの東にあるテムズ川下流地域に利益をもたらすように設計されています。完成すると、23.3 キロメートル (14.5 マイル) の新しい道路、50 の新しい橋と高架橋、テムズ川の下にある 2 つの 4.3 キロメートル (2.5 マイル) のトンネル (世界で 3 番目に幅の広いトンネル) が通る予定です。英国南東部からの重量物運搬車は、東からロンドンに直接入港します。

この大規模な事業は、2017 年に 3 つの個別企業と 200 人のスタッフによるジョイント ベンチャーとして始まりました。建設段階が始まると、従業員は 14,000 人に膨れ上がります。 2027年にプロジェクトが終了するまでに、これらの人々はすべて去ってしまうでしょう。この異常な状況を考えると、Highways England の 5 人の LTC チームの IT アーキテクト兼オペレーション マネージャーである Colin Shedden は、40% の離職率に直面して、コミュニケーション、コラボレーション、および機関の知識を維持する方法を見つける必要がありました。

そのために、彼は Microsoft 365 に目を向けました。

ゼロから始める…

Microsoft 365 以前は、LTC にはイントラネットがありませんでした。実際、いかなる種類の共通プラットフォームもありませんでした。 LTC スキームは目的のために効果的に構築され、プロジェクトに関与した人々は親組織から技術を持ち込んでいます。 LTC の技術チームはわずか 5 人で構成されており、その主な任務は電気をつけ続けることでした。 「テクノロジーのための予算はありませんでした」と Shedden 氏は言います。 「人々は自分のラップトップを持ってやってきており、すべてが BYOD です。誰もが親会社のカレンダーとメールを使用しています。」プロジェクト チーム全体が使用できる共通のイントラネットは、全員を同じページに保つのに役立ちます。

…独自の課題を伴う

ただし、LTC は、専門知識とプロジェクトのフェーズに基づいて、親会社やパートナー組織との間で常にプロジェクトに参加したり、プロジェクトから離れたりするという点で独特です。もう 1 つの課題は、人々がプロジェクトから離れたときに知識を保持することでした。共通のイントラネットは、LTC のソリューションの一部でした。他の部分はMicrosoft Teamsでした。

「一部の従業員はメンバー企業で働いています。他の人はローテーションインし、指定されたタスクを実行してから、ローテーションアウトします。順応する時間はあまりありません。スピードを上げ、必要なリソースを入手し、ほぼ瞬時に作業を開始する必要があります」と Shedden 氏は言います。これらのチームはすべて、環境への影響に関する声明や土壌分析から、考古学的目録や建設設計図に至るまで、プロジェクト固有のアーティファクトを作成および更新しています。スタッフはこれらの資料をリアルタイムで変更できる必要があり、作成者がプロジェクトから離れて久しい場合でも、LTC プロジェクト全体で資料にアクセスできる必要があります。

高圧要件

LTC の成功には、コラボレーションとコミュニケーションが不可欠でした。たとえば、LTC プロジェクトの初期段階は、開発同意命令 (DCO) で最高潮に達しました。この 150,000 ページの計画許可文書では、複数の郡政府と非政府組織を調整し、主要な高圧ガス本管と高圧電気ケーブルの場所を決定するために、約 30 人の協力が必要でした。 LTC 固有の電子メールやイントラネットがなく、Highways England 以外のさまざまな組織からスタッフが来ていたため、生産性が失われ、ドキュメントが失われ、重複が迫っていました。

LTC スキームは、プロジェクトの開始よりずっと前に期限が合意された、高圧的で注目を集める取り組みです。締め切りに間に合わなかった場合、数千ポンド、場合によっては数百万ポンドの費用がかかる可能性があります。

Shedden は、イントラネットが軽量で機敏で、高い回転率をサポートできる必要があることを知っていました。

「2017年にプロジェクトが始まったとき、約200人がいました。 2020年は750人。建設が始まると、その数は約 20 の化合物で働く 3,000 から 4,000 人のオフィス スタッフと、さらに 10,000 人の建設労働者に急増します。」

この一元化されたコミュニケーションとツールのハブを構築するために、Shedden は Addin365 の Suzy Dean と Wes Hackett に LTC の要件について話し合うよう依頼しました。 「LTC は、離職率が高いにもかかわらず、チーム全体で制度上の知識を維持する必要があります。スタッフはプロジェクト全体に表示される更新を迅速に公開する必要があり、LTC は生産性の損失を回避する必要があります」と Hackett 氏は言います。

SharePoint が LTC の適応を支援

Shedden と彼のチームはすでに Microsoft 365 を社内で使用していたため、SharePoint に基づいてインテリジェントなイントラネットを構築し、Teams のコラボレーション機能を活用することは簡単な選択でした。 「Microsoft 365 テクノロジを使用することで、アジャイルなイントラネットを作成し、既に作成したコンテンツを簡単に移行できました」と Shedden 氏は言います。

すべてのチーム メンバーが Teams と SharePoint に基づくインテリジェントなイントラネットを使用することを要求することで、Shedden はスタッフが次のことを行えるようにしました。

• リアルタイムでコラボレーションします。
• 共通の参考資料にアクセスします。
• ビデオや画像などのプロジェクト アーティファクトを保存します。
• チーム全体が見られるように、ニュースと情報を民主化します。

「イントラネットは信じられないほど軽量ですが、広範です。それはすべての傘です」と Hackett 氏は言います。ユーザーには公式のランディング ページ (ハブ サイト) があり、健康と安全、国際標準化機構 (ISO) コンプライアンス ドキュメントなどの重要なコンテンツ用に 5 ～ 6 つのコミュニケーション サイトが関連付けられています。さらに 2,500 のドキュメント。

