概要
これ 米国を拠点とする医療機関は、オンプレミスの SharePoint から SharePoint Online に 40 テラバイトを超えるレガシ コンテンツを移行していました。すべての患者のプライバシーと機密情報が HIPAA ガイドラインに従って保護されていることを確認する必要がありました。移行は最優先事項でしたが、組織はコンプライアンス、情報ガバナンス、レガシー コンテンツのクリーンアップの重要性を認識していました。最終的な目的は、クレンジングされたコンテンツを業界定義の MeSH 分類法に分類することでした。
この組織が Microsoft を選択したのは、すべての要件に対応し、コンテンツを管理するための短期的および長期的な戦略を提供できるという理由からでした。
チャレンジ
この医療機関は、ファイル共有に存在する 40 テラバイトを超えるレガシー コンテンツを保有しており、SharePoint Online に移行して OneDrive for Business を利用するオプションを評価していました。そのプロセスの一環として、ビジネス ユーザーのナレッジ マネジメントを改善し、概念ベースの検索を実装し、データ セキュリティと個人を特定できる情報 (PII)、個人の健康情報 (PHI) の保護と管理を含む情報ガバナンス イニシアチブを実施する必要がありました。 ）、その他の機密情報、および規制ガイドラインへの準拠。
お客様は次のような課題に直面し、Office 365 への移行を余儀なくされました。
- 従来のコンテンツから何を削除、保存、またはアーカイブする必要があるかを判断できない
- 特別な処理が必要なプライバシーまたは機密情報を識別できない
- 検索結果、情報の透明性、およびナレッジ マネジメントを改善するための要件
- 対象分野の専門家がコンテンツを管理するために組織全体で使用できる 1 つのツールの要件
ストラテジー
Office 365 に移行するために、組織は Netwrix と提携しました。従来のコンテンツに対処し、機密性の高い医療情報を保護するために、Netwrix は、組織が SharePoint Online 用の conceptClassifier プラットフォームと conceptClassifier を実装するのを支援しました。このソリューションは、重複、バージョン、冗長、古い、または単純な (ROT) データを識別し、基本的なクリーンアップを超えています。データ プライバシーまたは組織が定義した機密情報、宣言されていない、または誤ってタグ付けされた記録、またはコンプライアンス違反の例外を特定することで、組織はリスクの原因を特定し、移行するコンテンツの量を大幅に削減できます。
また、このソリューションは、この情報が作成または取り込まれると、リアルタイムで保護します。標準製品には、コンプライアンス要件 (HIPAA 規制) に対処するための 80 を超えるルールが付属しています。プライバシーの脆弱性を含むコンテンツは安全なリポジトリに自動的に移動され、ダウンロードが防止され、通知が適切な担当者に送信されて処分されます。
さらに、対象分野の専門家によるソリューションの使用は、この組織にとって重要な機能でした。彼らは実装しました conceptTaxonomyManager タクソノミーの分類の手がかりの初期セットを自動的に作成します。管理者は分類の手がかりを調整し、その場で新しい手がかりを作成し、展開前にライブ コンテンツに対してテスト シナリオをすばやく使用しました。分類法のノードは、システムによって生成された手がかりと管理者が入力した手がかりに関連付けられたコンテンツのタイプを表し、単一の単語または一連の単語、エンティティ、頭字語、同義語、およびキーワードで構成できます。これにより、管理者はリアルタイムで手がかりをテストし、手がかりと概念の一致に基づいて分類のしきい値を定義できるようになりました。タクソノミー マネージャー ツールを使用して、移行後に企業全体のコンテンツを管理するために使用できる 1 つのツールを提供したため、この機能は組織にとって非常に重要でした。
結果
SharePoint Online への移行後、ユーザーはフレーズ、概念、および複数語の用語を検索して、非常に正確なコンテンツを取得できるようになりました。組織の新しい洞察エンジンは、検索語がまったく使用されていない場合でも、類似の概念、主題、およびトピックを識別します。