アジャイルでもあります。プロジェクトのさまざまな部分 (DCO など) が終了し、新しいフェーズ (建設など) が始まると、関連するハブとそのコミュニケーション サイトがアーカイブされ、新しいハブが作成されます。アーカイブされたサイトは引き続き検索可能であるため、機関の知識が失われることはありません。

同時に、LTC では、コラボレーション、ドキュメントのバージョン管理、リソース、メッセージング、およびビデオ ストリーミングを確保するために、すべてのチーム メンバーが Teams で作業する必要があり、チーム メンバーはそれを気に入っています。 Hackett と Shedden は、従業員に Web ブラウザーから適切な LTC イントラネット ページを見つけてアクセスするよう求めるのではなく、Teams を介してインテリジェントなイントラネットを公開し、Teams を真のワンストップ ショップにすることにしました。 Teams では、Shedden は適切なページを適切な従業員グループに提示できます。必要なものはすべて 1 か所にあります。

Shedden はまた、アダプティブ カードを使用して、スタッフ メンバーがいるチャネルに固有のユーザー インターフェイスを備えたリッチ メディア エクスペリエンスを提供します。LTC イントラネットの構成は、プロジェクトのフェーズに応じて変化する型にはまらない動的なものです。その目的は単純です。

• 新しいスタッフがプロジェクトに慣れるための場所です。
• これは、情報の中央リポジトリです。
• これにより、スタッフ メンバーが参加している Teams サイトに接続されます。

Shedden 氏は次のように述べています。これが、SharePoint ベースのイントラネットの最大の部分です。」

民主的な文化が引き継ぐ

LTC インテリジェント イントラネットのワンストップ アプローチは重要です。なぜなら、新入社員は正式なトレーニングを受けずに、すぐに仕事を始めなければならないからです。 Shedden 氏には、新しいスタッフをトレーニングするための時間、予算、人員がありませんが、インテリジェントなイントラネットと Teams を使用して、LTC の従業員全体のデジタル リテラシーを同じ出発点まで引き上げ、そこから構築することができます。 「文化が Teams (ビデオ チャット、コラボレーション) を採用すると、チーム文化が引き継がれ、人々は効果的に自分自身をトレーニングします。私たちは初心者にツールの基本を教えるだけです。」

「文化が Teams (ビデオ チャット、コラボレーション) を採用すると、チーム文化が引き継がれ、人々は効果的に自分自身をトレーニングします。私たちは初心者にツールの基本を教えるだけです。」

LTC イントラネットと Teams の組み合わせは、非常に民主的で効率的です。どのチームのどのメンバーも、自分のチーム固有のページでニュースを公開できます。社内コミュニケーション チームはコンテンツを読み、ニュース サイクルを通じてメインの LTC ニュース ハブに何を宣伝すべきかを判断しました。 Shedden 氏は、「プロジェクトのニュースを所有しているのは誰でもありません」と述べています。

同様に、作業者はドキュメントをローカル マシンにダウンロードして作業する必要はありません。代わりに、Teams の Web ビューで変更を追跡し、ゲスト ユーザー アクセスを利用して、ドキュメントをリアルタイムで共同作業できます。 Teams では、全員が同じバージョンで作業します。バージョン管理の問題はありません。

Microsoft 365 をさらに活用する

LTC の IT チームは 5 人しかいないため、自動化が必要です。これを支援するために、Shedden と Hackett は Microsoft Power プラットフォームを最大限に活用しています。たとえば、LTC オンボーディング システムとして Power Automate (以前の Microsoft Flow) を使用しており、新しいスタッフ メンバーはアンケート、薬物ポリシー チェックなどにワンストップでアクセスできます。 Power Apps を通じて、チームはデスクサイド アシスタンスも提供できます。 IT サポート ボット。プロジェクト全体で用語の一貫性を維持する用語集ボット。

Microsoft 365 により、Shedden のチームは、テクノロジーの構築ではなく、コンテンツとプロセスに集中できるようになりました。 Hackett 氏は次のように述べています。 Shedden 氏は次のようにまとめています。ツールが無視された場合、それは私たちの助けにはなりません。」

Shedden は、LTC の Microsoft 365 への投資を最大限に活用することに全力を注いでいます。このプロジェクトを成功裏に完了するためには、数十億ポンドが必要です。何かを試みなければ、新しい方法で物事を行わなければ、成功することはありません。それは非常に試して、すぐに失敗して、次に進むことです。私たちは、他のすべての人が成功するのを助けるためにここにいます。」

デジタルファースト、デジタルオンリー

LTC イントラネットと Teams の採用が 98% を下回ることはめったにありません。これは驚異的な成果です。 Shedden 氏は次のように述べています。

そして、Highways England の経営陣は注目しています。これが完全にデジタル化されたプロジェクトであり、そのアプローチが最先端であるという電球が消えたばかりです。 LTC スキームは、ハイウェイ イングランド中央チームの考え方を変えつつあります。変化のきっかけになりました。 「私たちは E5 ライセンスでベンチマークを設定しました

利害関係者の管理には Microsoft Dynamics CRM、コミュニケーションとコラボレーションには Microsoft 365 ツール、インフラストラクチャとデータベースには Azure、データ分析とレポートには Azure と Power BI、そして現在は小規模な生産性ソリューションに Power Apps を使用しています。 」 Shedden と Addin365 が導入したインフラストラクチャは、Highways England が将来のスキームで採用する目標の運用モデルになる可能性があります。

「3 年で、LTC の IT チームは悪党のシャドー IT 組織からテクノロジー リーダーになりました」と Shedden 氏は言います。 「これは素晴らしい偉業であり、Microsoft 365 はその大きな部分を占めています。」